Chúng tôi xin giới thiệu tới bạn đọc bản mô tả công việc nhân sự trong một doanh nghiệp với quyền hạn và nghĩa vụ, trách nhiệm và cũng là mục tiêu trong hoạt động, qua đó có thể thấy thực tế người làm công nhân sự phải làm những gì và làm ra sao để phù hợp với chức danh hoạt động của mình.
1. Mô tả mô tả công việc nhân sự
Chuyên viên nhân sự là một trong những vị trí không thể thiếu của các doanh nghiệp. Công việc điển hình thường nhật của nhân viên người nhân viên bao gồm:
- Soạn thảo hoặc cập nhật hồ sơ lao động lao động ảnh hưởng tới tuyển mộ, chuyển công tác, thăng chức và chấm dứt hợp đồng lao động.
- Giải thích các chính sách, thủ tục, luật pháp và tiêu chuẩn về người nhân viên cho người làm công doanh nghiệp.
- Đảm bảo hoàn thiện giấy tờ, hồ sơ cho nhân sự mới.
- Thông cáo với các ứng viên về trách nhiệm hoạt động, phúc lợi, lịch thực hiện công việc, điều kiện làm việc và cơ hội thăng tiến… Của vị trí tuyển dụng.
- Xử lý các vấn đề ở nơi thực hiện công việc, Chẳng hạn như khiếu nại và cáo buộc quấy rối.
- Giải quyết giấy tờ và bảo đảm xét duyệt trọn vẹn, hợp lệ.
- Giám sát công thức tuyển dụng, bao gồm điều phối bài đăng tuyển mộ, đánh giá hồ sơ lý lịch của ứng viên và xác minh người giới thiệu.
Ngoài ra, tuyển chuyên viên nhân sự, một vài người doanh nghiệp có thể yêu cầu họ chăm chú vào một trong các mảng nhân sự dưới đây:
Lập kế hoạch và tiến hành tuyển dụng
- Thực hiện chiến lược tuyển mộ của công ty.
- Phỏng vấn ứng viên.
- Hỗ trợ kiểm tra năng lực và kinh nghiệm ứng viên.
- Xử lý quá trình chuyển công tác, thăng chức hoặc chấm dứt hợp đồng.
Tăng trưởng nguồn nhân lực
- Tiến hành các buổi đào tạo dưới sự lãnh đạo của trưởng phòng người nhân viên.
- Tổ chức các chương trình training tại chỗ.
- Đánh giá hiệu quả của chương trình training.
- Lưu giữ hồ sơ của cấp dưới tham gia trong tất cả chương trình training.
Chính sách khen thưởng
- Đo đạt trách nhiệm công việc.
- Viết mô tả công việc.
- Thực hiện nhận xét và đo đạt hoạt động.
- Phân tích khảo sát lương, thưởng.
Quan hệ với nhân viên
- Hỗ trợ giải quyết khiếu nại của nhân viên.
- Giám sát chương trình gắn kết người làm công và sự kết nối với nhân viên khác.
Quản lý rủi ro
- Tạo ra và quản lý chương trình sức khỏe và an toàn.
- Lưu giữ hồ sơ tai nạn.
2. Quyền lợi được hưởng của công việc nhân sự
Môi trường làm việc dân chủ, hiện đại, chuyên nghiệp, có khả năng thăng tiến và ổn định lâu dài. Được đóng BHXH, BHYT, BH thất nghiệp theo quy định của nhà nước. Được hưởng chế độ chăm sóc sức khỏe toàn diện Được hưởng các quyền lợi khác theo chính sách của doanh nghiệp.
3. Mức lương nhân viên hành chính nhân sự
Ở trên thị trường, mức lương cho nhân viên Hành chính nhân sự trung bình khoảng 5 triệu đồng. Khoảng lương phổ biến rơi vào khoảng 4-6 triệu đồng tại Hà Nội. Tại TP Hồ Chí Minh, khoảng lương phổ biến là 3 – 6.5 triệu đồng.
4. Yêu cầu công việc nhân sự
- Bằng cử nhân chuyên ngành quản trị con người, quản trị kinh doanh hoặc ngành ảnh hưởng.
- Có kinh nghiệm thực hiện công việc trong lĩnh vực tuyển dụng, quản trị con người.
- Kỹ năng ra quyết định, tư duy phân tích.
