Mẫu quy trình tuyển dụng nhân sự gồm các phần: mục đích, phạm vi, định nghĩa, nội dung tuyển mộ. Tài liệu được sưu tầm và đăng tải, là tài liệu tham khảo hữu ích dành cho các bạn bên nhân sự, cần làm bảng quy trình tuyển dụng. Mời các bạn tham khảo chi tiết và tải về công thức tuyển mộ người làm công tại đây.
Mẫu quy trình tuyển dụng nhân sự số 1
1 Mô tả công việc trong mẫu quy trình tuyển mộ
Trưởng các phòng ban có trách nhiệm đo đạt hoạt động trong bộ phận mình. Lưu ý mô tả rõ các yêu cầu chi tiết về hoạt động, khả năng cần thiết để đáp ứng các yêu cầu hoạt động cho các vị trí do mình phụ trách theo mẫu “Position Description” và trình Ban Giám đốc duyệt.
Các hồ sơ này được chuyển cho Phòng nhân sự của đơn vị lưu giữ bản gốc. Các phòng ban khác lưu 01 bản copy, làm cơ sở cho công tác tuyển dụng và training.
2 Thiết kế quy trình tuyển mộ người nhân viên
Một quy trình tuyển dụng người nhân viên chuyên nghiệp nên được thiết kế bài bản, đầy đủ nội dung cần thiết.
a. Nhu cầu tuyển dụng
Khi có nhu cầu về người nhân viên (cho vị trí mới, bổ sung hoặc thay thế vị trí cũ), bộ phận phát sinh mong muốn điền phong phú thông tin vào “Recruitment Requisition Form”, xin phê duyệt và gửi cho phòng ban người nhân viên.
b. Rà soát và tiếp nhận xin bổ sung người nhân viên
Người làm công phòng người nhân viên rà soát các thông tin trong “Recruitment Requisition Form”. Nếu các thông tin chưa đủ, người làm công phòng người nhân viên yêu cầu bộ phận yêu cầu hoàn chỉnh lại “Recruitment Requisition Form”.
c. Thông báo tuyển dụng
Dựa trên bản Position Description cho vị trí cần tuyển dụng, phòng người nhân viên có nhiệm vụ liên hệ với các doanh nghiệp cung cấp nhân lực và/hoặc đăng tin tuyển mộ trên phương tiện thông tin đại chúng (báo, internet…). Hồ sơ gửi về sẽ được phòng nhân sự tiếp nhận và sơ tuyển.
d. Sơ tuyển hồ sơ
Phòng nhân sự tiếp nhận hồ sơ và tổng hợp thông tin vào “Candidates Shortlist”. Sau đó dựa trên RR và JD tuyển lựa những hồ sơ phù hợp cho vòng phỏng vấn lần 1.
e. Phỏng vấn lần 1
Phòng người nhân viên tổ chức phỏng vấn lần 1 đối với những ứng viên đạt qua vòng sơ tuyển hồ sơ. Các thông tin và kết quả tuyển mộ vòng 1 của các ứng viên tiếp tục được cập nhật vào “Candidates shortlist”. Bạn sẽ tham khảo mẫu danh sách ứng viên tham dự phỏng vấn chuẩn để đánh giá ứng viên chính xác hơn.
f. Phỏng vấn lần 2
Phỏng vấn lần 2 do trưởng phòng ban phát sinh nhu cầu tuyển dụng chủ trì. Mục đích phỏng vấn vòng 2 của các ứng viên tiếp tục được cập nhật vào “Candidates Shortlist”.
g. Thông báo tới các ứng viên trúng tuyển
Dựa vào “Candidates Shortlist”, phòng nhân sự gửi “Employment Offer Letter” tới các ứng viên trúng tuyển sau vòng phỏng vấn lần 2.
h. Chuẩn bị cho nhân viên mới
Khi ứng viên trúng tuyển đồng ý “Employment Offer Letter”, phòng người nhân viên yêu cầu nhân viên mới chuẩn bị hồ sơ, giấy tờ thiết yếu khi thực hiện công việc tại công ty, đồng thời gửi cho người mới bản “[Tên Công ty] New Employee Onboarding Checklist” để trao cho nhân viên mới thông tin như:
- Những việc mà người mới phải hoàn thành trong thời gian thử việc.
