Đối với nhiều bạn HR thì vai trò xây dựng mẫu định biên nhân sự hay chiến lược nguồn nhân công (Workforce Planning) là một trong những vai trò khó và khó hiểu, đòi hỏi kiến thức và nguồn thông tin đầu vào tổng hợp. Dưới đây là một vài chú ý và mẫu chiến lược nguồn nhân lực mà HR, HRM, CEO có thể đọc thêm.
Mẫu định biên nhân sự là gì?
Trước hết, chúng ta hãy cùng nhau thống nhất khái niệm về chiến lược nhân sự. Đồng bộ kế hoạch nhân sự là một phần của quản trị kế hoạch, có nghĩa là: từ khung hình thức bán hàng, ta hoạch định kế hoạch, đồng bộ từ chiến lược cấp doanh nghiệp đến chiến lược cấp công dụng. Chiến lược nhân sự là chiến lược cấp công dụng. Chiến lược nhân sự đề cập đến nguồn vốn nhân lực chứ không dễ dàng chỉ là vấn đề nhân sự, chiến lược ấy gồm: cơ cấu tổ chức, định biên nhân sự, chính sách nhân sự, chính sách đào tạo, quy trình nhân sự, quy chế lao động tiền lương, bảng lương mẫu,…
Như vậy, định biên nhân sự là một phần cần thiết của chiến lược nhân sự. Kế hoạch nhân sự phải sinh ra từ chiến lược cấp công ty. Định biên nhân sự là việc nắm rõ ràng khối lượng công việc và thời gian hoàn thiện khối lượng công việc cụ thể dựa trên kế hoạch bán hàng, kế hoạch phát triển của tổ chức, từ đó tínhsố lượng nhân sự cần thiết (cơ cấu ấy gồm số lượng lẫn chất lượng). Cụ thể hơn, định biên là đưa ra phân tích và dự đoán xem ở khâu công việc đấy 1 tháng phát sinh bao nhiêu công việc, với điều kiện hiện tại của tổ chức và khả năng trung bình của nhân sự sẽ giải quyết bao nhiêu thời gian, lấy tổng thời gian chia cho 26 ngày/ tháng, 6h-7h/ 1 ngày để tính ra số người.
Nhiệm vụ của định biên nhân sự
Ai định biên nhân sự?
Chinh Trưởng bộ phận cùng Trưởng phòng nhân sự/ nhân viên đảm nhận nhân sự cùng nhau định biên nhân sự là đương nhiên rồi, giám đốc chỉ tham gia với nhân cách chỉ đạo.
Để định biên nhân sự cần điều kiện gì?
Điệu kiện định biên nhân sự
Tạo sao phải xây dựng mẫu định biên nhân sự?
Trong công tác hoạch định nhân sự tại doanh nghiệp, việc theo dõi, lập kế họach Định biên nhân sự là cốt lõi để thực thi chính sách tuyển mộ và hoạch định nguồn tiềm lực. Xây dựng định biên nhân sự là theo dõi, tổng hợp và thống kê tình hình tuyển dụng nhân sự thực tế so sánh với chiến lược định biên đề ra để từ đó bộ phận Quản lý nguồn lực có chính sách lôi cuốn người tài sao cho bảo đảm yêu cầu nguồn lực cần có để phục vụ cho kế hoạch công ty đề ra.
Trong việc lập kế hoạch định biên nhân sự, công ty cần nắm rõ ràng yêu cầu về kiến thức, kĩ năng, năng lực và tính chất của đội ngũ nhân sự để nắm rõ ràng chế độ đãi ngộ tiêu chuẩn làm cơ sở cho việc sắp đặt, đào tạo, giám sát và nhận xét kết quả công việc.
Tuỳ vào hoạt động của từng công ty mà lập nên những Định biên nhân sự không giống nhau. Kế hoạch định biên có thể xoay chỉnh tùy vào tình hình thực tế phát sinh.
Dĩ nhiên, người quản lý phải giao việc, đào tạo, giám sát, đánh giá, động viên, định hướng cho nhân viên làm việc có hiệu quả. Tuy nhiên, việc chọn đúng người thích hợp, chuẩn hoá các công việc thành chuẩn mực kĩ năng sẽ giảm khoản chi cho công tác quản lý nhân sự.
Qui trình lập kế hoạch định biên nhân sự
Để thực thi hoạch định nguồn nhân lực, công ty cần tiến hành theo 5 bước sau:
- Dự báo nguồn nhân công
- Phân tích thực trạng nguồn nhân lực
- Quyết định tăng hoặc giảm nhân công
- Xây dựng kế hoạch thực hiện
- Nhận xét chiến lược thực hiện.
Đây là quá trình chung và được áp dụng linh hoạt trong các công ty không giống nhau. Các bước phải được thực hiện cụ thể, nhất định, cần có sự liên kết giữa các phòng ban trong doanh nghiệp.
Bước 1: Dự báo nhu cầu nguồn nhân công
Để dự đoán nhu cầu nhân công một cách rõ ràng, cần phải nắm rõ trong tương lai, công ty của bạn:
- Ước muốn hoàn thành mục tiêu gì?