- Kỹ năng lắng nghe và ăn nói tốt.
- Sử dụng thành thạo tin học văn phòng (MS Office).
- Sử dụng thành thạo phần mềm quản trị con người như HRIS hay HRMs.
- Nắm rõ các quy định của Luật Lao động.
5. Bảng mô tả công việc nhân sự
Nội dung cơ bản của bảng mô tả hoạt động vị trí người làm công nhân sự:
I. Thông tin chung:
Vị trí: NV nhân sự
Bộ phận: HC-NS
Người có nhiệm vụ quản lý trực tiếp: …………………………………………………………………..………….
II. Kết quả trước mắt hoạt động:
Thực hiện công việc nhân sự của doanh nghiệp.
III. Nhiệm vụ rõ ràng:
1. Quản lý công tác tuyển dụng đơn vị theo Thủ tục tuyển dụng:
- Nhận bản đăng ký nhận sự, trình ký
- Lập thông cáo tuyển mộ, liên hệ các trung tâm việc làm để thông báo tuyển mộ, chuyển thông báo tuyển mộ cho thư ký HC đăng báo
- Nhận hồ sơ, rà soát hồ sơ, trả hồ sơ không đạt, lên danh sách trình TP/Giám Đốc
- Lập – gởi thư mời test theo yêu cầu TP, điện thoại báo ứng viên ngày giờ test, chuẩn bị bài test – phòng test, chuyển bài test cho TP, liệt kê mục đích test, thông báo ứng viên không đạt bằng thư
- Liệt kê phỏng vấn, thông cáo ứng viên phòng vấn bằng điện thoại và thư, tổ chức phỏng vấn (phòng họp, nhắc lại lịch), lên danh sách mục đích phỏng vấn, thông cáo ứng viên không đạt yêu cầu, thông báo ứng viên đạt yêu cầu và lịch nhận việc, lập giấy nhận việc.
2. Chuyển bảng nhận xét ứng viên cho phòng kế toán tính lương, lập bảng đánh giá ứng viên khi thử việc.
3. Quản lý hồ sơ, lý lịch của CNV toàn Công ty: lưu hồ sơ CNV trong file theo bộ phận. Lập danh sách CNV công ty theo biểu mẫu, cập nhật định kỳ hàng tháng.
4. Quản lý hồ sơ lý lịch của ứng viên không đạt yêu cầu: lập danh sách ứng viên không đạt yêu cầu theo biểu mẫu danh sách phỏng vấn của Thủ tục tuyển dụng, hồ sơ của từng đợt tuyển mộ đối với mỗi loại chức danh được lưu giữ riêng theo thứ tự trong danh sách.
5. Quản lý hồ sơ CNV nghỉ việc: tất cả CNV bỏ việc được lưu theo thứ tự thời gian, CNV nghỉ việc rút lại hồ sơ thì phải photo lưu hồ sơ, lập danh sách CNV nghỉ việc theo thời gian, danh sách CNV bỏ việc tương tự như danh sách CNV hiện thời.
6. Quản lý việc đào tạo của công ty: lập kế hoạch, chương trình đào tạo, liên hệ cơ sở training, làm thủ tục cho CNV đi training, lưu bằng cấp – chứng chỉ training của CNV, nhận xét kết quả đào tạo, lưu hồ sơ training.
7. Quản lý văn phòng phẩm của công ty: nhận các đề xuất VPP, lập đề xuất mua VPP 2 lần/tháng, cấp phát VPP theo yêu cầu, hàng tháng kiểm tra lại số lượng VVP tồn, lập thẻ kho để theo dõi việc nhập, cấp phát VPP, tồn VPP.
8. Quản lý và phân phát các biểu mẫu ảnh hưởng đến hành chánh nhân sự: lưu các biểu mẫu trong máy, in các biểu mẫu và lưu trong bìa còng các biểu mẫu theo phòng ban, hàng tuần chủ động thông tin cho các bộ phận về tình hình sử dụng biểu mẫu, hàng tuần đi photo các biểu mẫu theo yêu cầu và tự làm thủ tục thanh toán.
9. Đề xuất các phương án thưởng lễ, tết, trợ cấp..cho người lao động và tổ chức thực hiện.
10. Lập các quyết định điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm….theo yêu cầu của Trưởng phòng và thực hiện các thủ tục ảnh hưởng.
