Hành chính người nhân viên là một vị trí trọng yếu trong mọi tổ chức, doanh nghiệp. Vậy hành chính nhân sự là gì? Công việc của phòng hành chính nhân sự? Trong bài viết này mời các bạn cùng đi tìm hiểm lời giải thích cho những câu hỏi trên nhé!
1. Công việc của phòng hành chính nhân sự
Chắc hẳn bạn đã từng thấy những bản mô tả công việc của nhân viên hành chính nhân sự ở đâu đó rồi phải không? Nếu có thời gian và quan tâm bạn cũng hiểu đôi chút về công việc của nghề này. Ngoài một số hoạt động kể trên thì thực tế nhân viên hành chính nhân sự làm gì? Phía dưới là những thông tin có ích để trả lời câu hỏi này.
1. Quản lý hồ sơ, giấy tờ
Dưới đây là bản lên danh sách các đầu việc cần thực hiện trong việc quản lý hồ sơ, giấy tờ của vị trí hành chính nhân sự:
- Thực hiện các công việc tiếp nhận công văn, đơn thư – giấy tờ đề nghị, các loại văn bản, tài liệu được chuyển đến đơn vị và có quyền giải quyết chúng trong thẩm quyền được chỉ rõ, sau đó cần lưu trữ các dữ liệu trong kho dữ liệu của doanh nghiệp.
- Tiếp nhận các loại giấy tờ chứa thông tin liên quan tới người làm công, chúng có thể là giấy báo ốm, giấy báo xin nghỉ để tổ chức tiệc cưới…
- Theo dõi tình hình thực hiện các công việc ảnh hưởng tới duy trì văn hóa doanh nghiệp
- Quản lý các loại giấy tờ ảnh hưởng tới tiền lương và chế độ lương thưởng của nhân viên.
2. Công tác lễ tân
Hoạt động hàng ngày của cấp dưới hành chính nhân sự yêu cầu họ phải đảm nhiệm các hoạt động trong công tác lễ tân, bao gồm:
- Tiếp nhận các giao dịch với người mua hàng bằng hai hình thức trực tiếp và trao đổi thông qua điện thoại.
- Thực hiện tiếp đón khách mời mỗi khi công ty có sự kiện hay công việc nội bộ.
- Tham gia tổ chức các sự kiện của công ty và công việc vui chơi cho người làm công nhằm duy trì và tăng trưởng văn hóa nội bộ doanh nghiệp.
Công việc của phòng hành chính nhân sự
3. Xử lý bảng lương
Quản lý bảng lương là công việc mà bất kỳ người làm nghề hành chính nhân sự nào cũng cần thực hiện tốt. Các hoạt động liên quan tới bảng lương thông thường sẽ bao gồm việc chấm công hàng ngày cho các người làm công của công ty; liệt kê lương, thưởng mỗi tháng cho người làm công và thực hiện việc chi trả cũng như thanh toán tiền lương đúng hạn.
4. Lưu giữ cơ sở dữ liệu và hồ sơ lao động hiện tại
Hoạt động này sẽ được gọi chung là hoạt động quản lý hồ sơ nhân sự. Công việc quan trọng của nhân viên hành chính nhân sự trong vấn đề này bao gồm thực hiện các hoạt động lưu giữ thông tin và cơ sở dữ liệu của nhân viên cũng như thực hiện vai trò bảo mật các thông tin đó.
5. Công tác quản lý tài sản, thiết bị
Các hoạt động ảnh hưởng tới sẽ bao gồm:
- Thực hiện theo dõi máy móc, thiết bị ảnh hưởng tới tài sản của đơn vị cũng như tiếp nhận các thông tin liên quan tới vấn đề máy móc của cấp dưới khác báo lại như máy hỏng, không hoạt động được hoặc máy quá cũ cần thay mới hoặc bảo trì. Từ đó có sơ đồ thiết yếu để bảo dưỡng nhằm duy trì tiến độ thực hiện công việc thông thường cho nhân viên ở bộ phận sản xuất.
- Kê khai các ấn phẩm văn phòng hàng tháng và thực hiện công việc mua trao cho các bộ phận trong đơn vị.
