Sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân sự

Sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân sự

Quy trình tuyển dụng nhân sự đang trở thành một phần quan trọng trong hoạt động kinh doanh, bao gồm nhiều bước quan trọng từ việc xác định nhu cầu tuyển dụng đến bước giới thiệu nhân viên mới. Một quy trình tuyển dụng hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp tìm kiếm và chọn lựa ứng viên phù hợp mà còn đóng góp vào việc nâng cao hiệu suất toàn diện của doanh nghiệp.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu về sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân sự theo tiêu chuẩn ISO và những điều cần lưu ý khi xây dựng quy trình tuyển dụng để đảm bảo sự hiệu quả nhất. Điều này không chỉ giúp tăng cường đội ngũ nhân sự mà còn hỗ trợ doanh nghiệp phát triển bền vững trong môi trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh.

1. Thế nào là một quy trình tuyển dụng hiệu quả?

Để xây dựng một quy trình tuyển dụng tối ưu, Trưởng Phòng Nhân Sự (HRM) cần sở hữu tầm nhìn chiến lược và nhận thức đúng đắn về tầm quan trọng của quá trình này đối với sự tồn tại của doanh nghiệp. Việc nắm vững các bước và hoạt động trong quy trình tuyển dụng, cùng khả năng đánh giá và lựa chọn ứng viên phù hợp là yếu tố quyết định.

Đối với một quy trình tuyển dụng được đánh giá là hiệu quả, cần đáp ứng ba tiêu chí chính:

  1. Tính Hiệu Quả: Quy trình cần giúp doanh nghiệp tìm ra những ứng viên phù hợp nhất với vị trí, đáp ứng đầy đủ yêu cầu công việc và phù hợp với văn hóa của tổ chức.
  2. Tính Khách Quan: Quy trình tuyển dụng phải diễn ra một cách khách quan, công bằng, không ưu ái bất kỳ ứng viên nào, giữ cho mọi ứng viên đều có cơ hội công bằng.
  3. Tính Tối Ưu: Quy trình cần được tối ưu hóa để tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời đảm bảo chất lượng tìm kiếm và chọn lựa ứng viên.

Quy trình tuyển dụng nhân sự thông minh sẽ giúp quản trị viên kiểm soát chặt chẽ quá trình, tránh sai sót và sơ suất. Đồng thời, giúp doanh nghiệp đánh giá chính xác năng lực của ứng viên, góp phần nâng cao hiệu quả của hoạt động kinh doanh.

2. Sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân sự

Sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân sự
Sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân sự

Sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân sự là một mô hình tổng quát thể hiện các bước và hoạt động chính trong quy trình tuyển dụng. Một quy trình tuyển dụng đầy đủ sẽ bao gồm các bước sau:

  1. Bước 1: Phân Tích Vị Trí Công Việc
    • Xác định đặc điểm và yêu cầu của vị trí công việc cần tuyển.
  2. Bước 2: Đưa Ra Chiến Lược Tuyển Dụng
    • Phát triển kế hoạch tuyển dụng, xác định nguồn và phương tiện quảng bá.
  3. Bước 3: Tìm Kiếm Nguồn Ứng Viên
    • Sử dụng các kênh truyền thông và mạng lưới để tìm kiếm ứng viên phù hợp.
  4. Bước 4: Sàng Lọc Đánh Giá Ứng Viên
    • Đánh giá hồ sơ và thông tin của ứng viên để lựa chọn những ứng viên tiềm năng.
  5. Bước 5: Tiến Hành Phỏng Vấn
    • Tổ chức các buổi phỏng vấn để đánh giá kỹ năng và phù hợp của ứng viên.
  6. Bước 6: Đánh Giá Khả Năng Ứng Viên
    • Kiểm tra kỹ năng, kinh nghiệm và sự phù hợp của ứng viên với vị trí công việc.
  7. Bước 7: Thỏa Thuận Với Ứng Viên
    • Đàm phán điều kiện làm việc và thỏa thuận về các yếu tố quan trọng.
  8. Bước 8: Ra Quyết Định Tuyển Dụng
    • Xem xét tất cả thông tin và quyết định liệu ứng viên có phù hợp để tuyển dụng hay không.
  9. Bước 9: Thực Hiện Onboarding
    • Tiến hành quá trình đào tạo và giới thiệu cho nhân viên mới vào môi trường làm việc.

