Hồ sơ nhân sự được xem là một trong những đối tượng trung tâm và quan trọng nhất trong công tác quản lý nhân sự. Vậy hồ sơ nhân sự gồm những gì? Hãy cùng Unica tham khảo qua bài viết sau đây.
Hồ sơ nhân sự là gì?
Hồ sơ nhân viên được hiểu là nơi cần thiết, nó lưu giữ toàn bộ những thông tin về nhân viên. Những nội dung cần thiết về nhân viên ở trong một tổ chức như là thông tin về sơ yếu lí lịch, bảo hiểm, lịch sử công tác của nhân sự, phúc lợi và những thông tin về việc xin nghỉ phép của nhân viên.
Những thông tin về hồ sơ nhân sự có nhiệm vụ vô cùng quan trọng trong công tác quản lý của hành chính nhân viên. Những hồ sơ này có thể được sử dụng trong việc tính toán các khoản bảng lương hay các bảng chấm công. vì thế cần phải bảo quản kỹ càng những hồ sơ nhân sự ở trong doanh nghiệp.
Hồ sơ nhân sự của công ty gồm những gì?
Hồ sơ nhân viên của tổ chức chuẩn gồm những gì – nhân viên là một trong những lực lượng chính góp phần tạo nên công ty và đưa công ty tăng trưởng. Chính bởi vậy mà các công ty luôn chú trọng vào vấn đề nhân viên. chọn lọc nhân sự một cách kỹ càng để chắc chắn có được những nhân viên chất lượng thuyết phục đòi hỏi của công ty. trong số đó, những vấn đề liên quan đến hồ sơ nhân viên của công ty là quy tắc quan trọng cần được chú tâm. phía dưới là tất tần tật những tất cả thông tin hồ sơ nhân sự mà bạn nên biết.
Đối với người lao động ở trong thời gian thử việc
Thông thường, ở trong hồ sơ nhân sự bao gồm đầy đủ các giấy tờ như sau:
- Đơn xin việc
- Sơ yếu lí lịch của người lao động
- Giấy chứng minh thư photo công chứng của người lao động
- Các loại giấy tờ bằng cấp photo công chứng của người lao động
Nếu như người lao động ở trong công ty là người nước ngoài, người lao động cần phải chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ trên. Bên cạnh đó người lao động nước ngoài cũng cần phải chuẩn bị thêm visa lưu trú còn hạn và cả giấy phép để lao động tại Việt Nam.
Đối với trường hợp người lao động ở trong công ty có độ tuổi từ 15 cho đến 18 tuổi. Bên phía người sử dụng lao động cần đảm bảo rằng mình đã có sự đồng ý giao kết hợp đồng và được sử dụng bằng văn bản.
Người lao động có độ tuổi dưới 15
Nếu như doanh nghiệp sử dụng con người có độ tuổi dưới 15. Trong hồ sơ nhân sự cần phải đảm bảo được những giấy tờ như sau:
- Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu photo công chứng của người đại diện theo pháp luật của người lao động
- Văn bản đồng ý để người đại diện theo pháp luật đứng ra giao kết hợp đồng cho mình của người lao động dưới 15 tuổi.
Khi doanh nghiệp đã thu được đầy đủ tất cả các loại giấy tờ này xem như đã đủ hồ sơ nhân viên lưu trữ trong công ty.
Hồ sơ lao động – chính thức
Hồ sơ lao động của lao động chính thức được lưu giữ bổ sung thêm vào hồ sơ của người lao động đã lưu trữ trong quá trình thử việc, học việc gồm có tất cả các tài liệu, hồ sơ phát sinh trong quá trình quản trị tại công ty bao gồm:
– Hợp đồng lao động chính thức (theo mẫu HĐ xanh hoặc HĐ của doanh nghiệp tự soạn) – mức lương trên hợp đồng lao động là mức lương công ty thực hiện đóng bảo hiểm cho người lao động tại đây.
– Phụ lục hợp đồng (nếu lương trả cao hơn đối với mức đóng bảo hiểm)…
– Quyết định nội bộ doanh nghiệp trong quá trình người này làm việc tại doanh nghiệp: quyết định tăng lương, thăng cấp, bổ nhiệm…
– Giấy tờ phát sinh trong các thủ tục người lao động và cơ quan nhà nước mà có phát sinh văn bản có chữ ký người lao động thì đều nên làm thành 2 bản và lưu tại hồ sơ của người lao động này tại doanh nghiệp.
Hồ sơ liên quan thuế, kế toán liên quan đến lao động tại doanh nghiệp gồm
Quyết định lương, quyết định tăng lương, quy chế lương công ty.
Bảng lương và các chứng từ thanh toán lương, kèm một file excel tổng hợp từng năm về tổng thu nhập, tổng thuế phải nộp, đã nộp.
Thẻ lương nhân viên có chữ ký của người nhận, UNC chuyển lương qua Ngân hàng.
Các biên lai khấu trừ thuế cho các lao động không ký hợp đồng, các lao động nghỉ việc giữa năm.
Tờ khai đăng ký giảm trừ gia cảnh có xác nhận của cơ quan thuế của từng nhân viên.
Bản sao công chứng hộ chiếu, visa của các cá nhân người nước ngoài.
Các ủy quyền quyết toán thuế của các lao động quyết toán thuế tại doanh nghiệp.
Các giấy tờ khác liên quan
Lưu trữ hồ sơ nhân sự
Bình thường, hồ sơ nhân sự sẽ được công ty lưu giữ để sử dụng cho các đợt thanh, kiểm duyệt quyết toán của cơ quan thuế, đơn vị chuyên ngành có thẩm quyền. Vì điều đó với mỗi một hồ sơ nhân viên đều gắn liền với hồ sơ lương khi doanh nghiệp trình lên thuế.
Trong suốt chặng đường người lao động làm việc, hồ sơ nhân sự có thể được lưu giữ lại tại doanh nghiệp và luôn đi chung với quy trình lao động của tổ chức.
Các yếu tố có trong bộ hồ sơ nhân viên được lưu trữ tại doanh nghiệp gồm có: loại lao động, quy chế lương, thưởng, hình thức trả lương… mặc dù vậy, tùy theo từng doanh nghiệp, mỗi nơi sẽ có những sự không giống nhau.
Phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự
Hồ sơ nhân sự có thể coi là tài sản quan trọng trong doanh nghiệp. Cùng với xu hướng công nghệ 4.0, quản lý hồ sơ nhân sự cũng có nhiều điểm khác. Từ quản lý hồ sơ bằng giấy tờ sang số hóa các thông tin, đảm bảo lưu trữ bảo mật, chuẩn xác.
Quản lý hồ sơ nhân sự trên phần mềm quản lý nhân sự AMIS Nhân sự giúp doanh nghiệp: Đính kèm bản scan hồ sơ theo từng nhân viên, dễ dàng tra cứu, giảm được thời gian lục tìm hồ sơ. Dữ liệu hồ sơ từng nhân viên được quản lý tập trung, sâu chuỗi xuyên suốt từ khi mới tiếp nhận vào làm việc đến khi nghỉ việc.
Trên đây là tổng hợp của wemay.vn về hồ sơ đầy đủ của người lao động trong doanh nghiệp.
Nguồn: Tổng hợp