11. Thực hiện chấm công cho nhân viên văn phòng lập bảng tổng kết công, công tăng ca, chuyển cho CNV ký tên, chuyển TP duyệt, chuyển P.Kế toán để tính lương cho nhân viên. Trong quá trình chấm công, phát hiện nhân viên mới, người làm công bỏ việc đề xuất Trưởng phòng hướng giải quyết.
12. Quản lý nghỉ phép của CNV, cụ thể là: nhận đơn xin nghỉ phép, lưu đơn xin nghỉ phép, hàng tháng báo cáo các trường hợp CNV nghỉ vô kỷ luật (không phép) cho TP HCNS.
13. Quản lý nghỉ việc của CNV, cụ thể là:
- Nhận đơn xin bỏ việc, chuyển TP ký, lưu đơn xin bỏ việc
- Sau khi nhận biên bản bàn giao hoạt động, trình TP xem biên bản bàn giao, đơn xin bỏ việc (của toàn bộ CNV trong tháng) từ 01 – 05 tháng sau, sau khi TP đề ra phương án trả lương nghỉ việc cho CNV, chuyển giấy bỏ việc có xác nhận (bản photo có đóng dấu HCNS) cho Phòng kế toán để trả lương.
14. Tiếp nhận các loại công văn vào sổ công văn đến. Chọn lọc và chuyển công văn, giấy tờ cho người làm công giao nhận (hoặc tự chuyển)đến các phòng ban liên quan. Khi chuyển giao công văn, giấy tờ, phải yêu cầu người nhận ký vào sổ giao công văn.
15. Quản lý báo chí, phân phối báo chí theo quy định doanh nghiệp. Nhận báo từ người giao báo/bảo vệ, ghi mã số báo, ghi vào sổ theo dõi từng loại báo, sau đó chuyển báo cho người nhận.
16. Đánh máy, photocopy, bảo quản các văn bản, công văn giấy tờ thuộc phần việc được giao.
17. Quản lý tổng đài theo qui định của đơn vị, cụ thể là lập sổ theo dõi gọi di động – liên tỉnh, nhận cuộc gọi, chuyển cuộc gọi đến người có liên quan, gọi điện thoại cho CNV công ty theo yêu cầu.
18. Ghi nhận thông tin của khách, CNV và chuyển thông tin theo yêu cầu. Lập sổ thông tin gồm các cột: ngày, nội dung, người nhận, mục đích.
19. Nhận fax và chuyển cho các phòng ban ảnh hưởng. Khi chuyển phải ghi vào sổ giao công văn.
20. Lập lịch họp, theo dõi, nhắc nhở thư ký HC tổ chức chuẩn bị cho buổi học của đơn vị.
21. Lập lịch thực hiện công việc của Manager hàng tuần, theo dõi và thông tin lịch làm việc cho các cá nhân có nhu cầu. Ghi lịch thực hiện công việc Manager lên bảng.
22. Lập lịch tiếp khách hàng tuần, theo dõi và tổ chức tiếp khách.
23. Theo dõi và xử lý chế độ BHXH, BHYT cho người lao động toàn công ty
24. Tạo dựng và thực hiện sơ đồ training, nâng cao trình độ, tay nghề
25. Thực hiện các công việc khác do Trưởng phòng phân công.
IV. Tiêu chuẩn:
1. Trình độ học vấn/chuyên môn:
- Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên ngành QTKD, quản lý công nghiệp, quản trị con người, lao động tiền lương, hành chánh văn phòng.
- Vi tính văn phòng tương đương loại B trở lên.
2. Kỹ năng:
- Kỹ năng ăn nói tốt.
- Tin học văn phòng thành thạo.
3. Kinh nghiệm:
- Ít nhất 1 năm kinh nghiệm ở vị trí quản lý nhân sự, hành chánh.
4. Phẩm chất cá nhân:
- Trung thực, nhiệt tình công tác.
