Bảng tính lương nhân viên là một bảng thống kê nằm trong sự quản lý của bộ phận nhân sự nhằm nắm bắt lương, thưởng, bảo hiểm, số ngày công, các khoản phụ cấp của từng cá nhân trong doanh nghiệp.
Một mẫu bảng lương chỉn chu, chuyên nghiệp luôn là chuẩn mực của mỗi doanh nghiệp. Nó không chỉ thể hiện sự minh bạch, đạt kết quả tốt mà còn góp phần cho thấy trình độ quản lý của mỗi ban lãnh đạo tổ chức. vì vậy, để đạt được một mẫu bảng lương đúng chuẩn, các chuyên viên kế toán cần phối hợp với phòng ban người nhân viên để đưa ra bản mẫu chính xác nhất, vừa đúng luật, vừa mạch lạc trong quản lý thông tin, trình bày.
1. Lưu ý về bảng tính lương nhân viên
Những căn cứ để tính lương
Để có thể tính lương một cách chuẩn xác nhất cho nhân viên, người lao động, người sử dụng lao động cần phải căn cứ chủ yếu vào những quy định đã đặt ra của hợp đồng lao động và bảng chấm công thực tế của các người làm công. Bên cạnh đó, việc tính lương còn căn cứ vào một vài người yếu tố như:
– Các báo cáo, phiếu xác nhận số sản phẩm, xác nhận công việc đã coi như hoàn tất hay chưa coi như hoàn tất (điều này dành cho những hoạt động có tính lương theo doanh thu sản phẩm hay lương khoán).
– Căn cứ vào những quy chế phúc lợi, phụ cấp của các công ty, công ty.
– Căn cứ vào mức lương tối thiểu của vùng, có nghĩa là mức lương tối thiểu mà những người sử dụng con người có trách nhiệm phải trả cho những người lao động.
– Tính lương căn cứ vào tỷ lệ trích của các khoản theo lương, điều này để đề ra khoản tiền đóng bảo hiểm theo quy định.
– Cuối cùng là căn cứ vào mức lương chi trả cho các khoản bảo hiểm của cấp dưới.
Các hình thức trả lương hiện nay
Vào thời điểm hiện tại, hầu hết các đơn vị, doanh nghiệp đều áp dụng trả lương theo 1 trong số 3 hình thức chủ yếu là: theo thời gian, theo sản phẩm và lương khoán.
– Hình thức trả lương theo thời gian: có 2 cách tính lương theo cách thức này như sau:
+ Tổng lương tháng = [( Lương + các khoản phụ cấp) / số ngày đi làm đã quy định trong hợp đồng]*số ngày thực tế theo bảng chấm công.
(Trong đó, số ngày đi làm theo quy định trong hợp đồng được tính = tổng số ngày trong tháng – số ngày nghỉ theo quy định).
+ Cách thứ 2 hay được áp dụng đó là thay vì việc phải tính xem mỗi tháng có bao nhiêu ngày công để chia thì các đơn vị thường có cách tính đơn giản hơn, đó là chọn một con số tiêu chuẩn nhất, cố định để chia và tính lương. Số ngày tiêu chuẩn thường tính là 26 ngày. Khi đó, lương tháng được tính theo công thức sau:
Tổng lương = [(Lương + các khoản phụ cấp) / 26]*số ngày đi làm thực tế.
– Hình thức tính lương theo sản phẩm: cách này hay được áp dụng ở các công ty bán hàng các mặt hàng bán lẻ như thời trang, các dịch vụ người mua hàng,… Và căn cứ vào số lượng sản phẩm có được của các người làm công ở mỗi tháng. Khi đó, lương tháng được áp dụng theo phương pháp sau:
Tổng lương = đơn giá của sản phẩm*số lượng sản phẩm có được.
– Hình thức tính lương theo lương khoán: đây chính là cách tính lương dựa trên khối lượng và số lượng cũng như chất lượng của hoạt động được giao cho từng nhân viên. Với hình thức trả lương này thì có thể theo thời gian hoặc theo sản phẩm tùy vào từng đơn vị. Và điều quan trọng ở đây là người sử dụng lao động phải nói ra được tỷ lệ hoặc đơn giá để khoán cho thích hợp với các người làm công, đặt ra các mức hoàn thành công việc không giống nhau, tăng khả năng thực hiện công việc năng suất và đạt kết quả tốt của người lao động trong hoạt động. Công thức áp dụng cho hình thức này như sau:
Tổng lương = mức lương khoán đã đặt ra*tỷ lệ hoàn thành công việc được cấp.
