Đối với nhiều bạn HR thì nhiệm vụ lập kế hoạch nhân sự hay kế hoạch nguồn nhân công (Workforce Planning) là một trong những vai trò khó và phức tạp, đòi hỏi kiến thức và nguồn thông tin đầu vào tổng hợp. Phía dưới là một vài chú ý và kế hoạch nhân sự mẫu mà HR, HRM, CEO có thể tham khảo.
Nội dung nên có của bản kế hoạch nhân sự
1. Các thông tin đầu vào quan trọng
- Kế hoạch, kế hoạch, các mục đích bán hàng của công ty
- Triết lý, chiến lược đãi ngộ, phát triển người lao động.
- Chiến lược dự kiến về sản phẩm, doanh số và các nguyên tắc xây dựng định mức lao động, xác định định biên nhân sự (đây là phần rất khó hiểu nên tôi sẽ bàn ở 1 chủ đề riêng).
- Bản tham số các thông số đầu vào trong từng đầu mục chi phí nhân sự (lương cơ bản, thưởng, mức đóng BHXH, các mức phúc lợi, các khoản chi đào tạo tuyển dụng…)
2. Bản chiến lược định biên
Nêu rõ của năm … mỗi vị trí công việc ở các phòng ban cần có bao nhiêu người, cấp bậc mỗi vị trí là gì (theo hệ thống cấp bậc chức danh nội bộ của công ty bạn), kèm theo miêu tả cv và các yêu cầu tổng quát nhất.
3. Kế hoạch chi phí nhân sự
Với số lượng nhân sự dự kiến của doanh nghiệp năm 2019, bạn cần liệt kê các đầu mục chi phí liên quan đến khoản chi lao động như lương, chi phí BHXH, công đoàn phí, khoản chi phúc lợi, thưởng, khoản chi tuyển dụng, đào tạo,chi phí cho các hoạt động nhân sự phát sinh của năm (ví dụ: mua phần mềm QTNS) … từ đó tính ra được ngân sách chiến lược dành cho các khoản chi ảnh hưởng đến nhân sự năm tới là gồm bao nhiêu. Nội dung này cần thực hiện công việc khắn khít với bộ phận Kế toán để align với kế hoạch chi phí chung toàn doanh nghiệp.
4. Kế hoạch tuyển dụng
Từ chiến lược định biên, kế hoạch chi phí nhân sự và định biên hiện tại của tổ chức, chiến lược tuyển mộ cung cấp cho Ban LĐ công ty số lượng NLĐ cần tuyển mới của năm, thời điểm tuyển, các kênh tuyển, các khoản chi có liên quan cho công tác tuyển mộ, các kiến nghị và nguồn lực cần doanh nghiệp cung cấp…
5. Chiến lược hành động để xây dựng và nâng cao chất lượng của hệ thống quản trị nhân sự
Bạn phải cần nhận xét tổng quát xem hệ thống QTNS hiện tại đang có những khiếm khuyết gì, những hoạt động gì bạn cần tiến hành của năm 2019 để cải thiện nó. Đi kèm theo là giải pháp, timeline, nguồn tiềm lực, trách nhiệm của các cá nhân, bộ phận có liên quan, kết quả đầu ra kỳ vọng…
Mẫu kế hoạch tuyển dụng nhân sự ngắn hạn
Kế hoạch tuyển dụng nhân sự ngắn hạn thường áp dụng cho các trường hợp khẩn cấp tại các công ty. Cụ thể:
1. Tính cần thiết
Chiến lược tuyển mộ ngắn hạn hoặc đột xuất dành cho các trường hợp như:
- Thay thế nhân sự cho trường hợp nhân viên xin nghỉ đột ngột hoặc doanh nghiệp sa thải nhân viên.
- Thêm nhân sự mới cho các vị trí cần bổ sung ngoài dự kiến của kế hoạch tuyển mộ dài hạn trong năm.
Đối với việc thay thế nhân viên
Đây là một trong những chiến lược tuyển mộ nhân viên đơn giản, không quá cầu kỳ về yêu cầu cũng giống như mô tả về công việc. mô tả và các nhiệm vụ công việc của nhân sự mới được thay thế dựa trên thông tin đã có sẵn từ nhân viên cũ. Thế nhưng để tránh việc nghỉ việc đột xuất cũng giống như phải sa thải, nhà tuyển dụng cần quan tâm rút kinh nghiệm về nhân viên ở vị trí trước.
Ví dụ: Nhân viên thu ngân xin nghỉ do sức ép về thời gian làm việc quá dài, thì chiến lược tuyển mộ kế tiếp cần phải chuẩn bị trước các phương án xử lý.
