Phần mềm quản lý công văn miễn phí với phong phú các công dụng quản lý công văn đến, công văn đi, công văn nội bộ… giúp cho công ty tiết kiệm được khá nhiều thời gian và công sức trong vấn đề quản lý văn bản, công văn. Công văn, văn bản đến và đi hàng ngày phát sinh rất nhiều, chưa kể đến công văn nội bộ, nếu như chúng ta không có cách quản lý khoa học, thông minh và đạt kết quả tốt thì sẽ rất khó trong công tác quản lý lưu trữ và tìm kiếm sau này. Vì vậy, ngoài việc bạn lưu trữ giấy tờ gốc bên ngoài, phần mềm quản lý văn bản – công văn là cách chọn lựa tốt nhất giúp bạn sẽ chọn lựa ra thông tin nhanh chóng và chính xác. bộ máy cũng lưu thông tin như lưu theo sổ, chọn lọc thông tin,… giúp cho người dung đảm bảo công văn đến – đi, công văn nội bộ được xử lý chính xác và đúng thời hạn, hiệu quả và an toàn. Giúp người dùng trao đổi thông tin, tiếp nhận ý kiến chỉ đạo từ cấp trên nhanh nhất và đúng lúc. Đặc biệt là tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí phục vụ cho công tác quản lý chọn lựa ra và lưu trữ công văn.
1. Phần mềm quản lý công văn là gì?
Phần mềm quản lý công văn miễn phí là một trong những công cụ phục vụ quá trình lưu trữ văn bản trong các cơ quan, doanh nghiệp. Đây là một cách hiệu quả nhất lại không tốn chi phí. Việc áp dụng những tiến bộ của công nghệ trong thời đại công nghệ số là một cách làm tiết kiệm thời gian.
Đạt kết quả tốt đem đến tiết kiệm tương đối nhiều những khoản chi tiêu không cần thiết của đơn vị. Đối với các đơn vị, doanh nghiệp lớn sẽ là điều hết sức cần thiết và đáng lưu tâm. Bởi có những loại văn bản cần được sử dụng nhiều lần, thiết yếu với sự hoạt động của công ty.
Phần mềm quản lý văn bản
Nếu có thất lạc sẽ liên quan rất lớn đến tiến độ thực hiện công việc và cũng là nhiều vấn đề trọng yếu khác. Vào thời điểm hiện tại có rất nhiều phần mềm lưu trữ văn bản dùng trong việc quản lý văn bản được ra đời. Mặc dù vậy, việc tìm được một phần mềm quản lý miễn phí, lại tiện dụng, dễ sử dụng có thiết kế đáp ứng đủ mong muốn của người sử dụng thì không phải cũng nắm rõ.
Đôi lúc bạn lại chọn nhầm những phần mềm cũ, tính ứng dụng không cao. Vì vậy bài viết dưới đây là tổng hợp những phần mềm quản lý văn bản được cho là tốt nhất hiện nay. Việc này sẽ giúp mọi người có thêm nhiều một lời phàn nàn có thể tham khảo đưa ra những sự chọn lựa phù hợp nhất cho hoạt động kế toán của mình.
2. Phần mềm quản lý công văn miễn phí Lizard VB Manager
Một trong những phần mềm quản lý văn bản nội bộ miễn phí đầu tiên chính là phần mềm Lizard VB Manager. Đây chính là một phần mềm quản lý các văn bản, hồ sơ với các cơ quan Nhà nước như : trường học, các cơ sở y tế, các sở ban ngành ở các địa phương và một số đơn vị kinh doanh vừa và nhỏ.
Với việc được nghiên cứu kỹ lưỡng thiết kế hệ thống quản lý văn bản có thể lưu trữ trong thời gian dài đây trở thành một những phần mềm quản lý văn bản được nhiều người tin tưởng lựa chọn.
Với việc tích hợp nhiều công dụng đa dạng, có ích có thể giúp đỡ hoạt động lưu trữ, bảo quản hồ sơ hoạt động thật hợp lý, khoa học. Mặc dù vậy, ra mắt đã lâu cộng thêm việc bị hạn chế về lượng văn bản được lưu trữ nên phần mềm này chỉ thích hợp với những doanh nghiệp vừa và nhỏ sử dụng.
3. Phần mềm quản lý công văn miễn phí Access
Việc quản lý văn bản là một trong những yếu tố khiến nhiều cơ quan, đơn vị, các công ty lớn nhỏ cảm thấy đau đầu. Nhất là với những công ty lớn chuyên về lĩnh vực xuất/nhập khẩu và buôn kinh doanh hóa. Những văn bản, giấy tờ mà họ phải lưu trữ về những hóa đơn xuất/nhập là một vài người lượng khổng lồ.