- Cần phải thực hiện những hoạt động gì?
- Sản xuất những sản phẩm hoặc dịch vụ nào?
- Sản xuất ở qui mô như thế nào?
Dựa trên những thông tin này, nắm rõ ràng nhu cầu nhân công của doanh nghiệp, bao gồm:
- Số lượng: bao nhiêu nhân viên cho từng vị trí công việc?
- Chất lượng: những tính chất và kỹ năng quan trọng là gì?
- Thời gian: khi nào thì cần?
Bước 2: Phân tích thực trạng nguồn nhân lực
Bước này nhằm mục đích xác định những ưu và nhược điểm nguồn nhân công hiện có tại doanh nghiệp. Khi phân tích, cần căn cứ vào các yếu tố sau:
Những yếu tố phân tích về mặt hệ thống:
- Số lượng, cơ cấu, trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm, năng lực thực hiện công việc thái độ làm việc và các phẩm chất cá nhân.
- Cơ cấu tổ chức: loại hình hoạt động, trách nhiệm, quyền hạn và mối quan hệ công việc trong cơ cấu.
- Các chính sách quản lý nguồn nhân lực (tuyển dụng, huấn luyện,khen thưởng, kỷ luật v.v.)
Những yếu tố phân tích về mặt quá trình:
- Mức độ lôi cuốn của công việc đối với nhân viên.
- Sự thỏa mãn của nhân viên đối với công việc.
- Môi trường văn hóa của công ty.
- Cách thức quản trị.
- Tính cụ thể và cụ thể của các mục tiêu mà doanh nghiệp đãvạch ra.
- Những rào cản hoặc các tồn tại của doanh nghiệp.
- Việc cải tiến các hoạt động quản trị nguồn nhân công trong doanh nghiệp.
Bước 3: Đưa ra quyết định tăng hoặc giảm nguồn nhân lực
So sánh nhu cầu nhân lực với thực trạng nguồn nhân công của doanh nghiệp để nắm rõ ràng liệu nhân lực đang dư thừa hay thiếu hụt so với nhu cầu của doanh nghiệp. Sau đấy, cần chọn lựa các phương án để khắc phục sự dư thừa hoặc thiếu hụt nhân lực.
Bước 4: Xây dựng kế hoạch thực hiệnChiến lược thực hiện thường gồm có những nội dung chủ yếu sau đây:
- Chiến lược tuyển dụng nhân viên;
- Chiến lược bố ta lại cơ cấu tổ chức;
- Kế hoạch đề bạt và thuyên chuyển nhân viên;
- Kế hoạch tinh giảm lao động dôi dư.
Bước 5: Nhận xét việc thực hiện chiến lược
- Nắm rõ ràng những sai lệch giữa mục đích đã vạch ra với công đoạn thực hiện kế hoạch;
- Phân tích nguyên nhân dẫn đến các sai lệch đó;
- Đề ra các giải pháp điều chỉnh sai lệch và các cách thức làm hoàn thiện.
- Sau khỉ đã hoạch định nguồn nhân công cần thiết trong tương lai, công ty cần phải tìm kiếm nguồn nhân lực này để bảo đảm nguồn nhân công sẵn có khi cần.
Tính định biên nhân sự thế nào?
VD cụ thể:
Bài toán: Tính số NV dọn phòng cần tuyển cho bộ phận buồng phòng khách sạn có:
+ 100 phòng
+ Mỗi nhân viên có năng lực làm vệ sinh 12 phòng/ ca 8 tiếng
+ Công suất phòng bình quân cả năm của khách sạn là 80%
Khi đó:
1. Số NV cần để làm vệ sinh 100 phòng khách sạn mỗi ngày là: 100 phòng / 12 = 8,33 người
2. Vì công suất phòng bình quân cả năm của khách sạn là 80% nên số NV sẽ giảm còn: 8,33 người * 80% = 6,66 người
3. Để có thể bù trừ khi nhân viên nghỉ hàng tuần, lễ, tết, phép… Ta cần nhân với hệ số bù trừ 1.32 thì được: 6,66 * 1,32 = 8,8 người
=> Như vậy, bộ phận buồng phòng cần tuyển 9 NV dọn phòng để bảo đảm công việc mỗi ngày được hoàn thành và đảm bảo
hơn nữa, bộ phận này cũng cần có:
+ 1 Trưởng bộ phận
+ Các Supervisor, ít nhất 1 người cho 1 ca
+ Nhân viên trực văn phòng buồng (mỗi ca có 1 NV)
+ Nhân viên đảm nhận kho hàng vải, giặt ủi (chỉ làm ca 1 và 2)
Tổng kết
Hy vọng rằng, những thông tin được sẻ chia trên đây đã giúp cho bạn hiểu được định biên nhân sự là gì, điều kiện tính, nguyên tắc áp dụng tính cũng như cách tính cụ thể, mẫu định biên nhân sự… – Làm tài liệu hữu ích áp dụng vào việc xây dựng kế hoạch tuyển mộ và hoạch định nhân sự cho doanh nghiệp.
Nguồn: Tổng hợp