Đối với việc thêm nhân sự mới
Chiến lược kế hoạch tuyển mộ nhân công mới cần chỉ ra rõ sự quan trọng của việc cập nhập. Trong bản kế hoạch cần cung cấp các thông tin như miêu tả về công việc mới, các quyền lợi và nghĩa vụ cũng giống như yêu cầu nhất định về nhân sự mới. Phòng nhân sự cần xét duyệt kỹ càng về vấn đề này nhằm tuyển chọn được ứng viên phù hợp.
Lên kế hoạch tuyển dụng là khâu cần thiết trong công tác tuyển mộ tại công ty
2. Các bước thực hiện
Bước 1: nắm rõ ràng loại tuyển mộ để lập kế hoạch. Cần bổ sung nhân sự còn thiếu nhằm giải quyết các công việc cấp thiết, khẩn cấp khi nhân sự cũ nghỉ, hoặc có dự án mới nhưng chưa có nhân sự đảm nhận.
Bước 2: tạo dựng kế hoạch cách thức tuyển dụng và thời gian tuyển mộ. Bộ phận nhân sự cần làm cho rõ yêu cầu đối với nhân sự mới nhằm đưa rõ ra phương hướng thực hiện cụ thể. Hơn nữa cần cài đặt các tiêu chí như nhận xét kỹ năng, năng lực, văn hóa, trình độ,… của các ứng viên nhằm sàng lọc được các ứng viên tiềm năng nhất. Phòng nhân sự cần tổ chức phỏng vấn trực tiếp để có cái nhìn bao quát về ứng viên và tìm được nhân sự mới tốt nhất cho công ty.
Mẫu kế hoạch tuyển dụng nhân sự theo năm
Tạo dựng kế hoạch tuyển dụng dài hạn theo năm, giúp đảm bảo số lượng nhân sự bổ sung vào các vị trí còn thiếu cho công ty.
1. Tính quan trọng
Triển khai kế hoạch tuyển dụng là một trong những chiến lược phát triển cần thiết và phổ biến đối với các công ty có mức tăng trưởng ổn định cũng giống như các đơn vị thường xuyên có sự biến động về nhân sự. Việc dự trù nhân sự tại các công ty sẽ được căn cứ vào tình hình phát triển, mở rộng quy mô hoạt động, dự kiến thay thế nhân sự, luân chuyển giữa các phòng ban. Tuy vậy về căn bản việc thẩm định cũng như đưa rõ ra chiến lược tuyển dụng nhân sự chi tiết sẽ được thực hiện bởi phòng nhân sự.
2. Mẫu chiến lược tuyển mộ lâu dài được thực hiện bởi phòng nhân sự
Phòng nhân sự cần xây dựng bản chiến lược tuyển dụng nhân công rất đầy đủ và chi tiết theo lộ trình lâu dài. Cụ thể người tuyển dụng cần kiểm soát được các yếu tố luận lợi và khó khăn trong quá trình tuyển dụng cũng giống như dự trù được nguồn kinh phí và nhân lực quan trọng cho quá trình tuyển mộ.
Ví dụ: trong năm nay phòng kế toán cần tuyển thêm 3 vị trí kế toán hỗ trợ dự án của công ty. Phòng nhân sự cần tính đoán đến mức lương, thưởng cho nhân sự mới cũng như cơ sở vật chất như: Vị trí ngồi, bàn ghế, máy tính, tủ tài liệu, điện thoại để bàn,… Sau đó cần yêu cầu đến các kinh nghiệm về nghiệp vụ kế toán đối với nhân sự mới.
Tạo dựng kế hoạch tuyển mộ nhân sự dài hạn theo năm giúp doanh nghiệp hoạch định nguồn nhân sự ổn định
3. Các bước thực hiện chiến lược tuyển dụng nhân sự hoàn hảo
Nhân sự được xem là yếu tố then chốt, là sức mạnh nội tại của các công ty, quyết định đến sự phát triển của các cơ quan. Việc lập mẫu chiến lược tuyển dụng nhân sự dài hạn là một quá trình không thể thiếu trong quy trình vận hành doanh nghiệp.
Bước 1: Xác định nhu cầu nhân lực
Bước đầu tiên phòng nhân sự cần nắm rõ ràng nhu cầu về nhân lực mới của doanh nghiệp dựa trên các mục đích và hoạt động sắp tới của cơ quan. Mục đích của năm tới của doanh nghiệp là gì, cần bao nhiêu nhân lực để đạt được mục tiêu đấy, quy mô và cơ cấu tổ chức có sự thay đổi hay hay không? Dựa trên các nhu cầu trên, phòng nhân sự sẽ tổng hợp các dữ liệu về nhân sự đã có sẵn nhằm nắm rõ ràng được số lượng, chất lượng nhân sự mới cần tuyển.
