Một quy trình quản lý sản phẩm tồn kho đạt kết quả tốt sẽ giúp bạn có thể giảm thiểu chi phí cho việc quản lý kho cũng như đơn giản hóa cho công việc chuẩn bị kiểm tra số lượng hàng tồn trong kho. Tránh hiện trạng thất thoát, hay nhầm số lượng trong kho. Vậy, để quản lý kho tốt, các cá nhân, công ty cần phải nắm vững được các bước trong quy trình quản trị kho hàng.
Khái niệm quy trình quản lý hàng tồn kho
Công thức quản lý sản phẩm tồn kho được xác định xuất phát từ thời điểm nhà quản lý phân phối giao nguyên vật liệu đến kho của tổ chức cho đến thời điểm thành phẩm được xuất ra khỏi kho thành hàng hóa.
quy trình gồm có 3 công việc chính: Quản lý mã hàng, Quản lý hoạt động nhập kho, Quản lý hoạt động xuất kho.
Quy trình quản lý kho hàng theo ISO là gì?
ISO (International Organization for Standardization) là viết tắt của công ty chuẩn mực hoá quốc tế. Theo đó công thức quản lý kho hàng theo ISO là các bước quản trị kho hàng chuẩn mực được đúc kết dựa trên trải nghiệm của những nhà quản lý kho hàng bậc nhất thế giới và nhiều người biết đến trên thị trường.
Ý định của chuẩn mực này là nhằm giúp cho quá trình lưu trữ, luân chuyển hàng hóa được thuận tiện và đạt hiệu quả cao trong những điều kiện khác nhau, cuối cùng giúp doanh nghiệp hoạt động dễ dàng hơn và quý khách hàng ưng ý hơn.
Công việc chuẩn bị quản trị kho theo ISO
Công thức quản trị kho là gì? Ích lợi của việc quản lý kho theo quy trình
Công đoạn quản lý kho là trình tự của việc theo dõi, nắm bắt hàng hóa kho đã được cửa hàng hàng quy định và không thể không các nhân viên phải tuân thủ.
Công đoạn này sẽ giúp đỡ người thực hiện hoạt động biết được mình phải tiến hành theo những bước nào và làm ra sao. nói cách khác việc quản lý kho theo công đoạn sẽ đưa đến rất nhiều lợi ích cho tiệm hàng hóa.
Quản trị kho hiệu quả hơn
Công đoạn quản lý kho hàng hóa sẽ hỗ trợ nhân sự rất có thể hiểu rõ công việc của chính chính mình cũng như biết được chính xác các bước thực hiện.
Chính Vì điều đó, việc quản trị kho sẽ thuận lợi và có được đạt kết quả tốt cao hơn. ngay cạnh đấy nhờ có công việc chuẩn bị, chủ shop sẽ nắm bắt chất lượng ngành dễ dàng hơn cũng giống như có sự Điều chỉnh thích hợp nếu có các sai sót xảy ra.
Giải quyết vướng mắc nhanh hơn hơn
Trong quá trình quản trị kho, dựa vào công đoạn thực hiện người quản trị hoàn toàn có khả năng biết được lỗi ở quy trình nào cũng như xác định được lý do rất nhanh.
Điều này sẽ giúp chủ tiệm hàng hóa có phương hướng xử lý các vấn đề này một cách rõ ràng và hiệu quả nhất, từ đấy hạn chế cao nhất các thất thoát có thể xuất hiện.
Công thức quản trị kho hàng hàng hiệu quả sẽ có thể giúp công ty
- Giúp người chủ có khả năng yên tâm để thực hiện những hoạt động khác: nếu quy trình quản trị kho hàng được nghiêm ngặt, nhân viên nghiêm túc tuân thủ thực hiện các bước làm sẽ giúp làm ra tâm lý vững vàng cho người chủ.
- Giúp các hoạt động, vận hành trong kho được làm 1 cách trơn tru, xuyên suốt: Khi thực hiện quy trình quản trị kho hàng, những bộ phậnhay các khâu chỉ cần nắm rõ quy trình & tuân thủ làm theo đúng với quy trình đã quy định.
- Tạo điều kiện cho công ty có khả năng bám sát được tình hình xuất nhập kho, số lượng hàng tồn trong kho, chất lượng hàng hóa bằng các con số chính xác. Để từ đấy, công ty doanh nghiệp sẽ có những chiến lược ổn để tăng trưởng
- Công thức nhập xuất kho hàng hóa chuyên nghiệp sẽ giúp thời gian cho các công đoạn được rút ngắn, tiết kiệm thời gian, nhân lực & cả chi phí cho công ty.
- giúp tăng sự ưng ý của khách hàng: công thức quản lý kho đạt kết quả tốt sẽ tạo nên tác phong thực hiện công việc nhanh nhẹn và chuyên nghiệp, từ khâu tìm hàng hóa cho đến khâu xuất hàng hóa.
Kế hoạch của công thức quản lý sản phẩm tồn kho
Quy trình quản lý mã hàng:
- Bước 1: Phòng kinh doanh gởi đòi hỏi cập nhật mã hàng mới hoặc sửa lại mã hàng với người đang phụ trách quản lý việc đặt mã hàng của công ty.
- Bước 2: kiểm duyệt lại hiện trạng của từng loại sản phẩm, sau đó thực hiện đối chiếu. nếu như không hiện hữu thì thực hiện ngay bước 3; đối với nhu cầu thay đổi mã hàng thì xuống bước 4 thực hiện.
- Bước 3: Với lệnh thêm mới, cán bộ đảm nhận cập nhật thông tin về mặt hàng; xác định thuộc tính của nhóm hàng, loại hàng, nhà quản lý phân phối để cấp mã hàng mới đúng theo quy định.
