Quá trình kiểm soát nội bộ thực chất là sự tích hợp một loạt công việc, biện pháp, kế hoạch, khái niệm, nội quy chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong công ty để bảo đảm tổ chức đó hoạt động đạt kết quả tốt, đạt được kết quả trước mắt đặt ra một cách hợp lý. Vậy tạo ra công thức này bằng cách nào? Hãy theo dõi ngay bài viết dưới đây!
1. Kiểm soát nội bộ là gì?
Kiểm soát nội bộ là bộ máy những quy tắc và các công thức nắm bắt nhằm rà soát tính an toàn và chính xác của những thông tin về tài chính. Có thể nói, nắm bắt nội bộ rất quan trọng, vì ngoài kiểm soát nó còn giúp cải thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Ngoài ra, nắm bắt nội bộ còn có thể hạn chế sự gian lận của các người làm công quản lý tài chính trong tổ chức, công ty khá hiệu quả
Các loại kiểm soát nội bộ:
- Kiểm soát phòng ngừa: Là thủ tục kiểm soát được thiết kế nhằm ngăn ngừa những sai phạm, hoặc những điều kiện dẫn đến sai phạm, được làm trước khi nghiệp vụ xuất hiện.
- Kiểm soát phát hiện: Là thủ tục kiểm soát được thiết kế nhằm phát hiện những sai phạm hoặc các điều kiện dẫn đến sai phạm, thực hiện sau khi nghiệp vụ xảy ra
- Kiểm soát bổ sung: Là việc thiết kế các thủ tục nắm bắt cùng song song tồn tại để phục vụ một mục tiêu kiểm soát .
- Nắm bắt bù đắp: Là việc bù đắp sự yếu kém của thủ tục nắm bắt này bằng nhiều thủ tục nắm bắt khác.
- Nắm bắt chung và nắm bắt cụ thể: Là nắm bắt nhiều nghiệp vụ khác nhau hoặc liên quan đến một hoặc một vài người nghiệp vụ rõ ràng
2. Ích lợi của hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh
Một hệ thống nắm bắt nội bộ vững mạnh sẽ giúp đem lại các lợi ích sau cho công ty:
- Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính của công ty;
- Giảm bớt rủi ro gian lận hoặc trộm cắp đối với doanh nghiệp do bên thứ ba hoặc nhân viên của đơn vị gây ra;
- Giảm bớt rủi ro sai sót không cố ý của nhân viên mà có thể gây tổn hại cho công ty;
- Giảm bớt rủi ro không tuân thủ chính sách và quy trình kinh doanh của công ty; và
- Ngăn chặn việc tiếp xúc những rủi ro không thiết yếu do quản lý rủi ro chưa đầy đủ.
Bình thường, khi công ty phát triển lên thì lợi ích của một hệ thống kiểm soát nội bộ cũng trở nên to lớn hơn vì người chủ đơn vị sẽ gặp nhiều khó khăn hơn trong việc giám sát và nắm bắt các rủi ro này nếu chỉ dựa vào kinh nghiệm giám sát trực tiếp của chính mình.
Đối với những đơn vị mà có sự tách biệt lớn giữa người quản lý và cổ đông, một hệ thống nắm bắt nội bộ vững mạnh sẽ góp phần tạo nên sự tin tưởng cao của cổ đông. Xét về điểm này, một bộ máy kiểm soát nội bộ vững mạnh là một nhân tố của một bộ máy quản trị đơn vị vững mạnh, và điều này rất quan trọng đối với đơn vị có nhà đầu tư bên ngoài. Các nhà đầu tư sẽ thường trả giá cao hơn cho những công ty có rủi ro thấp hơn.
3. Những yếu tố ảnh hưởng hệ thống kiểm soát nội bộ
Việc thực hiện thành công các biện pháp kiểm soát nội bộ đòi hỏi một vài người nguyên tắc chung:
- Một không gian văn hoá nhấn mạnh đến sự chính trực, thành quả đạo đức và phân công trách nhiệm rõ ràng;
- Quy trình công việc và quy trình nắm bắt nội bộ được xác định rõ ràng bằng văn bản và được truyền đạt rộng rãi trong nội bộ công ty;
- Các hoạt động rủi ro được phân tách bài bản giữa những người làm công khác nhau;
- Tất cả các giao dịch phải được thực hiện với sự uỷ quyền thích hợp;
- Mỗi cá thể đều phải tuân thủ bộ máy nắm bắt nội bộ;
- Trách nhiệm kiểm tra và giám sát được phân tách rõ ràng;
- Định kỳ tiến hành các biện pháp kiểm tra độc lập;
- Mọi giao dịch quan trọng phải được ghi lại dưới dạng văn bản;
- Định kỳ phải rà soát và nâng cao hiệu quả của các cách thức làm nắm bắt nội bộ.
4. Nhiệm vụ của kiểm toán nội bộ
Một số doanh nghiệp chọn có một “kiểm toán nội bộ” gánh chịu hậu quả đảm bảo hệ thống nắm bắt nội bộ được tuân thủ. Kiểm toán nội bộ không được là thành viên của phòng kế toán vì các biện pháp kiểm soát nội bộ cũng áp dụng cho cả phòng kế toán.