Bước 2: Đánh giá khách quan về tình hình nhân sự của tổ chức
Nhà tuyển dụng cũng cần đưa rõ ra đánh giá tổng quát về thực trạng nhân sự của công ty. Cụ thể cần dựa trên các yếu tố như chế độ đãi ngộ, môi trường thực hiện công việc, cơ hội thăng tiến, chính sách văn hóa và sự biến động nhân sự trong công ty. Qua các nhận xét trên người có nhiệm vụ quản lý có thể tìm được hướng đi hiệu quả nhằm sửa đổi và cải thiện nhân sự và đảm bảo chất lượng nguồn nhân lực. Từ đó phòng nhân sự sẽ xác định được doanh nghiệp đang thừa hay thiếu nhân sự, nhân sự đang gặp các sai lầm gì. Cuối cùng tạo ra quy trình lập kế hoạch tuyển mộ chuẩn xác và tối ưu nhất.
Mẫu kế hoạch nhân sự cho công ty B2B
Tại đất nước ta có rất nhiều công ty tiến hành tuyển dụng theo ngẫu hứng mà không có kế hoạch hay kế hoạch bài bản. Thông thường mỗi khi công ty thiếu người hoặc cảm thấy thiếu người thì cơ quan sẽ đăng tuyển nhân viên. Việc này không những khiến công ty rơi và hiện trạng thụ động mà còn dẫn đến thiếu hụt nguồn nhân công ảnh hưởng đến vận hành chung của cả bộ máy. Chính vì vậy các công ty cần xây dựng kế hoạch tuyển dụng cụ thể và chi tiết lâu dài.
1. Một vài mẫu chiến lược tuyển mộ nhân sự
Tùy thuộc vào quy trình làm việc mà các doanh nghiệp sẽ lập bảng kế hoạch tuyển dụng thích hợp. Cụ thể:
Mẫu chiến lược tuyển mộ số 1
Mẫu chiến lược số 2
Mẫu chiến lược tuyển mộ số 3
2. Yêu cầu đối với bản kế hoạch tuyển dụng nhân sự
Mẫu kế hoạch tuyển dụng cần thuyết phục các yêu cầu cụ thể về hình thức văn bản, nội dung. Cụ thể nguyên tắc lập kế hoạch tuyển mộ bao gồm các yêu cầu sau đây:
- Bản kế hoạch cần ghi rõ ngày, tháng, năm cần tuyển mộ nhân sự
- Các vị trí nhân sự cần tuyển mộ
- Số lượng nhân sự cần tuyển bổ sung trong tháng/năm
- Yêu cầu về công việc đối với nhân sự mới
- Mô tả công việc, vị trí và các vai trò mà người ứng tuyển cần thực hiện trong ngày/tuần/tháng.
- Mức lương, thưởng dự kiến cho nhân sự mới
- Ngân sách kinh phí dự trù tuyển dụng
- Giải pháp tái cơ cấu nhân sự: sắp xếp hoặc sắp xếp nhân sự đến các vị trí, phòng ban thích hợp với năng lực và kinh nghiệm của nhân sự
- Đề xuất thêm hoặc cắt giảm nhân sự nếu cần
- Hội đồng tuyển dụng: Nêu nhất định đề nghị những người có trong hội đồng tuyển mộ
- Chữ ký: Ban lãnh đạo công ty, Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự, Trưởng bộ phận cần tuyển dụng.
Lưu ý khi lên kế hoạch nhân sự
Một bản chiến lược nguồn nhân công tốt là khi giải đáp được những câu hỏi sau:
Quý/Năm tới là Quý/năm gì: Năm chịu tác động mạnh mẽ của cách mạng 4.0; năm khủng hoảng; năm có tỷ lệ nhân sự Z ra trường cao nhất…
Mục tiêu của việc lập kế hoạch nhân sự là gì: Đó có phải là việc dự báo những việc sẽ phải làm trên con đường đi từ hiện tại đến mục tiêu bán hàng của doanh nghiệp đề ra và những dự báo này sẽ được thực hiện, đo lường như thế nào?
Kế hoạch ra sao thì được gọi là thành công: Là khi được ban lãnh đạo phê duyệt.
Làm thế nào để lãnh đạo phê duyệt: Là khi chiến lược của bạn phải là một bản dự đoán tình hình thực tế cho tương lai có đủ số nhân viên, với đầy đủ khả năng & động lực để đạt được mục tiêu mà doanh nghiệp đưa rõ ra với chi phí hợp lý nhất.
Plan B của kế hoạch nguồn nhân lực lần này là gì: Không phải HR cứ làm chiến lược, trình lên cấp trên có thể được duyệt ngay. Sẽ có nhiều yếu tố cần điều chỉnh, vậy kế hoạch xoay chỉnh sẽ là gì?
Tổng kết
Trên đây chính là những thông tin quan trọng để doanh nghiệp bạn có thể xây dựng bản chiến lược tuyển mộ nhân sự chất lượng. Bạn có thể để lại thông tin ngay phía dưới để nhận kế hoạch nhân sự mẫu không mất phí nhé!
Nguồn: Tổng hợp