Tiền lương ghi trong hợp đồng lao động bao hàm những gì?
– Mức lương: là mức lương trong thang lương.
(Lưu ý: Theo quy định, mức lương khi làm bảng lương không được phép thấp hơn mức lương tối thiểu vùng theo quy định.
– Phụ cấp lương, các khoản bổ sung khác.
Các hình thức trả lương theo quy định vào thời điểm hiện tại.
– Tiền lương theo thời gian.
– Tiền lương theo sản phẩm.
– Tiền lương khoán….
(Điều 22 Nghị định 05/2015/NĐ-CP)
2. Các thành phần của bảng tính lương nhân viên
File tính lương bằng Excel sẽ cần những thành phần như họ và tên, lương, phụ cấp, tổng lương thực tế, số ngày công,… Trong phần đầu tiên này, chúng ta sẽ đi qua từng thành phần cần có để cấu thành nên một bảng lương phong phú và bên cạnh sẽ là những chú ý khi làm từng phần.
- Họ và tên: Tên của từng nhân viên cần được đưa vào bảng để nắm bắt và quản lý. Bạn sẽ kèm theo chức vụ, cách liên lạc (email, số điện thoại,…) nếu cần thiết.
- Lương chính: Đây chính là cách gọi khác của lương cơ bản. Lương này chưa bao gồm thưởng, phụ cấp và các khoản khác. Bạn hãy đưa mức lương đã thỏa thuận trong hợp đồng lao động vào mục này nhằm đảm bảo tính pháp lí. Theo Nghị định 90/2019/NĐ-CP, mức lương tối thiểu vùng năm 2020 đã tăng lên so với năm trước nên các doanh nghiệp cần cẩn thận cập nhật các thông tin này. Cụ thể:
– Vùng I: 4.420.000 đồng/tháng (tăng 240.000 đồng so với quy định tại Nghị định 157)
– Vùng II: 3.920.000 đồng/tháng (tăng 210.000 đồng/tháng)
– Vùng III: 3.430.000 đồng/tháng (tăng 180.000 đồng/tháng)
– Vùng IV: 3.070.000 đồng/tháng (tăng 150.000 đồng/tháng)
- Phụ cấp: Các loại phụ cấp bao gồm 2 loại chính, đó là các phụ cấp yêu cầu đóng bảo hiểm và các phụ cấp không yêu cầu đóng bảo hiểm. Các phụ cấp yêu cầu đóng bảo hiểm bao gồm phụ cấp chức vụ, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hay phụ cấp khu vực, thâm niên. Các phụ cấp không mong muốn đóng bảo hiểm bao gồm tiền ăn, tiền điện thoại, hỗ trợ xăng xe, nhà ở.
- Thu nhập danh nghĩa: Thụ nhập danh nghĩa chính là khoản tiền trên lý thuyết mà người lao động được hưởng khi cộng các chỉ số lương cơ bản và phụ cấp không giống nhau.
- Số ngày công thực tế: Đây chính là chỉ số nhằm đề ra thời gian thực mà người lao động làm việc và được hưởng lương theo những ngày lao động đó.
- Tổng lương thực tế: Lương thực tế hay còn hiểu cách khác đó là lương thực chưa kèm phát sinh mà người làm công được nhận. Đây là số tiền đúng mà nhân sự sẽ được trao tận tay nếu không có bất kỳ phát sinh gì (trích bảo hiểm, tạm ứng, …). Có 2 cách để tính lương thực tế:
– Cách 1: Tính theo số ngày công của từng tháng:
Thực nhận = (Thu nhập danh nghĩa/Số ngày công trong tháng) X Số ngày công thực tế
– Cách 2: Tính theo số ngày công được quy định trong quy chế của doanh nghiệp:
Nếu doanh nghiệp quy định số ngày công là 24:
Thực nhận = (Thu nhập danh nghĩa/24) X Số ngày công thực tế
Nếu doanh nghiệp quy định số ngày công là 26:
Thực nhận = (Thu nhập danh nghĩa/26) X Số ngày công thực tế
Cách thứ 2 đôi lúc không chính xác bởi có những tháng ít / nhiều hơn số ngày quy định, sẽ gây ra thiệt thòi hoặc một món hời cho người làm công. Ví như tháng 2 có 28 ngày thì năng lực số ngày công không tới 24 nên khi chia cho 24, số tiền đáng nhẽ mà nhân viên được nhận sẽ bị chia nhỏ. Bên cạnh đó, có những tháng 31 ngày, người làm công sẽ tự động nghỉ phép vì họ đã làm đủ công trong tháng.