Việc thực hiện đầy đủ các bước này trong quy trình tuyển dụng giúp đảm bảo chất lượng và sự thành công của quá trình tìm kiếm và chọn lựa nhân sự.

3. Quy trình tuyển dụng nhân sự theo tiêu chuẩn ISO

Bước 1: Sắp xếp tuyển dụng

Đây là bước đầu tiên trong quy trình tuyển dụng nhân sự theo tiêu chuẩn ISO. Bước này gồm các công việc chi tiết sau:

  1. Xác Định Nhu Cầu Tuyển Dụng:
    • Doanh nghiệp cần xác định rõ vị trí cần tuyển, số lượng nhân sự cần tuyển, thời gian tuyển dụng, và tiêu chí tuyển dụng.
  2. Lập Kế Hoạch Tuyển Dụng:
    • Nhà quản trị cần lập kế hoạch tuyển dụng chi tiết, bao gồm các nội dung như thời gian tuyển dụng, ngân sách tuyển dụng, các kênh tìm kiếm ứng viên, và các phương pháp tuyển dụng.
  3. Phân Công Nhiệm Vụ Tuyển Dụng:
    • Doanh nghiệp cần phân công nhiệm vụ tuyển dụng cho các nhân viên phù hợp, đảm bảo mỗi người có trách nhiệm cụ thể trong quá trình tìm kiếm và chọn lựa ứng viên.

Bước 2: Thông báo tuyển dụng

Doanh nghiệp cần phát đi thông báo tuyển dụng nhằm thu hút sự quan tâm của ứng viên. Một thông báo tuyển dụng chuyên nghiệp và hiệu quả cần phải rõ ràng, cung cấp đầy đủ thông tin về vị trí tuyển dụng, yêu cầu công việc, cũng như quyền lợi của ứng viên.

Có một số phương tiện truyền thông dễ dàng tiếp cận và có thể thu hút ứng viên tiềm năng mà doanh nghiệp có thể tham khảo, như:

  1. Các Trang Mạng Xã Hội:
    • Sử dụng các trang mạng xã hội như Facebook, LinkedIn để đăng thông báo tuyển dụng, tận dụng sự phổ biến và tiếp cận rộng lớn của các nền tảng này.
  2. Các Trang Web Tuyển Dụng:
    • Tận dụng các trang web tuyển dụng uy tín như Top CV, CareerBuilder, Vietnamworks để đăng thông tin tuyển dụng và thu hút ứng viên chất lượng.
  3. Website Chính Thức của Doanh Nghiệp:
    • Đăng thông báo tuyển dụng trực tiếp trên website chính thức của doanh nghiệp, giúp tạo uy tín và tăng cường sự chuyên nghiệp trong mắt ứng viên.

Qua các phương tiện này, doanh nghiệp có thể đảm bảo thông điệp tuyển dụng được lan truyền một cách hiệu quả và thu hút được sự chú ý của ứng viên phù hợp.

Bước 3: Tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ

Doanh nghiệp tiếp nhận hồ sơ ứng viên từ nhiều nguồn khác nhau và đồng thời thực hiện việc phân loại, sắp xếp, và sàng lọc CV dựa trên các tiêu chí tuyển dụng đã đề ra.

Tiêu chí tuyển dụng là những yêu cầu mà doanh nghiệp đặt ra để đánh giá sự phù hợp của ứng viên với vị trí tuyển dụng. Các tiêu chí tuyển dụng thường được phân chia thành 3 nhóm chính:

  1. Kiến Thức và Kỹ Năng:
    • Đánh giá khả năng chuyên môn và kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc.
  2. Kinh Nghiệm:
    • Xác định mức độ kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực liên quan.
  3. Tính Cách và Thái Độ:
    • Đưa ra yêu cầu về tính cách và thái độ phù hợp với văn hóa doanh nghiệp.