Cụ thể, kiểm toán nội bộ thường có nhiệm vụ kiểm tra:
- Việc tuân thủ các quy trình và chính sách, vốn là một phần của hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty;
- Việc tuân thủ các chính sách và công thức kế toán cũng như việc nhận xét tính chính xác của các báo cáo tài chính và báo cáo quản trị; và
- Đề ra các rủi ro, các khó khăn và nguồn gốc của việc kém hiệu quả và xây dựng kế hoạch giảm thiểu những điều này.
- Kiểm toán nội bộ báo cáo trực tiếp lên Tổng Giám đốc hoặc Hội đồng Quản trị. Do đó, với một kiểm toán nội bộ thực hiện công việc hiệu quả, bộ máy nắm bắt nội bộ của đơn vị sẽ liên tục được rà soát và cải thiện.
Theo Luật đơn vị Việt Nam, đơn vị trách nhiệm hữu hạn và đơn vị cổ phần có trên 11 cổ đông phải có Ban nắm bắt. Mặc dù vai trò và quyền hạn của Ban nắm bắt theo Luật doanh nghiệp không rõ ràng ở một mức nào đó, nhưng có cơ hội Ban nắm bắt đóng nhiệm vụ của kiểm toán nội bộ như miêu tả trên.
5. Quá trình kiểm soát nội bộ
Để có một bộ máy kiểm soát nội bộ hoàn hảo, trước tiên con người phải đặt ra sơ đồ tạo ra. Việc xây dựng công thức nắm bắt sẽ giúp công ty đi đúng hướng, không sao lãng trong quá trình thực hiện bộ máy. Dưới đây chính là chi tiết các bước xây dựng bộ máy kiểm soát nội bộ:
1. Xác định hướng đi và những rủi ro có thể gặp phải
Điều đầu tiên để xây dựng quy trình nắm bắt nội bộ của công ty chính là việc xác định hướng đi tốt nhất. Tùy thuộc vào tình hình rõ ràng của công ty mà bộ máy nắm bắt nội bộ sẽ không giống nhau.
Vạch ra kế hoạch tổ chức quản lý thích hợp nhất với công ty. Sau đó thiết lập nên nội quy, quy chế, quy định trong doanh nghiệp. Bộ máy nội quy này bất cứ ai trong đó đều phải tuân thủ nghiêm ngặt.
Đề ra chính sách quản trị con người, chính sách tăng trưởng công ty và sản phẩm dịch vụ của công ty.
Xác định những rủi ro có thể tới với công ty trong bộ máy kiểm soát nội bộ này. Những rủi ro thường hay gặp phải nhất chính là rủi ro về tài chính. Hoặc rủi ro về chiến lược và rủi ro về công việc tổ chức. Những rủi ro này đều để lại hậu quả rất lớn cho đơn vị.
2. Mô hình hóa và đo đạt
Sau khi đã định hướng được việc tạo ra công thức nắm bắt nội bộ bạn phải vạch ra mô hình cụ thể nhất về hệ thống. Sau đó đưa ra những đo đạt về hệ thống của mình gồm có những gì. Để từng cá nhân có thể hiểu rõ mình cần làm gì để thực hiện tốt hệ thống.
3. Đối chiếu quy tắc quản lý
Khi đã nói ra các quy định trong công thức nắm bắt nội bộ cho công ty. Bạn nên đối chiếu so sánh xem nó có phù hợp với quy tắc quản lý của công ty không. Nếu không thích hợp hoặc trái với quy tắc đơn vị thì cần loại bỏ những quy định đó.
Hợp môi trường kiểm soát là điều rất trọng yếu. Bạn không thể có hệ thống hoàn hảo nếu nó không phù hợp với môi trường thực hiện công việc. Khi xây dựng có quy trình cần xem xét lại thật kỹ điều này.
4. Khởi tạo công thức, hướng dẫn thực hiện – truyền thông
Sau khi đã hoàn tất phong phú những bước trên phải có các hướng dẫn cụ thể thực hiện. Để các người làm công, phòng ban thực hiện đúng theo bộ máy thì luôn phải có hướng dẫn rõ ràng từng việc làm.
Không để bất cứ ai không rõ về sơ đồ nắm bắt nội bộ. Một lỗ hổng tại một người sẽ dẫn đến hệ thống của tạo dựng công thức nắm bắt nội bộ không thể hoàn chỉnh.
5. Thử nghiệm kế hoạch và nhận xét
Trước khi làm tất cả điều gì cũng nên có bước thử nghiệm. Việc tạo ra công thức nắm bắt nội bộ cũng vậy. Để không xảy ra sai lầm lớn gây rủi ro nhiều cho công ty.
Hãy thử nghiệm kiểm soát ở một phòng ban nhỏ trong đơn vị. Rồi sau đó nhận xét những mặt lợi hại, điều chỉnh phù hợp với quy mô đơn vị lớn
Tổng kết
Trên đây là quá trình kiểm soát nội bộ của công ty. Để công ty tăng trưởng thật tự tin hãy áp dụng mô hình hệ thống này. Bởi vào thời điểm hiện tại, việc kiểm soát nội bộ là những phương pháp và chính sách được thiết kế để ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót, khuyến khích đạt kết quả tốt hoạt động, và nhằm đạt được sự tuân thủ các chính sách và quy trình được thiết.
Nguồn: Tổng hợp