Việc lưu trữ lại những hóa đơn chứng từ ảnh hưởng đến những yếu tố xuất/nhập hàng hóa luôn cần phải quản lý cẩn trọng tránh để thất lạc, và có thể xuất ra bất kì lúc nào khi thiết yếu. Điều này đã khiến những kỹ sư phần mềm cho ra mắt phần mềm quản lý các file văn bản miễn phí bằng Access để xử lý những yếu tố đau đầu đó.
Phần mềm này đã được kiểm nghiệm thực tế tại phòng Nội vụ huyện Củ Chi. Sau một thời gian được kiểm nghiệm thực tế thì kết quả thu về vô cùng đáng hoan nghênh. Phần mềm lưu trữ văn bản miễn phí này không những dễ dàng để sử dụng lại vô cùng hữu dụng, việc quản lý văn bản, chứng từ được làm một cách rõ ràng gần như là tuyệt đối.
Không những vậy, phần mềm còn có chức năng phân bổ, chỉnh lý hồ sơ giấy tờ theo một hệ thống khoa học nhất. Chính bởi vậy, việc tra cứu thông tin hay chọn lựa ra giấy tờ thông qua phần mềm cũng rất tiện ích, linh hoạt.
Phần mềm quản lý miễn phí bằng access
Điểm tốt khổng lồ nhất của phần mềm miễn phí bằng Access chính là:
- Có tính bảo mật cao
- Thao tác nhanh gọn, tiện dụng
- Thời gian tra cứu, tìm kiếm, quản lý trọn vẹn
- Quản lý, bảo mật văn bản quan trọng hiệu quả
4. Phần mềm quản lý công văn miễn phí eBizOffice
Một phần mềm quản lý văn bản miễn phí vô cùng ấn tượng và tiện ích sau đây chúng tôi muốn giới thiệu chính là phần mềm eBizOffice. Phần mềm này có tính năng hỗ trợ việc lưu trữ quản lý văn bản một cách vô cùng đạt kết quả tốt.
Với điểm tốt vượt trội trong việc bảo mật cao, giải quyết dữ liệu chính xác phần mềm eBizOffice trở thành một trong những công cụ đắc lực hỗ trợ tốt nhất cho người sử dụng trong những quản đề quản lý văn bản.
Một trong những điểm đặc biệt của phần mềm lưu trữ văn bản này khác với các loại phần mềm khác chính là việc người sử dụng hoàn toàn có thể tra cứu những công văn mình nhu cầu dưới nhiều hình thức khác nhau.
Được thiết kế với một giao diện đơn giản, không cầu kì, dễ sử dụng, dễ làm quen, thực hàng các bước nhanh gọn, chính xác phần mềm này dần biến mình thành sự lựa chọn không thể làm ngơ đối với những người làm công việc văn thư lưu trữ văn bản.
5. Phần mềm quản lý công văn miễn phí EFY-DOC
Với việc hàng loạt các loại phần mềm quản lý văn bản được ra mắt trên thị trường rất khó để có thể nói ra những sự lựa chọn hữu hiệu nhất. Đối với người sử dụng thì yêu cầu của họ đối với một phần mềm không chỉ bao gồm ở việc quản lý tốt văn bản mà còn phải tích hợp được nhiều công dụng hữu ích khác nữa trong vấn đề xử lý văn bản.
Và một trong những phần mềm miễn phí đa năng nhất được ra đời đáp ứng yêu cầu khó tính đó chính là EFY-DOC. Đây được coi là một trợ thủ đắc lực, đa công năng nhất rất đáng sử dụng.
Phần mềm quản lý văn bản và điều hành EFY-DOC
Ngoài những chức năng quản lý, xử lý tất cả các văn bản, giấy tờ thì phần mềm lưu trữ văn bản này có có chức năng tổng hợp, báo cáo, tạo lập văn bản dự thảo rất hiệu quả. Công dụng có thể giúp người sử dụng không phải mất khá nhiều thời gian để tự mình chọn lựa ra, tổng hợp thông tin trong quá trình quản trị nữa.
Với điểm tốt vượt trội đó rất nhiều cơ quan, doanh nghiệp đã chọn lựa EFY-DOC là một trong những phần mềm quản lý văn bản không thể thiếu của mình.
6. Phần mềm quản lý công văn miễn phí CloudOffice
Văn phòng điện tử CloudOffice là một hệ thống phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu và điều hành quản trị công việc toàn diện và chuyên nghiêp. Phần mềm quản lý văn phòng CloudOffice được thiết kế một cách khoa học với đầy đủ công dụng trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp và quản lý văn bản, điều hành hoạt động trực tuyến trên máy tính. có cơ hội theo dõi giải quyết văn bản và điều hành công việc từ xa thông qua Internet.