2. Vai trò của phòng hành chính nhân sự
1. Quản lý công tác người nhân viên của doanh nghiệp
Tạo ra cơ cấu tổ chức người nhân viên cho các bộ phận trong công ty. Tham mưu cho Ban giám đốc về việc sắp xếp, bố trí và tăng trưởng nhân sự bằng việc phân tích cơ cấu tổ chức, nhận xét mục đích công việc và khả năng nhân sự.
Hàng năm tiến hành xây dựng kế hoạch người nhân viên và chiến lược phát triển nguồn nhân lực cho doanh nghiệp, tính toán ngân sách liên quan đến chi phí lao động (quỹ lương, chi phí đào tạo, BHXH, BHYT, chi phí đồng phục,…). Tham gia hoặc phối hợp với các đối tác tổ chức khảo sát lương và thực hiện khảo sát các chi phí lao động trên thị trường để làm cơ sở tạo ra chính sách người nhân viên hàng năm. Thực hiện khảo sát chính sách nhân sự, mức độ hài lòng của cấp dưới để cải tiến chính sách người nhân viên.
Tạo ra quy chế tiền lương, nội quy lao động, các quy chế thực hiện công việc và quy trình, quy chế trong công tác tuyển dụng, training, bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, khen thưởng, kỷ luật, đánh giá đối với người làm công trong đơn vị. Phối hợp với Công đoàn cơ sở tạo ra chương trình phúc lợi, khen thưởng hàng năm.
Tổ chức và tiến hành các hoạt động nhân sự theo đúng quy định: tuyển dụng, đánh giá người nhân viên, nhận xét mục đích hoạt động, đào tạo, thanh toán lương, chế độ phúc lợi… Quản lý hồ sơ, thông tin nhân sự theo quy định hiện hành.
Cung cấp và quản lý các tất cả thông tin cơ cấu tổ chức, chế độ quyền lợi, thông tin tuyển dụng,.. Trên website doanh nghiệp và các trang tuyển mộ trực tuyến để quảng bá hình ảnh doanh nghiệp.
Công việc của phòng hành chính nhân sự
2. Quản lý các công tác hành chính
Xây dựng quy chế và thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, quản lý hồ sơ pháp lý của công ty. Đảm bảo các công tác hậu cần tại đơn vị như: lễ tân, tiếp khách, văn phòng phẩm, đồng phục, quản lý điều động xe,… Đồng thời còn đảm bảo công tác an ninh, an toàn lao động, phòng cháy, chữa cháy trong đơn vị.
Thực hiện các thủ tục hành chính pháp lý, soạn thảo các văn bản hành chính (lịch công tác tuần, sắp xếp lịch họp, lịch thực hiện công việc,…), và tổ chức các cuộc họp, sự kiện hàng năm của công ty.
Có quy trình mua sắm, quản lý và hướng dẫn sử dụng các tài sản chung của đơn vị. Phối hợp với phòng kế toán thực việc kiểm kê và thanh lý tài sản.
Tiến hành các công tác tạo dựng cơ bản, sửa chữa, bảo trì, bảo hành tòa nhà văn phòng theo định kỳ. Phân bổ, bố trí chỗ làm việc trọn vẹn cho từng phòng ban, bộ phận. Tạo ra các quy định và nâng cao tinh thần trách nhiệm trong việc giữ gìn tài sản chung, sử dụng tiết kiệm điện, nước, điện thoại và giữ gìn vệ sinh trong văn phòng.
3. Quản lý việc truyền thông trong doanh nghiệp
Hàng năm xây dựng chiến lược, kế hoạch, ngân sách và thông điệp truyền thông thích hợp với từng đối tượng kết quả trước mắt. Phát triển, quản lý các công cụ truyền thông (website, poster, banner, brochure, folder…) và thực hiện việc truyền thông rõ ràng, nhất quán.
Tạo ra và quản trị bộ nhận diện thương hiệu, thực hiện các thủ tục đăng ký bản quyền, bảo hộ nhãn hiệu, duy trì việc tăng trưởng thương hiệu. giải quyết các rủi ro xuất hiện trong quá trình xây dựng, phát triển và củng cố thương hiệu. Định kỳ nhận xét và cải tiến hình ảnh thương hiệu sao cho phù hợp với từng giai đoạn tăng trưởng của công ty.
Tổ chức các buổi họp báo, sự kiện, hội nghị; lên kế hoạch, nội dung cho các chương trình; viết và biên tập các bài viết PR, thông báo báo chí, nội dung quảng cáo, quảng bá hình ảnh của đơn vị.
