Mẫu báo cáo kế hoạch công việc chính là một loại văn bản vô cùng trọng yếu thể hiện được sự chuyên nghiệp của người thực hiện công việc. Từ những tổng hợp trong báo cáo hoạt động mà các nhân sự cấp cao có thể đưa ra định hướng phát triển. Vậy báo cáo công việc là gì? Cần viết báo cáo công việc như nào sao cho chuyên nghiệp nhất? Tại bài viết này chúng tôi sẽ chia sẻ thông tin rõ ràng nhất đến bạn đọc
1. Mẫu báo cáo kế hoạch công việc là gì?
Mẫu báo cáo công việc được lập ra để nhân viên, các phòng ban trong đơn vị báo cáo hoạt động cụ thể theo định kỳ tuần, tháng, quý, năm. thông thường, trong nội dung của một bản báo cáo hoạt động cá nhân luôn được trình bày ngắn gọn, chi tiết tất cả các thông tin liên quan đến các công việc triển khai công việc cùng các vấn đề ảnh hưởng như:
– Thông tin chi tiết tình trạng công việc
– Kết quả công việc và sản phẩm
– Nội dung nhận xét của người thực hiện và cấp trên phụ trách trực tiếp
– Nói ra phương hướng giải quyết những khó khăn, tồn tại trong quá trình triển khai nhiệm vụ, hoạt động.
– …
2. Mẫu báo cáo kế hoạch công việc để làm gì?
Vai trò của việc lập báo cáo hoạt động là vô cùng trọng yếu đối với mỗi cá thể. Tạo ra báo cáo công việc quan trọng là cơ sở để từng cá nhân, bộ phận, tổ chức nhắm tới mục đích:
– Thể hiện năng lực làm việc của nhân viên
– Đánh giá khách quan trách nhiệm và tinh thần trách nhiệm với công việc của cấp dưới
– Rút ra nhiều kinh nghiệm, bài học cho các thiếu sót, vướng mắc trong quá trình triển khai và sau khi coi như hoàn tất công việc.
– Giúp cho đội ngũ lãnh đạo trong tổ chức dễ dàng thực hiện quy trình quản lý nhân viên linh hoạt, chủ động theo từng giai đoạn thời gian cụ thể.
– Hỗ trợ đội ngũ quản lý nói ra phương thức phân bổ công việc trọn vẹn, phù hợp với năng lực và yêu cầu của nhân viên.
3. Nội dung của mẫu báo cáo kế hoạch công việc
Làm thế nào để định hình được những nội dung trong bản báo cáo công việc? Sẽ không khó để viết báo cáo khi bạn đã xác định được hướng chủ đề cần nói tới. phù hợp từng nội dung mà báo cáo sẽ có những bố cục không giống nhau.
Khi đã xác định rõ nội dung cần nói, đừng vội viết báo cáo ngay. Khó có ai hoàn thành được mẫu báo cáo từ lần đầu tiên. Để tránh mất thời gian làm đi làm lại. Bạn hãy soạn thảo ra đề cương chi tiết.
Nội dung gì cần đề cập sâu, nội dung gì cần nói ngắn gọn nhất. Như vậy mẫu báo cáo hoạt động mới trở nên chuyên nghiệp và dễ hiểu. Cấp trên cũng sẽ đánh giá bạn cao hơn.
Nhận xét tình hình tiến độ công việc
Trong bản báo cáo hoạt động trên hết cần nói rõ tình hình cần báo cáo. Tóm tắt ngắn gọn nhất nội dung sẽ được nhắc tới trong báo cáo này. Để cấp trên có thể nắm tổng quan được hoạt động.
Đo đạt hoạt động
Hãy đi sâu vào phân tích nội dung công việc được nói ở trên. Giải thích nguyên nhân, hiện tượng, điều kiện của công việc. Đánh giá khách quan nhất tình hình hoạt động đang chuyển biến tốt hay xấu. Đề ra những phần việc nào cần xử lý nhanh chóng.
Phương hướng xử lý hoạt động
Cuối cùng bạn phải lập ra một kế hoạch hoàn hảo để giải quyết ổn thỏa công việc. Thu thập đầy đủ tài liệu, số liệu có liên quan đến báo cáo. Tổng kết lại số liệu thông qua báo cáo một cách khách quan nhất.
4. Các bước viết mẫu báo cáo kế hoạch công việc
Đề ra nội dung báo cáo: Mỗi báo cáo có một mục đích không giống nhau, bạn cần đề ra rõ mục đích này để định hướng nội dung phù hợp.
Tạo dựng đề cương chi tiết: lên danh sách tất cả hạng mục và phân loại nội dung sẽ xuất hiện trong văn bản báo cáo, từ tổng quan đến chi tiết.
Liệt kê và đánh giá: Sau khi lên danh sách toàn bộ công việc, vai trò ở từng dự án, hãy nhận xét mức độ hoàn thành phụ thuộc vào kết quả đạt được.