6. Bản mô tả công việc nhân sự trong nhà máy
| Nhiệm vụ chính | Hoạt động rõ ràng |
| Tạo và thực hiện thực hiện các sơ đồ tuyển dụng người nhân viên | Tổng hợp nhu cầu nhân sự nhân sự từ các bộ phận, bộ phận trong nhà máy.Phối hợp với các nhân viên trong bộ phận nhân sự, có quy trình tuyển dụng, chọn lựa các hình thức đăng tuyển hiệu quả nhất và trình cấp trên phê duyệt.Thực hiện việc đăng tuyển, tiếp nhận, sàng lọc hồ sơ những ứng viên đạt yêu cầu tuyển dụng.Phối hợp với các Trưởng phòng ban tổ chức việc phỏng vấn, chọn lựa những ứng viên đạt yêu cầu.Gọi điện thoại hoặc gửi email thông báo đến những ứng viên đã trúng tuyển.Chuẩn bị sẵn hợp đồng lao động để ký kết với nhân viên mới.Hướng dẫn cho người mới về những quy định, chính sách nhân sự của đơn vị.Làm báo cáo nhận xét mục đích tuyển mộ, thử việc trình cấp trên. |
| Xây dựng và triển khai thực hiện các kế hoạch về đào tạo, nâng cao trình độ tay nghề của lao động | Định kỳ tổng hợp các mong muốn training lao động từ các phòng ban trong nhà máy.Lập kế hoạch đào tạo phù hợp đối với từng đối tượng lao động và trình cấp trên phê duyệt.Triển khai thực hiện sơ đồ training và theo dõi quá trình thực hiện.Tổng hợp và lập báo cáo nhận xét kết quả đào tạo trình cấp trên. |
| Vận hành bộ máy bảng lương, thưởng và các chế độ đãi ngộ khác | Hàng tháng, tổng hợp ngày công, tính lương, thưởng, các khoản phụ cấp khác cho người lao động và chuyển bộ phận kế toán kiểm tra.Cập nhật các thay đổi về việc nâng – hạ lương cho người lao động.Căn cứ vào thị trường lao động, các điều kiện thực tế, đưa ra các phương án điều chỉnh mức lương, thưởng và chế độ đãi ngộ xứng đáng với người lao động và trình cấp trên xem xét.Hỗ trợ các trưởng phòng ban lập kế hoạch tiền lương hàng năm. |
| Triển khai thực hiện các chế độ bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp cho người làm công | Chuẩn bị các hồ sơ, thủ tục cần thiết và liên hệ với các cơ quan bảo hiểm liên quan để người lao động được tham gia khi đủ điều kiện và hưởng các chế độ về bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp theo đúng quy định.Thực hiện việc cập nhật các số liệu về tăng giảm BHYT, BHXH, BHTN vào hệ thống quản lý và đối chiếu với các cơ quan ảnh hưởng. |
| Tham gia tạo ra và giám sát việc thực hiện các bộ máy nhận xét đạt kết quả tốt hoạt động | Tham gia với các phòng ban liên quan tạo dựng bộ máy đánh giá đạt kết quả tốt thực hiện công việc của người lao động.Tham gia hướng dẫn, đôn đốc các phòng ban trong nhà máy thực hiện việc nhận xét theo đúng tiến độ. |
| Phối hợp các bộ phận liên quan xây dựng và triển khai thực hiện các quy định an toàn lao động, phòng chống cháy nổ | Hỗ trợ các bộ phận liên quan xây dựng các quy định, chương trình hành động về an toàn lao động, phòng chống cháy nổ.Phối hợp mua sắm các trang thiết bị an toàn, bảo hộ lao động; cấp phát và hướng dẫn sử dụng cho người lao động.Định kỳ lập các báo cáo về tình hình thực hiện công tác ATLĐ, PCCN; đề xuất các phương án giải quyết và trình cấp trên xem xét. |
| Quản lý, cập nhật hồ sơ người nhân viên của nhà máy | Định kỳ lập các báo cáo về tình hình biến động người nhân viên hoặc những biến động người nhân viên bất thường.Cập nhật, lưu trữ hồ sơ của người lao động theo đúng quy định của nhà máy. |
| Các công việc khác | Giải đáp các thắc mắc, khiếu nại ảnh hưởng về lương, thưởng, mức trợ cấp, chế độ đãi ngộ,… cho người lao động.Thực hiện các công việc khác khi có sự phân công của trưởng bộ phận… |
Tổng kết
Một bản mô tả công việc nhân sự chất lượng và hiệu quả sẽ đem về nhiều ứng viên chất lượng hơn. Nếu thấy bài viết hữu ích, hãy chia sẻ với mọi người nhé!
Nguồn: Tổng hợp