- Quyền lợi mà họ được hưởng
- Địa chỉ tham khảo cho các thông tin
- Lịch làm việc…
Sau một tháng thực hiện công việc, nhân viên mới gửi lại phòng người nhân viên bản “[Tên Công ty] New Employee Onboarding Checklist” có xác nhận những việc mà họ đã làm được để phòng nhân sự theo dõi và xem xét. 2 tháng sau khi thử việc, nhân viên mới được Quản lý trực tiếp và Giám đốc nhận xét thử việc theo các tiêu trí trong “Probational Evaluation”.
i. Ký hợp đồng lao động
Người làm công thử việc có điểm nhận xét trung bình trên mức điểm quy định của công ty sẽ được ký hợp đồng chính thức thực hiện công việc tại công ty.
Mẫu quy trình tuyển dụng nhân sự số 2
Mẫu quy trình tuyển dụng nhân sự
Bảng theo dõi sửa đổi tài liệu
| Ngày sửa đổi | Vị trí | Nội dung sửa đổi | Lần sửa | Ghi chú |
| Người biên soạn | Phó ban ISO | Giám đốc | |
| Họ và tên | Đinh Sỹ Hùng | Đỗ Ngọc Hưng | Hồ Anh Thái |
| Chữ ký |
I/ MỤC ĐÍCH:
Quy trình này được lập ra nhằm đáp ứng đúng nhu cầu về nhân sự, yêu cầu hoạt động của doanh nghiệp, dưới hình thức tuyển dụng nhằm cung cấp những công nhân viên có trình độ và tay nghề đúng yêu cầu của các phòng ban trong tổ chức.
II/ PHẠM VI:
Quy trình này áp dụng cho việc tuyển dụng người làm công và quản lý trong tổ chức trừ các nhà quản trị được quy định riêng.
III/ ĐỊNH NGHĨA:
Không có.
IV/ NỘI DUNG:
1. Sơ đồ công thức tuyển dụng
2. Xác định nhu cầu tuyển dụng:
Nhu cầu tuyển dụng phát sinh từ các nguồn sau: theo yêu cầu của GĐ, Phòng nhân sự đề nghị, theo yêu cầu của các phòng ban sử dụng.
Các bộ phận căn cứ vào sơ đồ sxkd và mong muốn công việc phát sinh để lập sơ đồ tuyển mộ vào Phiếu đăng ký nhu cầu nhân sự theo mẫu NS – 01 – BM01.
a) Tuyển dụng phục vụ yêu cầu cho công việc gì
b) Điều kiện đòi hỏi người dự tuyển phải đáp ưng được về: Tay nghề, trình độ chuyên môn, kỹ thuật và những điều kiện khác tùy theo tính chất công việc.
c) Số lượng cần tuyển mộ.
d) Loại lao động: chính thức hay thời vụ.
e) Thời gian cần người nhân viên.
3. Tập hợp nhu cầu:
Trưởng Phòng/ban/đơn vị tập hợp nhu cầu tuyển dụng của các bộ phận trực thuộc vào phiếu đăng ký nhu cầu nhân sự và chuyển cho Phòng người nhân viên theo biễu mẫu mã số: NS – 01 – BM01. Phòng nhân sự phải tiến hành các bước sau:
a) Xác định lại nhu cầu tuyển dụng của các Phòng/ban/đơn vị về số lượng, yêu cầu phục vụ cho hoạt động.
b) Nếu xét thấy còn có một vài chi tiết chưa hợp lý thì trao đổi trực tiếp với Trưởng Phòng/ban/đơn vị ảnh hưởng để độc nhất việc tuyển mộ.
c) Sau khi thống nhất nhu cầu cần tuyển dụng thì tiến hành tổng hợp theo từng đối tượng lao động, số lượng lao động cần tuyển;
d) Lập kế hoạch tuyển dụng chuyển cho GĐ để xin một lời phàn nàn tuyển mộ lao động (có đo đạt và thuyết minh cụ thể); Nếu không đảm bảo các yêu cầu thì sẽ thống nhất lại với các Trưởng phòng ban ảnh hưởng theo một lời phàn nàn của GĐ, nếu có những điểm chưa đồng ý thì phải thuyết minh cụ thể trình GĐ xử lý.