- Bước 4: kiểm duyệt sự thiết yếu của việc thay đổi và thay đổi. nếu như không thể chỉnh sửa thì thực hiện Thông báo cho người gữi đòi hỏi. nếu như có thể khác biệt thì thực hiện tiếp bước 5.
- Bước 5: Tiến hành thay đổi mã hàng theo đúng quy tắc đặt mã trước đây.
Quản lý hoạt động nhập kho
Nhập kho mua hàng nguyên vật liệu:
- Khi có kế hoạch nhập kho nguyên liệu, bộ phận bán hàng sẽ Thông báo chiến lược nhập kho đến bộ phận bảo vệ, phòng ban quản lý chất lựơng, phòng ban chiến lược vật tư và những bên xoay quanh để sắp xếp nhân viên.
- Căn cứ vào Phiếu Xuất Kho và Hoá đơn (nếu có) của nhà quản lý phân phối để có thể kiểm duyệt số lượng và chủng loại của nguyên vật liệu cần nhập kho.
- Chuyển Phiếu xuất kho và hóa đơn của nhà quản lý phân phối đếm Kế toán kho vật tư.
- Kế toán kho vật tư đối chiếu lại số lượng nguyên vật liệu tại thời điểm cần kiểm duyệt nhập kho với đơn đặt hàng/ Phiếu đề nghị mua sản phẩm (do phòng ban bán hàng chuyển lên), nhận Phiếu xuất kho và hoá đơn của bên nhà phân phối
- Nhân sự của phòng ban quản lý chất lượng kiểm duyệt chất lượng nguyên vật liệu trước khi nhập kho, nếu nguyên vật liệu đã bảo đảm yêu cầu, nhân sự này sẽ phát hành Phiếu kiểm tra, thử nghiệm nguyên vật liệu và nhân sự bốc xếp chuyển nguyên vật liệu nhập kho. Phiếu thử nghiệm và kiểm duyệt nguyên vật liệu có xác nhận và đóng dấu của nhà quản lý phân phối và chữ ký của cán bộ nhân sự bộ phận quản lý chất lượng là hợp lệ và chuyển cho Kế toán kho vật tư.
- Sau khi nhập đầy đủ nguyên vật liệu, Thủ kho kiểm duyệt số lượng và ghi lại và xác nhận vào thẻ kho.
Nhập kho thành phẩm:
- Thủ kho sẽ tiến hành nhập kho thành phẩm, ký vào Phiếu bàn giao thành phẩm, lưu lại một liên tại kho và chuyển liên kia cho bên phòng ban sản xuất.
Thủ kho cập điền thông tin về thành phẩm vào các Thẻ kho và Báo cáo sản phẩm tồn kho tại bộ phận kho.
Quản lý công việc xuất kho
Xuất kho bán hàng:
- Kế toán kho khi nhận được lệnh xuất kho đi kèm theo đơn hàng bán sẽ thực hiện việc kiểm duyệt tồn kho. nếu tồn kho đủ đơn hàng thì hãy thực hiện bước 2 và không đủ thực hiện bước 3
- Kế toán kho dựa vào các thông tin trên đơn hàng và lập hóa đơn.
- Thủ kho thực hiện việc xuất kho theo hóa đơn.
Xuất kho sản xuất:
Quản lý sản phẩm tồn kho
- Bước 1: Phòng chiến lược vật tư làm phiếu đề nghị xuất kho cho nhà sản xuất, hoặc có phòng ban có nhu cầu trực tiếp để làm đề nghị xuất nguyên vật liệu.
- Bước 2: Giám đốc hoặc người có ủy quyền phê duyệt đề xuất.
- Bước 3: kiểm duyệt số lượng tồn kho coi có thể thuyết phục được đòi hỏi hay không? nếu như đủ hàng đề xuất thì thực hiện bước 4; nếu như không đủ thì thực hiện tiếp bước 5.
- Bước 4: Căn cứ vào yêu cầu khi xuất kho, Kế toán kho lập phiếu xuất kho và sau đấy thu thập xác nhận của các cá nhân có liên quan.
- Bước 5: Thủ kho thực hiện việc xuất kho theo phiếu xuất kho.
Xuất chuyển kho:
- Bước 1: bộ phận khi có nhu cầu chuyển kho làm đề xuất chuyển kho. Giám đốc hoặc người được ủy quyền để coi xét phê duyệt đề xuất chuyển kho. nếu được duyệt thì chuyển sang bước 2.
- Bước 2: Kế toán kho sẽ căn cứ vào phiếu đề nghị chuyển kho được duyệt, thực hiện giao chuyển dịch kho, in phiếu và lấy xác nhận của những bên có liên quan.
- Bước 3: Thủ kho sẽ căn cứ vào phiếu xuất kho đã có ký công nhận việc thực hiện xuất kho và ký công nhận vào phiếu xuất kho.
Xuất Lắp ráp:
- bộ phận có mong muốn lắp ráp hàng hoá làm phiếu đề xuất xuất vật tư để lắp ráp. Giám đốc hoặc người có ủy quyền xem xét phê duyệt. nếu như yêu cầu đã được phê duyệt thực hiện bước tiếp theo.
- Kế toán kho sẽ căn cứ vào phiếu đề nghị xuất lắp ráp đã duyệt, thực hiện lập giao dịch xuất lắp ráp. Sau đấy mới in phiếu xuất lắp ráp thu thập công nhận của những bên ảnh hưởng.
- Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất lắp ráp đã công nhận thực hiện xuất kho và ký xác nhận vào phiếu xuất.
Tổng kết
Trên Nó là các thông tin chi tiết và đầy đủ nhất về quy trình quản lý hàng tồn kho, rất mong sẽ có ích và thiết thực đối với quý bạn đọc.
Nguồn: Tổng hợp