- Lương để đóng bảo hiểm: Phần này công ty sẽ chia ra thành từng loại bảo hiểm cần đóng bao nhiêu và trích trừ vào lương của cấp dưới. Phần này sẽ giúp việc quản lý đóng bảo hiểm trở nên khoa học hơn, dễ dàng hơn và minh bạch.
- Thuế TNCN: Đây là phần thuế cần đóng nếu nhân viên ký hợp đồng lao động với doanh nghiệp có thời hạn từ 3 tháng trở lên.
- Thực lĩnh: Đây là phần lương chính thức có thể được trao tới tay người lao động trong kỳ nhận lương của họ. Thực lĩnh sẽ bao hàm tổng lương đã tính phía trên trừ đi các khoản đóng bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân và tạm ứng (nếu có).
Vậy là con người đã đi qua các thành phần của một mẫu bảng lương đúng chuẩn. Hãy cùng xem qua một mẫu bảng lương sẽ được trình bày như thế nào nhé!
3. Cách tính lương nhân viên theo thời gian
Tiền lương ngày được trả cho một ngày thực hiện công việc được đề ra như thế nào?
Cách tính lương theo thời gian được xác định trên cơ sở: Tiền lương tháng chia cho số ngày làm việc thông thường trong tháng. Theo quy định của pháp luật mà công ty lựa chọn, nhưng tối đa không quá 26 ngày.
(Theo điểm a, Khoản 4, Thông tư 47/2015/TT-BLĐTBXH)
Theo như quy định trên thì chúng ta sẽ có hai cách tính lương theo thời gian như sau:
TH 1:
Lương tháng = [(Lương + Các khoản phụ cấp) / Số ngày đi làm theo quy định]* Số ngày thực hiện công việc thực tế.
Trong đó:
Số ngày đi làm theo quy định = Số ngày trong tháng – Số ngày nghỉ.
Ví dụ: Tháng 7/2017 có 31 ngày và có 4 chủ nhật (người lao động được nghỉ vào cn) => Số làm đi làm theo quy định là 27.
TH 2: Hoặc cách tính lương khác như sau:
Thay vì phải tính xem mỗi tháng có bao nhiêu ngày công tiêu chuẩn để chia thì kế toán có cách tính đơn giản hơn. Đó là chọn một con số ngày công tiêu chuẩn cố định để chia (Thường là 26 ngày).
Lương tháng = [(Lương + Các khoản phụ cấp)]/ 26]* Số ngày thực hiện công việc thực tế.
Với cách tính lương như trên thì có vẻ dễ dàng hơn trong việc tính toán và theo dõi tiền lương. Mặc dù vậy tuỳ thuộc vào đặc thù của từng DN, tuỳ thuộc vào yêu cầu của người có nhiệm vụ quản lý mà kế toán có thể chọn một trong hai cách trên để làm bảng lương.
4. Cách tính lương nhân viên theo sản phẩm
Đây chính là cách tính lương căn cứ vào số lượng và chất lượng coi như hoàn tất. Trả lương theo sản phẩm được áp dụng rộng rãi trong các DN. Đặc biệt là các DN sản xuất, chế tạo sản phẩm. Trả lương theo hình thức này có tác dụng khuyến khích người lao động tăng năng suất lao động, nâng cao tay nghề, kỹ năng…..
Tiền lương SP = Đơn giá SP * Số lượng SP hoàn thành.