Hướng khắc phục và phát triển: Phương án khắc phục điểm không tốt và cũng là tăng trưởng nội dung nào để nâng cao hiệu quả công việc.
Nhiều người cho răng việc làm báo cáo rất mất thời gian nhưng các bạn ý còn chưa đánh giá được mức độ trọng yếu của viêc làm báo cáo. Hãy có quy trình hoạt động chi tiết để việc làm báo cáo trở lên dễ dàng hơn. Tham khảo bài viết: kỹ năng lập sơ đồ và tổ chức hoạt động hiệu quả để lập cho mình một kế hoạch chi tiết nhé.
5. Tiêu chí viết báo cáo kế hoạch công việc
Giải thích rõ ràng: Báo cáo gây ấn tượng trước hết phải được giải thích bài bản, khéo léo bằng cách tạo dựng các đề mục từng phần: lên danh sách, nhận xét hoạt động đã và đang trong quá trình coi như hoàn tất, trình bày thuận lợi và khó khăn, cách xử lý và kiến nghị, đề xuất.
Chú ý đến các chi tiết nhỏ: người nhân viên lưu ý, từ ngữ sử dụng trong báo cáo là ngôn ngữ phổ thông, dễ hiểu, phông chữ dễ dàng, tránh các từ phô trương, hoa mỹ, không mắc lỗi chính tả, lỗi đánh máy…
Rà soát tổng thể trước khi gửi: Sau khi hoàn thành báo cáo, bạn đừng bỏ xót kiểm tra một lượt, đảm bảo phong phú thông tin, đặc biệt là số liệu, biểu đồ… Nếu bạn gửi báo cáo qua email, hãy sử dụng tiêu đề báo cáo làm tiêu đề mail và luôn giữ lại một bản đề phòng trường hợp gặp sự cố và làm cơ sở để báo cáo tháng, tổng kết năm.
6. Lưu ý khi viết báo cáo kế hoạch công việc
Có rất nhiều mẫu báo cáo công việc khác nhau, từ mẫu ngắn gọn một trang, tới những báo cáo đo đạt chi tiết dài hàng vài trang hoặc vài chục trang. Không có quy định mẫu báo cáo nào là chuẩn do mỗi công việc lại yêu cầu một kiểu cấu trúc riêng. Điều quan trọng nhất cần ghi nhớ ở đây là tại sao sếp của bạn lại cần bản báo cáo này và tập trung cung cấp thông tin chính xác mà sếp cần. Viết báo cáo công việc là điều không hề đơn giản và bạn sẽ luôn phải lưu ý những điều sau đây:
1. Ai là người nhận báo cáo?
Bạn luôn phải biết rõ ai là người sẽ nhận báo cáo để lựa chọn những thông tin chính xác nhất. Bạn sẽ hỏi trực tiếp cấp trên về những thông tin mà họ cần trong bản báo cáo, họ là người nhận cuối cùng hay sẽ nộp lên cho cấp cao hơn? Hãy nhớ rằng báo cáo của bạn có thể không những được gửi lên cho sếp trực tiếp, mà có thể sẽ được chuyển tới nhiều bộ phận không giống nhau. Do đó, bạn cần phải biết người xem cuối cùng là những ai để có thể chọn được thông tin phù hợp nhất.
2. Thu thập thông tin
Thông tin là phần quan trọng nhất của báo cáo. Các từ ngữ mà bạn sử dụng ở đây chỉ nhằm mục đích giúp người đọc hiểu rõ hơn những thông tin này. Vì vậy, hãy dành thời gian thu thập các thống kê, dữ liệu tài chính, bảng biểu,… Mà bạn cho là cần thiết. Đây sẽ là phần trung tâm của báo cáo và bạn chỉ phải thêm một số từ ngữ để diễn giải chúng một cách chi tiết hơn. Tuy nhiên, bạn cần phải sắp xếp các thông tin trọn vẹn, logic để bất cứ ai đọc báo cáo cũng có thể hiểu được.
3. Giải thích báo cáo
Cho dù bạn sử dụng mẫu báo cáo hoạt động nào đi chăng nữa, thì cũng cần có các phần chính như sau:
- Tiêu đề.
- Tóm tắt dự án.
- Phần giới thiệu – lý do viết báo cáo, nền tảng và cách thu thập thông tin.
- Phần nội dung chính – thông tin thu thập được phía trên. Phần này nên được chia thành các mục nhỏ hơn cho dễ hiểu.
- Kết luận hoặc đề xuất.
Bạn cần lên bố cục chung cho một bản báo cáo hoạt động như trên, sau đó dần dần bổ sung những thông tin cần thiết. Bạn cũng có thể hoàn thành phần nội dung chính trước rồi sau đó mới viết đến phần giới thiệu và kết luận.
- Tóm tắt dự án.