7. Phần mềm quản lý công văn miễn phí C-Office
C-Office là giải pháp văn phòng điện tử cung cấp cho các cơ quan, đơn vị một không gian làm việc cộng tác với hơn 20 tính năng ứng dụng hữu ích được tích hợp trong cùng một bộ máy trên giao diện website, phục vụ mọi hoạt động trong ứng dụng văn phòng điện tử. Đặc biệt C-Office là một sản phẩm được đóng gói từ giải pháp eDocman Plus – giải pháp đạt giải thưởng Sao Khuê 2012 cho giải thưởng phần mềm xuất sắc nhất.
8. Phần mềm quản lý công văn miễn phí Lạc Việt DMS
Phần mềm “QUẢN LÝ HỒ SƠ TÀI LIỆU LƯU TRỮ – LẠC VIỆT DMS” là công cụ giúp tổ chức trung tâm thông tin lưu trữ, tra tìm, quản lý hồ sơ tài liệu một cách tiện lợi, nhanh chóng và chính xác. Lạc Việt DMS đáp ứng yêu cầu quản lý Văn bản tại các trung tâm lưu trữ tại các cơ quan, doanh nghiệp hoặc các trung tâm lưu trữ địa phương, các cơ quan lưu trữ hiện hành và mọi loại hình công ty tổ chức.
- Lạc Việt DMS tuân thủ hoàn toàn quy trình quản lý và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ do Cục văn thư lưu trữ ban hành. Giải pháp gồm nhiều phân hệ tương ứng với các khâu công việc chính của một cơ quan lưu trữ bao gồm thu thập, bảo quản, chỉnh lý, khai thác, tra cứu, báo cáo thống kê…
- Lạc Việt DMS giúp việc quản lý, lưu trữ, tìm kiếm và xử lý hồ sơ sẽ trở nên dễ dàng, khoa học, chuyên nghiệp và đơn giản khi chọn lựa ra, xử lý, tiết kiệm thời gian cho lưu trữ viên, cho người sử dụng khi yêu cầu mượn hồ sơ, tài liệu trực tuyến mà còn có thể đọc nội dung toàn văn đã được số hóa.
- Lạc Việt DMS phân quyền người dùng tới từng chức năng chương trình, đến từng thành phần tài liệu của hồ sơ lưu trữ. Người dùng có thể được phân loại theo cấp bậc từ đó, phần mềm cho phép phân quyền tiếp cận tài liệu theo từng cấp bậc nhằm kiểm soát việc tiếp cận các tài liệu theo độ mật không giống nhau.
- Lạc Việt DMS hỗ trợ cho việc đăng ký sử dụng/mượn hoặc gia hạn thời gian sử dụng hồ sơ tài liệu trực tuyến nhanh nhất, thuận tiện. Ngoài những điều ấy ra, bộ máy còn tích hợp cơ chế mã vạch cho việc ghi mượn, ghi trả, giúp phòng ban quản lý lưu trữ (thủ thư) thực hiện các nghiệp vụ giao, nhận hồ sơ tài liệu một cách nhanh chóng.
Mô hình Nghiệp vụ tổng quan bộ máy Quản lý Văn bản của Lạc Việt DMS
9. Phần mềm quản lý công văn miễn phí IBom.Doc
Sử dụng phần mềm quản lý Văn bản iBom.DOC vào công tác quản lý văn bản, hồ sơ lưu trữ sẽ giúp cho việc lưu trữ văn bản trên hệ thống phần mềm trở nên nhanh gọn, khoa học hơn rất nhiều. Tránh tối đa việc bị thất lạc dữ liệu hay sảy ra hiện trạng tài liệu không còn ở hiện trạng nguyên vẹn do các tác động bên ngoài. Bên cạnh đó công tác tra cứu, tìm kiếm thông tin tài liệu cũng sẽ diễn ra rất nhanh hơn bao giờ hết.
Tổng kết
Phần mềm quản lý công văn miễn phí chính là một công cụ hỗ trợ đắc lực giải quyết những vấn đề ảnh hưởng đến việc quản lý và bảo mật tất cả các văn bản trọng yếu. Sử dụng các phần mềm hỗ trợ quản lý văn bản miễn phí không chỉ giúp bản thân người sử dụng có thể tiết kiệm thời gian tìm kiếm, lưu trữ còn vô cùng tiện lợi trong quá trình quản trị.
Giờ đây khi thời đại công nghệ lên ngôi hãy biết kiểm soát những ích lợi mà công nghệ số hóa mang lại phục vụ hoạt động của bản thân vừa không bị thụt lùi so với thời đại, lại có ích vô cùng.
Nguồn: Tổng hợp