4. Có quy trình tuyển dụng:
Sau khi được GĐ phê duyệt tuyển dụng, Phòng nhân sự tiến hành lên kế hoạch tuyển dụng theo biểu mẫu: NS – 01 – BM02 bao gồm:
a) Số lượng và điều kiện tuyển mộ lao động cho từng hoạt động.
b) Nơi cung cấp nguồn nhân lực (thông báo tuyển dụng tại chỗ, báo, đài, trung tâm giới thiệu việc làm, các trường đào tạo).
c) Thời gian tiếp nhận hồ sơ tuyển mộ.
d) Dự kiến thành phần tham dự phỏng vấn người lao động (tùy theo từng đối tượng để bố trí người có trình độ chuyên môn để phỏng vấn, khảo sát nghiệp vụ chuyên môn).
) Thời gian phỏng vấn.
f) Trình GĐ phê duyệt kế hoạch tuyển mộ bao hàm chi phí tuyển dụng. Nếu GĐ chưa nhất trí thì dựa trên khái niệm của GĐ có sự giải thích của Phòng nhân sự để độc nhất kế hoạch.
5. Lập hội đồng tuyển dụng:
- Đối với các chức danh là quản lý cấp Quản đốc, phó phòng trở lên thì bắt buộc phải lập hội đồng tuyển mộ
- Quyết định lập hội đồng tuyển dụng được thực hiện theo mẫu: NS – 01 – BM03
6. Thông cáo tuyển dụng:
Sau khi kế hoạch tuyển dụng đã được duyệt, Phòng người nhân viên tiến hành thông cáo tuyển mộ qua báo, đài, các trung tâm giới thiệu việc làm, các trường training hoặc niêm yết thông báo, với các yêu cầu rõ ràng như :
a) Các hồ sơ xin việc gồm: Lý lịch (2 bản), đơn xin việc (1), phiếu khám sức khỏe (1), CMND: bản sao có công chứng (1), hộ khẩu, các bằng cấp (tùy theo từng công việc), ảnh, địa chỉ liên lạc bằng điện thoại (nếu có).
b) Mức lương khởi điểm;
c) Địa điểm làm việc;
d) Địa điểm và thời gian tiếp nhận hồ sơ….
7. Tiếp nhận và rà soát hồ sơ:
Phòng nhân sự tiếp nhận hồ sơ của ứng viên, hướng dẫn ứng viên về công thức tuyển dụng của công ty. Phòng nhân sự tiến hành sơ kiểm ứng viên xin thi tuyển mộ như sau:
a) Kiểm tra ứng cử viên có đủ tuổi không (căn cứ CMND, rà soát và đối chiếu với các giấy tờ khác, trường hợp nghi ngờ ứng viên không đủ tuổi thì có thể kiểm tra qua phỏng vấn, nếu ứng viên không đủ tuổi thì không nhận.
b) Rà soát ứng viên có đủ hồ sơ không ? Hồ sơ gồm:
- Sơ yếu lí lịch (bản chính – có xác nhận của chính quyền địa phương)
- Giấy khám sức khỏe (bản chính – 1 bản).
- Đơn xin việc (bản chính – có xác nhận của chính quyền địa phương)
- Giấy tạm vắng (bản sao có chứng thực của doanh nghiệp cấp giấy), hộ khẩu (bảo sao có công chứng – nếu có).
- Giấy CMND bản sao.
- Văn bằng chuyên môn ảnh hưởng (bản sao có công chứng).