Phần tóm tắt dự án xuất hiện ngay trên đầu của bản báo cáo, nhưng lại là phần bạn nên viết cuối dùng để có thể tóm tắt được toàn bộ ý chính? Bạn rút ra được điều gì sau bản báo cáo? bạn có thể làm gì tiếp theo? Quản lý trực tiếp của bạn sẽ sẽ đọc toàn bộ bản báo cáo nhưng lãnh đạo cấp cao hơn thì không. Vì vậy, phần tóm tắt dự án phải nêu được đầy đủ và ngắn gọn những thông tin quan trọng nhất. Bạn sẽ viết 1 – 2 đoạn trong phần này hoặc trình bày thông tin dưới dạng gạch đầu dòng.
4. Rà soát kỹ trước khi gửi
Nếu công ty của bạn yêu cầu phải trình bày theo một mẫu nhất định, hãy thay đổi lại thông tin theo yêu cầu đó. Nếu không, bảo đảm bạn đã sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, mạch lạc và đúng các thuật ngữ trong ngành. Bạn cũng nên chia báo cáo thành các phần nhỏ để người đọc có thể dễ dàng nắm bắt ý chính.
Nếu có thời gian, hãy nhờ một người đồng nghiệp hiệu đính bản báo cáo này trước khi gửi lên cho cấp trên. Ngôn ngữ sử dụng như vậy đã rõ ràng hay chưa? Các ý chính và đề xuất có khả thi hay không? Và cuối cùng là rà soát chính tả và ngữ pháp. bạn sẽ bị mất tín nhiệm nếu như mắc phải những lỗi sai căn bản này trong báo cáo hoạt động.
7. Những lỗi cần tránh khi viết báo cáo kế hoạch
1. Sai chính tả
Sai chính tả là một trong những lỗi sai quá nhiều người mắc phải khi viết báo cáo hoạt động nói riêng và tất cả các loại văn bản, giấy tờ khác. Việc viết sai lỗi chính tả sẽ khiến cấp trên nhận xét bạn là người thiếu chuyên nghiệp và cẩu thả trong hoạt động.
2. Lỗi định dạng
Thứ đầu tiên mà cấp trên cảm nhận được khi nhìn vào báo cáo hoạt động của bạn không phải là nội dung mà chính là cách giải thích. Nếu báo cáo của bạn sử dụng nhiều các bảng biểu, sơ đồ, biểu đồ thì bạn càng luôn phải chú ý tới định dạng.
Bạn nên sử dụng thống nhất một kiểu chữ, làm nổi bật các đầu mục và dành ra các khoảng trắng phù hợp sao cho dễ nhìn. Các yếu tố như đánh số mục lục, viết hoa các chữ cái đầu dòng,… Cũng cần phải được chú ý.
3. Quá nhiều hoặc quá ít thông tin
Báo cáo hoạt động không nên quá dài hoặc quá ngắn, đặc biệt là khi viết báo cáo hoạt động hàng ngày. Bạn không nhất định phải lên danh sách lại các khó khăn đã bị lặp đi lặp lại từ những ngày trước mà nên chăm chú vào các vấn đề nổi cộm, cần được xử lý ngay.
4. Nội dung thiếu chính xác
Nội dung báo cáo thiếu chính xác, mô tả những công việc không có thực sẽ dẫn đến những sai sót về chi ngân sách, trả lương cho nhân viên,… Nhiều người thậm chí còn không hiểu mình đang viết gì trong báo cáo hoạt động. Thay vì sử dụng các loại bảng biểu, biểu đồ để trực quan hóa số liệu thì họ lại để lấp đầy các chỗ trống không cần thiết, để cho bản báo cáo đủ dài. Đây chính là lỗi sai cực kỳ nghiêm trọng cần tuyệt đối tránh trong quá trình làm báo cáo.
8. Mẫu báo cáo kế hoạch công việc
Báo cáo hàng tháng là sự tổng hợp của báo cáo các tuần trong tháng, được sắp xếp theo từng hạng mục và mốc thời gian cụ thể. Báo cáo tháng thể hiện sự phấn đấu qua các tuần của người nhân viên, từ đó cấp trên có hướng điều chỉnh, khen thưởng hoặc kỷ luật hợp lý. Báo cáo tháng cần bảo đảm đầy đủ thông tin quan trọng, có thể thể hiện bằng hình thức đặc biệt như biểu đồ, cột nội dung…
Tổng kết
Chắc hẳn bài viết trên đã giúp bạn phần nào xử lý vấn đề viết báo cáo hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng năm rồi phải không? Tóm gọn lại ở trên, bài viết đã cung cấp cho bạn các mẫu báo cáo kế hoạch công việc bạn đang tìm kiếm cùng với hướng dẫn cụ thể cách viết mỗi loại báo cáo. Cuối cùng cảm ơn và hẹn gặp lại ở bài viết tới!
Nguồn: Tổng hợp