5. Cách tính lương nhân viên theo hình thức lương khoán
Tính lương khoán là cách tính lương hưởng trên khối lượng, số lượng và chất lượng công việc hoàn thành. Hình thức trả lương này có thể theo thời gian, hay công ty sản phẩm, doanh thu…
Điều chú ý trong phương pháp trả lương khoán là người sử dụng con người phải đề ra một tỷ lệ hay đơn giá khoán thích hợp. Đồng thời đặt ra mức hoàn thành hoạt động không giống nhau ở mỗi mức cao hơn sẽ có tỷ lệ khoán cao hơn. Có thể kèm tiền thưởng bổ sung nhằm phát huy tối đa năng lực. Thêm vào đó sẽ khuyến khích người lao động có được thành tích cao hơn trong công việc.
Lương khoán được trả căn cứ vào:
+ Hợp đồng giao khoán việc.
+ Biên bản nghiệm thu công việc….
Lương khoán = Mức lương khoán * Tỷ lệ hoàn thành hoạt động.
6. Cách làm bảng tính lương nhân viên trên excel
Một bảng lương theo tiêu chuẩn sẽ bao hàm các tiêu chí thể hiện theo dạng các cột trong bảng tính excel như sau:
– Số thứ tự các người làm công
– Họ và tên: cột này bạn sẽ lên danh sách tất cả tên của cấp dưới trong đơn vị cần được tính lương vào đây. Và để việc tính lương được rõ ràng, tránh sự nhầm lẫn với nhiều người có tên trùng nhau, kế toán viên nên chia cụ thể ra từng phòng ban, bộ phận, đảm bảo sự chính xác và bình đẳng cho người lao động.
– Số ngày công thực tế: đây là số ngày thực tế mà người lao động có đi làm, số ngày này được ghi lại trong bảng chấm công, các người làm công kế toán cần kết xuất bảng công và tính tổng số công sau đó ghi vào cột này.
– Cột lương chính thức: phần lương này sẽ căn cứ vào mức lương đã thỏa thuận trong hợp đồng lao động và có sự điều chỉnh nếu có các quyết định tăng lương hay phụ lục của hợp đồng để đưa mức lương chính xác nhất của cấp dưới vào cột này. Lương chính thức là mức lương cơ bản, chưa tính thêm các khoản phụ cấp hay thưởng, phạt, các khoản bổ sung khác. Và mức lương này không được phép thấp hơn so với mức lương tối thiểu của vùng đã quy định.
– Các khoản phụ cấp: đây là mục thể hiện các mức tiền phụ cấp của đơn vị dành cho người làm công và được quy định tại hợp đồng lao động. Và tùy vào từng doanh nghiệp sẽ có các khoản và mức phụ cấp khác nhau. Ví dụ như phụ cấp ăn trưa, phụ cấp xăng xe, điện thoại,…
– Tổng thu nhập: cột này bao gồm tổng số lương chính + phụ cấp.
– Tổng lương thực tế: tổng số lương tính theo ngày công đi là thực tế của cấp dưới.
– Thưởng/ phạt: cột này thể hiện các mức tiền thưởng hay phạt của các nhân viên được tính hàng tháng.
– Cột bảo hiểm sẽ bao hàm các loại bảo hiểm dành cho người lao động khi làm việc tại các công ty, đơn vị như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm nhân thọ,…
– Cột tạm ứng: đây là số tiền mà người làm công đã tạm ứng trước khi được tra lương hoặc số tiền tạm ứng khi đi công tác, làm việc theo phân bổ của đơn vị nhưng chưa hoàn ứng thì cần lên danh sách vào để trừ vào cuối tháng.
– Tổng lương thực lĩnh: là số lương cuối cùng người lao động nhận được sau khi đã cộng hay trừ các khoản trên và được áp dụng theo công thức:
Lương thực lĩnh = tổng lương thực tế + các khoản thưởng – các khoản bảo hiểm – tạm ứng – phạt ( nếu có)
Với tất cả các tiêu chí trên, người làm công kế toán chỉ cần chia các cột trong bảng excel một cách hợp lý và sắp xếp theo thứ tự các mục là đã coi như hoàn tất một bảng tính lương căn bản chuẩn theo quy định.
Tổng kết
Trên đây là tất tần tật các thông tin về bảng tính lương nhân viên. Nếu thấy bài viết này hữu ích, hãy chia sẻ với mọi người nhé!
Nguồn: Tổng hợp