Tất cả các giấy tờ được làm không qúa 6 tháng tính đến ngày Phòng người nhân viên rà soát. Trường hợp ứng viên thiếu hồ sơ thì yêu cầu ứng viên bổ sung sau.
c) Rà soát ứng viên có bằng cấp chuyên môn, có kinh nghiệm, có kiến thức đáp ứng được công việc không?
Nếu đạt yêu cầu thì Phòng nhân sự lập danh sách ứng viên theo mẫu: NS – 01 – BM04. Sau đó phòng nhân sự Thông báo lịch rà soát viết (nếu có) cho ứng viên, trường hợp không đạt thì trả hồ sơ cho ứng viên.
Thông cáo cho ứng viên được làm bằng thư mời (trừ trường hợp không có địa chỉ của ứng viên). Thư mời theo biểu mẫu: NS – 01 – BM05
8. Kiểm tra ứng viên:
Kiểm tra kiến thức chuyên môn (bài kiểm tra viết):
- Phòng nhân sự thông cáo lịch kiểm tra cho ứng viên.
- Phòng người nhân viên tổ chức cho ứng viên được kiểm tra.
- Trước khi thi, ứng viên ghi vào bản tự khai theo biểu mẫu: NS – 01 – BM06
- Sau khi thi xong, phòng người nhân viên tổ chức việc chấm thi, thông báo mục đích thi cho ứng viên bằng điện thoại.
- Bảng tổng kết kết quả kiểm tra viết được ghi theo biểu mẫu danh sách ứng viên: NS – 01 – BM07.
- Đối với các ứng viên không đạt yêu cầu, phòng nhân sự thông cáo kết quả tuyển dụng qua thư theo mẫu: NS – 01 – BM08.
Phỏng vấn:
- Đối với những ứng viên kiểm tra kiến thức chuyên môn đạt yêu cầu, Phòng nhân sự lập danh sách ứng viên tham dự phỏng vấn theo biểm mẫu: NS – 01 – BM09.
- Sau đó Phòng nhân sự có nhiệm vụ thông cáo về lịch phỏng vấn và kiểm tra tay nghề, lịch này được thông cáo cho ứng viên biết rõ. Thông cáo phỏng vấn được làm bằng thư mời theo biểu mẫu: NS – 01 – BM11
- Ứng viên không thi viết sẽ ghi vào bản tự khai theo biểu mẫu: NS – 01 – BM06
- Phòng nhân sự chuyển ứng viên cho người phỏng vấn để rà soát hồ sơ và chuyên môn, kinh nghiệm thực hiện công việc, cụ thể:
a/ Các điều kiện tuyển dụng:
- Các bằng cấp, hoặc tay nghề đã được training như thế nào ?
- Người xin việc đã hiểu gì về doanh nghiệp.
- Đã có kinh nghiệm làm việc hay không? Nếu có thì thời gian là bao lâu ? Đã làm việc ở nơi nào?
- Điều kiện về ăn, ở, đi lại nếu được tiếp nhận;
- Tìm hiểu đôi nét về nhân thân, hoàn cảnh gia đình;
- Nguyện vọng khi được tiếp nhận làm việc.
b/ Nghiệp vụ chuyên môn
- Tùy theo đối tượng người phỏng vấn sẽ phỏng vấn, trắc nghiệm về trình độ chuyên môn, kỹ thuật, tay nghề.
- Việc phỏng vấn được thực hiện theo biểu mẫu: NS – 01 – BM12
Trên cơ sở duyệt của GĐ, phòng nhân sự lập thư mời người nhân viên được tuyển mộ đến doanh nghiệp để hướng dẫn thời gian làm việc, các quy định của đơn vị, các công việc cần thực hiện….Thư mời được lập theo biễu mẫu: NS – 01 – BM1 Đối với các ứng viên không đạt yêu cầu, phòng nhân sự gửi thông báo không đạt theo mẫu ở trên.
Tổng kết
Trên đây là các mẫu quy trình tuyển dụng nhân sự chuẩn nhất. Nếu thấy bài viết hữu ích, hãy chia sẻ với mọi người nhé!
Nguồn: Tổng hợp