Qua việc áp dụng các tiêu chí này, doanh nghiệp có thể hiệu quả hóa quá trình lựa chọn ứng viên, tập trung vào những người có đặc điểm và phẩm chất phù hợp nhất với nhu cầu tuyển dụng và môi trường làm việc của mình.

Bước 4: Tiến hành phỏng vấn

Phỏng vấn đóng vai trò quan trọng trong quy trình tuyển dụng nhân sự, tạo cơ hội cho hai bên trực tiếp giao tiếp và giải đáp mọi thắc mắc về công việc. Doanh nghiệp cần tiến hành phỏng vấn ứng viên để đánh giá kỹ năng, kinh nghiệm, tính cách, và thái độ của họ.

Có một số hình thức phỏng vấn mà nhà tuyển dụng có thể tham khảo như phỏng vấn qua điện thoại, phỏng vấn trực tiếp, phỏng vấn qua video, phỏng vấn nhóm,… Lựa chọn hình thức phù hợp phụ thuộc vào vị trí công việc và mục tiêu tuyển dụng của doanh nghiệp.

Để đảm bảo quá trình phỏng vấn diễn ra mạnh mẽ và chính xác, nhà tuyển dụng nên sử dụng phiếu đánh giá phỏng vấn. Điều này giúp họ có cái nhìn tổng quan về quá trình phỏng vấn và tạo điều kiện để lựa chọn ứng viên phù hợp nhất với yêu cầu công việc và môi trường làm việc của doanh nghiệp.

Xem Thêm  Các biểu mẫu hồ sơ dự thầu qua mạng

Bước 5: Thử việc

Thời gian thử việc được xem là giai đoạn để ứng viên và doanh nghiệp cùng nhau hiểu rõ hơn về nhau. Thông thường, ở các doanh nghiệp Việt Nam, thời kỳ thử việc kéo dài từ 1 đến 2 tháng. Trong thời gian này, doanh nghiệp cần thực hiện đánh giá về ứng viên để đảm bảo rằng họ phù hợp với vị trí tuyển dụng.

Giai đoạn thử việc là cơ hội cho cả hai bên tìm hiểu về môi trường làm việc và đảm bảo sự phù hợp giữa ứng viên và doanh nghiệp. Qua đánh giá trong thời gian thử việc, doanh nghiệp có thể xác định được khả năng làm việc và tính thích ứng của ứng viên, từ đó đưa ra quyết định tuyển dụng cuối cùng.

Bước 6: Ra quyết định tuyển dụng

Dựa trên kết quả, thái độ và nỗ lực của ứng viên trong thời gian thử việc, doanh nghiệp sẽ đưa ra quyết định về trúng tuyển hoặc chấm dứt hợp tác. Trong trường hợp nhân viên đạt qua giai đoạn thử việc, nhà tuyển dụng cần thông báo qua Email và tiến hành ký kết hợp đồng lao động chính thức. Hợp đồng sẽ chi tiết quyền lợi và trách nhiệm của cả nhân viên và doanh nghiệp.

Ngược lại, nếu ứng viên không vượt qua giai đoạn thử việc, doanh nghiệp cần gửi Email cảm ơn và thông báo lý do không phù hợp. Điều này giúp ứng viên hiểu rõ hơn về lý do không được chọn và tạo điều kiện cho họ để cải thiện trong tương lai.

4. Phân biệt quy trình tuyển dụng nội bộ & bên ngoài

Phân biệt quy trình tuyển dụng nội bộ & bên ngoài
Phân biệt quy trình tuyển dụng nội bộ & bên ngoài

Quy trình tuyển dụng nội bộ và tuyển dụng bên ngoài đều là hai phương pháp phổ biến trong quá trình tìm kiếm nhân sự. Mỗi phương pháp mang đến những ưu và nhược điểm riêng, phù hợp với nhu cầu và mục tiêu cụ thể của từng doanh nghiệp.