Xây dựng và duy trì sự kết nối với giới truyền thông, cơ quan ban ngành xoay quanh đến hoạt động truyền thông, marketing, bán hàng để có được hậu thuẫn tốt nhất trong việc quảng bá thương hiệu.
Tìm kiếm, xem xét, đề xuất tham gia, chuẩn bị hồ sơ và theo dõi kết quả các giải thưởng trong và ngoài nước cũng như các chương trình tài trợ xã hội để nâng cao hình ảnh thương hiệu của đơn vị.
4. Quản lý các khó khăn pháp lý
Chịu trách nhiệm lựa chọn và thuê đơn vị tư vấn các khó khăn pháp lý ảnh hưởng đến hoạt động của đơn vị. Chẳng hạn như: tạo dựng, sửa đổi, bổ sung các văn bản, quy định của công ty; hỗ trợ các phòng ban trong tổ chức các vấn đề pháp lý; đại diện cho đơn vị khi xuất hiện các tranh chấp.
5. Quản lý công việc của cấp dưới phòng hành chính người nhân viên
Hàng năm cần xây dựng kế hoạch, kế hoạch ngân sách, sơ đồ công việc của phòng. Tiến hành tổ chức hệ thống nhân sự, phân công hoạt động trong phòng hợp lý để hoàn thành sơ đồ hoạt động đã đặt ra.
Xây dựng các quy định, quy trình nghiệp vụ thuộc lĩnh vực quản lý của phòng; đánh giá đạt kết quả tốt các công thức, quy định này để liên tục cải thiện, nhằm tăng cao thành quả hoạt động của đơn vị. Định kỳ lập báo cáo theo quy định của doanh nghiệp và các báo cáo khác theo yêu cầu của Ban giám đốc.
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Ban giám đốc.
3. Quy trình làm việc của phòng hành chính nhân sự
Thông thường công thức thực hiện công việc của chuyên viên hành chính thường bắt tay vào làm bằng những hoạt động rõ ràng như sau:
- Thực hiện việc sắp xếp, quản lý làm việc cho các nhân viên trong văn phòng.
- Lên kế hoạch tuyển dụng và đào tạo nguồn nhân lực thật tự tin mới cho công ty
- Thực hiện việc giám sát, soạn thảo và lưu trữ giấy tờ cho đơn vị.
- Sắp xếp, bàn giao công thức công việc cho người làm công
- Tiếp nhận, lưu trữ hồ sơ nhân viên trong đơn vị.
- Quản lý, sắp xếp thời gian họp, ghi chép các một lời phàn nàn và chỉ thị của ban giám đốc trong các cuộc họp.
- Giám sát các vấn đề của nhân viên ảnh hưởng tới đạt kết quả tốt của hoạt động động viên và khích lệ tinh thần người làm công.
- Quản lý lương thưởng, chế độ bảo hiểm, quy chế của doanh nghiệp và tri trả đúng hạn cho người làm công.
4. Tố chất của nhân viên hành chính nhân sự
Tại thời điểm này nhu cầu tuyển nhân viên hành chính nhân sự tại Hà Nội và Tphcm rất cao vì phẩm chất hoạt động cũng như nhu cầu thăng tiến mà việc làm này thu hút rất nhiều các bạn trẻ, vậy để biến mình thành người có chuyên môn trong lĩnh vực này bạn cần những kỹ năng gì?
- Kỹ năng xử lý tình huống, nhanh nhẹn và ăn nói tốt
- Là chuyên gia trong lĩnh vực
- Đạo đức của người làm nhân sự
- Kỹ năng tổ chức
- Thành thạo tin học văn phòng
- Dù có nhu cầu tuyển dụng cao nhưng
Để trở thành nhân viên hành chính người nhân viên không cần yêu cầu quá khắt khe, tuy nhiên bạn phải hoàn thiện phong phú các tố chất: Nhanh nhẹn, khéo léo, ăn nói tốt, xử lý vấn đề, tỉ mỉ , chăm chỉ và chịu được áp lực công việc…
5. Mức lương của nhân viên hành chính nhân sự
Hành chính nhân sự cũng được xem là một trong những hoạt động nhẹ lương cao, đây cũng là hoạt động đòi hