Quản lý nhân sự hiệu quả luôn là một bài toán khiến các nhà quản trị đau đầu. Bởi với mỗi một mô hình công ty, cơ cấu công ty, cách thức quản lý không giống nhau thì quy trình nhân sự cũng sẽ khác.
Các bước xây dựng quy trình nhân sự hiệu quả
Mặc dù mỗi loại hình công ty có thể sẽ có những phương thức xây dựng quy trình quản lý khác nhau. Tuy nhiên, nhìn chung mô hình “xương sống” cơ bản của một quy trình quản lý nhân sự đều dựa trên các bước dưới đây:
– Tuyển dụng nhân sự
– Tạo dựng kế hoạch đào tạo, phát triển và hoạch định nguồn nhân sự
– Chế độ chính sách
– Hệ thống văn bản áp dụng trong tổ chức
– Xây dựng và phát triển văn hóa công ty
Từ 5 bước cơ bản này mà mỗi nhân sự cấp cao có thể ứng dụng mở rộng thêm để phù hợp mới ước muốn và đem lại hiệu quả quản lý tốt hơn cho doanh nghiệp.
Chi tiết các bước xây dựng quy trình nhân sự
1. Thiết lập hệ thống quản lý nhân sự
Một hệ thống để quản lý nhân sự tốt là khi lãnh đạo cần tất cả thông tin bất cứ một nhân sự nào hệ thống đều có thể mang lại rất đầy đủ trong vòng 5 phút. Việc quản lý nhân sự hiệu quả không nhất thiết phải dựa vào phần mềm mà có thể phụ thuộc vào cách xây dựng và quản lý dữ liệu của bộ phận nhân sự. Nhà quản lý có thể khai triển bằng cách:
– Xây dựng bảng theo dõi thông tin nhân sự theo từng phòng ban, bộ phận gồm có các thông tin: họ và tên, tuổi, kinh nghiệm, quê quán, ưu nhược điểm…
– Xây dựng một file hồ sơ theo dõi tuyển mộ để có thể tuyển chọn được những ứng cử viên có trình độ chuyên môn cao thuyết phục được nhu cầu công việc ở các bộ phận.
– Bảng theo dõi về khả năng của nhân viên để đưa rõ ra quy trình huấn luyện nhằm nâng cao trình độ của nhân viên, từ đó có thể phân bổ nhân viên ở những vị trí thích hợp.
– Bảng theo dõi lương: giúp các nhà quản lý kiểm soát được mức lương nhất định của từng nhân viên để có những điều chuyển mức lương thích hợp cho từng vị trí.
2. Xây dựng quy trình quản lý nhân sự chính xác
Để xây dựng được quy trình quản lý nhân sự rõ ràng phụ thuộc rất nhiều vào mô hình của mỗi một tổ chức. Nó có thể được xem là một bản đồ kế hoạch nhân sự, bao gồm:
– Quy trình tuyển mộ và phỏng vấn nhân sự
– Lên kế hoạch huấn luyện cũng như quy trình điều chuyển nhân sự cho các phòng ban
– Các chế độ đãi ngộ
– Những nội quy, quy định được áp dụng tại doanh nghiệp
– Xây dựng văn hóa doanh nghiệp
3. Xây dựng bảng công việc cho từng nhân viên
Đây được xem là cách thức làm quản lý nhân sự cực kỳ hiệu quả mà các doanh nghiệp không thể bỏ qua. Bởi việc xây dựng bảng miêu tả công việc chi tiết cho từng nhân viên sẽ giúp họ có định hướng về công việc một cách rõ ràng; không bị choáng ngợp hay áp lực khi bắt đầu công việc. Qua đó, người có nhiệm vụ quản lý cũng có thể bám sát được hiệu quả công việc của nhân viên một cách dễ dàng hơn, từ đó để đưa rõ ra một lịch trình huấn luyện nâng cao khả năng chuyên môn cho nhân viên. Với cách quản lý này chắc chắn sẽ mang lại hiệu quả công việc chuyên môn cao đối với bất cứ một đơn vị nào.
4. Hệ thống văn bản quy phạm được áp dụng
Trong quy trình quản lý nhân sự đây chính là bước cực kì quan trọng. Tùy thuộc vào thực tế và nhu cầu riêng của từng doanh nghiệp mà các quy trình, quy định, quy chế sẽ có những thay đổi khác nhau. Vì vậy việc xây dựng văn bản quy phạm nội bộ cần dựa vào tính thực tế và phù hợp để thực thi.
Tuy nhiên, có một vài văn bản chung được áp dụng ở nhiều công ty đó là quy định chức năng nhiệm vụ của các bộ phận/ cơ quan trực thuộc, nội quy lao động, thỏa ước lao động tập thể, quy chế khen thưởng… Chính hệ thống quy phạm nội bộ sẽ điều phối hoặc giúp những con người trong công ty tự động điều phối, xoay chỉnh bản thân, hành vi, suy xét, quá trình thực hiện công việc.
Xây dựng và phát triển văn hóa công ty
“Văn hoá công ty chi phối hành vi của mọi người trong công ty, và người lãnh đạo sẽ nhận được những hành vi của người khác theo cách mà họ tạo ra” – Dick Brown, Giám đốc điều hành của doanh nghiệp hệ thống dữ liệu điện tử EDS – một trong các công ty hàng đầu toàn cầu trong lĩnh vực dữ liệu điện tử nhận xét. Yếu tổ văn hóa công ty là điều đã được nhắc đi khêu gợi lại nhiều lần khi xây dựng bất kỳ quy trình nào trong doanh nghiệp. Đối với quy trình quản lý nhân sự, văn hóa doanh nghiệp tiếp tục được nhắc đến như một bước không thể thiếu của quy trình. Bởi lẽ bất kỳ một tổ chức nào nếu như thiếu đi yếu tố văn hóa thì khó đứng vững được. Bởi lẽ lãnh đạo công ty sẽ rất khó xây dựng văn hóa doanh nghiệp, nếu như không truyền có được những ích lợi mà văn hóa doanh nghiệp đem lại. Cốt lõi của văn hóa là tinh thần công ty và khái niệm giá trị của doanh nghiệp.
Để xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp, các doanh nghiệp có thể tham khảo thực hiện theo những bước sau:
– Bước 1: xác định và thống nhất triết lý bán hàng và quản lý của doanh nghiệp.
– Bước 2: đánh giá động lực cá nhân, môi trường động lực chung của công ty và thống nhất với bộ hành vi ứng xử cho các cá nhân trong công ty.
– Bước 3: nhận xét và đề xuất những thay đổi về quy trình và quy định quản lý.
– Bước 4: đánh giá và đề xuất phương hướng thiết lập hệ thống trao đổi thông tin.
– Bước 5: tổng hợp và đề xuất các phong trào bề nổi và các nghi lễ, nghi thức của tổ chức.
Quy trình nhân sự theo tiêu chuẩn ISO
Ích lợi
– Một tổ chức khi quản lý nhân sự theo tiêu chuẩn ISO không những cải tiến chất lượng quản lý mà còn giúp kết quả nhân sự của doanh nghiệp tăng lên đáng kể.
– Năng suất lao động của người lao động được tăng lên, các chi phí quản lý, thuê ngoài được giảm tối thiểu.
– Khoản chi vận hành bằng việc xem xét, phân bổ nguồn tiềm lực được bỏ qua.
– Tạo điều kiện cho doanh nghiệp có thể trực tiếp nhìn nhận và xử lý các chậm trễ, sai sót không đáng có trong bộ phận nhân sự, quản trị nhân sự.
Quy trình quản lý nhân sự
– Bước 1: Doanh nghiệp cần xem xét xem có đủ khả năng áp dụng chuẩn mực ISO vào bộ máy quản lý của mình không. Không phải cái gì mới, hay thì chúng ta cũng có thể ứng dụng được. Việc áp dụng chuẩn mực khác biệt khiến bộ máy nhân sự thực hiện công việc có thể kém có kết quả tốt hơn trước.
– Bước 2: Tìm người có nhiệm vụ
Sau khi bạn xem xét và được thông duyệt việc quản lý nhân sự theo tiêu chuẩn ISO thì bạn cần tìm người có nhiệm vụ, lãnh đạo quy trình này. Người này có thể là trưởng phòng bộ phận nhân sự, nhân viên HR có kiến thức và chuyên môn nhân sự.
– Bước 3: Tạo dựng kế hoạch nhân sự thực hiện
Để áp dụng quy trình quản lý nhân sự theo chuẩn mực ISO thì bạn cần phân tích và nắm rõ ràng được các điều khoản của chuẩn mực tổ chức mà mình áp dụng. Nhất định, các công ty đều phải tuân theo điều kiện tiêu chuẩn ISO 9001:
+ Xác định trước hệ thống để quản lý chất lượng, mục tiêu chất lượng.
+ Xác định đúng mục tiêu chất lượng quản lý.
+ Kiểm soát đo lường, đánh giá chuẩn xác nhân viên, theo dõi quy trình quản lý.
– Bước 4: Thông báo trong nội bộ tổ chức
Vì một bộ máy luôn được thay đổi quy trình thực hiện công việc, chính do đó, bạn cần phải thông báo cho tất cả các nhân viên trong công ty được biết và chuẩn bị sẵn sàng tinh thần cũng như chiến lược để áp dụng.
– Bước 5: Chuẩn bị tài liệu
Việc áp dụng quy trình quản lý nhân sự theo chuẩn mực ISO đòi hỏi tổ chức, doanh nghiệp phải chuẩn bị tài liệu thật cẩn thận, chi tiết liên quan để thông báo cho tất cả các nhân viên thực hiện chuẩn mực một cách hợp lý.
– Bước 6: Tiến hành thực hiện
Sau khi lên kế hoạch, tài liệu, thông báo cho toàn nhân viên trong hệ thống biết quy trình áp dụng thì người lãnh đạo cần tiến hành thực hiện ngay trong nội bộ doanh nghiệp.
Thường xuyên kiểm tra và thực hiện đúng quy trình, đánh giá và xem xét các mặt tích cực và hạn chế của quy trình trong những tháng đầu tiên để đúng lúc khắc phục và phát triển.
Khi áp dụng chuẩn mực ISO trong quản lý nhân sự thì yêu cầu doanh nghiệp đấy phải định kỳ nhận xét hệ thống thông qua đánh giá nội bộ.
– Bước 7: Đăng ký ISO
Để được đánh giá là công ty có quy trình quản lý nhân sự theo tiêu chuẩn ISO thì bạn cần lựa chọn một doanh nghiệp chứng nhận ISO để đăng ký. Đơn vị chứng thực cần phải là một tổ chức độc lập và được xác nhận chứng chỉ hệ thống quản lý chất lượng ISO.
– Bước 8: Chứng thực ISO
Cơ quan được mang lại phải đủ các điều kiện để tổ chức chứng thực ISO nhận xét là vượt qua và nhận được chứng chỉ quy trình quản lý nhân sự theo chuẩn mực ISO 9001. một khi được cấp giấy công ty đạt chuẩn quản lý ISO 9001 thì bạn cần phải duy trì và quản lý nhân sự một cách nghiêm ngặt và chỉn chu hơn.
Doanh nghiệp cần phải bảo đảm hệ thống quản lý của mình được vận hành xuyên suốt trong các hoạt động hàng ngày và thường xuyên cải tiến, nâng cao chất lượng quản lý.
Tổng kết
Một doanh nghiệp muốn phát triển mạnh và lâu bền, có tên tuổi trên thị trường thì việc áp dụng quy trình nhân sự theo tiêu chuẩn ISO thực sự rất quan trọng. ISO giúp tổ chức, công ty xây dựng được hệ thống quản lý nhân sự một cách chuyên nghiệp, hiệu quả và năng suất.
Nguồn: Tổng hợp