4.1. Quy trình tuyển dụng nội bộ

Tuyển dụng nội bộ giúp doanh nghiệp:

Ưu điểm:

  1. Tiết Kiệm Thời Gian và Chi Phí: Không cần quảng bá rộng rãi, giảm chi phí quảng cáo việc làm.
  2. Hiểu Rõ Về Nhân Viên: Do đã là thành viên trong tổ chức, nhân viên nội bộ thường được biết đến rõ hơn về kỹ năng và tính cách của họ.

Nhược điểm:

  1. Thiếu Sự Đa Dạng: Có thể gây thiếu sự đa dạng trong đội ngũ nhân sự.
  2. Thiếu Ít Sự Sáng Tạo: Có thể thiếu sự đổi mới và sáng tạo khi chỉ tập trung vào nguồn nhân sự nội bộ.

4.2. Quy trình tuyển dụng bên ngoài

Tuyển dụng bên ngoài mang lại cho doanh nghiệp:

Ưu điểm:

  1. Nguồn Nhân Sự Đa Dạng: Tăng cơ hội thu nhập nguồn nhân sự đa dạng với nhiều kỹ năng và kinh nghiệm khác nhau.
  2. Sự Đổi Mới: Mang lại ý tưởng mới và sự đổi mới vào tổ chức.

Nhược điểm:

  1. Tốn Kém Thời Gian và Chi Phí: Quá trình tuyển dụng có thể tốn nhiều thời gian và chi phí hơn.
  2. Rủi Ro Chưa Biết Rõ: Không biết rõ về ứng viên mới và có thể gặp rủi ro về sự phù hợp.

Sự lựa chọn giữa tuyển dụng nội bộ và bên ngoài phụ thuộc vào chiến lược và mục tiêu cụ thể của doanh nghiệp, cũng như đặc thù của vị trí tuyển dụng.

5. Tham khảo: Mẫu quy trình tuyển dụng nhân sự tại công ty

Quy chế tuyển dụng nhân sự là một văn bản quy định về nguyên tắc, quy trình, hồ sơ, thủ tục và trách nhiệm của các bên liên quan trong quá trình tuyển dụng nhân sự tại doanh nghiệp. Việc ban hành quy chế tuyển dụng giúp doanh nghiệp tổ chức các hoạt động tuyển dụng một cách khoa học và hiệu quả. Đồng thời, đảm bảo tính công khai, minh bạch, công bằng và tuân thủ các quy định pháp luật, đáp ứng nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.

Dưới đây là mẫu quy chế tuyển dụng nhân sự của công ty:

Xem Thêm  Nên viết gì trong báo cáo thử việc? Cách viết báo cáo kết quả thử việc
Mẫu quy trình tuyển dụng nhân sự tại công ty
Mẫu quy trình tuyển dụng nhân sự tại công ty

https://docs.google.com/document/d/1k96KvA1KbEzGNNfKO38MtumKdljOtaaB/edit

6. Ví dụ quy trình tuyển dụng nhân sự tại các tập đoàn lớn

Sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân sự của Vinamilk

Sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân sự của Vinamilk
Sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân sự của Vinamilk

Sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân sự của Vinamilk bao gồm các bước sau:

  1. Sàng Lọc Hồ Sơ Ứng Viên:
    • Dựa trên các tiêu chí như trình độ học vấn, kinh nghiệm, kỹ năng,…
  2. Kiểm Tra Tố Chất Lãnh Đạo:
    • Các bài kiểm tra tập trung vào các yếu tố như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng ra quyết định, kỹ năng quản lý,…
  3. Kiểm Tra Tư Duy Logic:
    • Tập trung vào các yếu tố như khả năng giải quyết vấn đề, phân tích, suy luận,…
  4. Lập Kế Hoạch Phỏng Vấn:
    • Dựa trên kết quả sàng lọc, lập kế hoạch phỏng vấn với câu hỏi phỏng vấn, người phỏng vấn, và thời gian cụ thể.
  5. Phỏng Vấn Đánh Giá Trực Tiếp:
    • Nhằm đánh giá kỹ năng và kinh nghiệm của ứng viên, thường do nhà tuyển dụng hoặc quản lý cấp cao thực hiện.
  6. Thử Việc và Đánh Giá Thử Việc:
    • Ứng viên sẽ thử việc để đánh giá khả năng thực tế, được đánh giá bởi các quản lý trực tiếp trong khoảng thời gian nhất định.
  7. Tuyển Dụng Chính Thức:
    • Sau khi hoàn thành thời kỳ thử việc, Vinamilk quyết định tuyển dụng chính thức những ứng viên đáp ứng yêu cầu.

Sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân sự của Viettel

Sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân sự của Viettel
Sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân sự của Viettel

Sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân sự của Viettel bao gồm các bước sau:

  1. Lập Kế Hoạch Tuyển Dụng:
    • Xác định vị trí cần tuyển, số lượng nhân sự, thời gian tuyển dụng, ngân sách, kênh tuyển dụng, và phương pháp tuyển dụng.
  2. Tìm Kiếm và Sàng Lọc Hồ Sơ Ứng Viên:
    • Sử dụng các kênh như website tuyển dụng, mạng xã hội, trung tâm giới thiệu việc làm. Dựa trên tiêu chí về chuyên môn, kinh nghiệm, kỹ năng, thành tựu trước đó.
  3. Kiểm Tra Năng Lực:
    • Yêu cầu ứng viên tham gia kiểm tra năng lực để đánh giá khả năng.
  4. Phỏng Vấn Ứng Viên:
    • Sử dụng các hình thức phỏng vấn trực tiếp, qua điện thoại, hoặc qua video.
  5. Thỏa Thuận và Thử Việc:
    • Thời gian thử việc khoảng 2 tháng để đánh giá khả năng thực tế của ứng viên.
  6. Ra Quyết Định Tuyển Dụng:
    • Dựa trên kết quả của quá trình thử việc và các bước tuyển dụng trước đó.

Sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân sự của Vingroup

Sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân sự của Vingroup
Sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân sự của Vingroup

Sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân sự của Vingroup bao gồm các bước sau:

  1. Xác Định Nhu Cầu Tuyển Dụng:
    • Dựa trên kế hoạch kinh doanh và tình hình nhân sự hiện tại, Vingroup xác định nhu cầu tuyển dụng.
  2. Tìm Kiếm và Sàng Lọc Ứng Viên:
    • Sử dụng các kênh như website tuyển dụng, mạng xã hội, trung tâm giới thiệu việc làm để tìm kiếm và sàng lọc ứng viên.
  3. Phỏng Vấn Tuyển Chọn:
    • Thực hiện phỏng vấn ứng viên qua các hình thức như phỏng vấn trực tiếp, nhóm, hoặc qua video.
  4. Đánh Giá và Quyết Định:
    • Dựa trên tiêu chí tuyển dụng về chuyên môn, kinh nghiệm, kỹ năng, và thành tựu trước đó.
  5. Thử Việc:
    • Cho ứng viên thử việc để đánh giá khả năng thực tế của họ trong môi trường làm việc thực tế.
  6. Ra Quyết Định Tuyển Dụng:
    • Dựa trên kết quả của các bước tuyển dụng và sự đánh giá của cấp quản lý trong quá trình thử việc.

7. Lời kết

Trên đây là toàn bộ kiến thức về sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân sự cùng với file mẫu tham khảo mà Wemay muốn chia sẻ tới doanh nghiệp. Hy vọng qua bài viết, nhà quản trị đã có cái nhìn sâu hơn về một quy trình tuyển dụng chuyên nghiệp theo chuẩn ISO và cũng đã phân biệt được giữa quy trình tuyển dụng bên ngoài và nội bộ.

Vì vậy, việc xây dựng một quy trình tuyển dụng hiệu quả là điều vô cùng quan trọng để giúp doanh nghiệp có một hệ thống nhân sự hoạt động tối ưu. Là nhà quản trị, bạn cần nắm vững các quy trình tuyển dụng khác nhau và áp dụng chúng một cách linh hoạt và thông minh cho phù hợp với doanh nghiệp của mình.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *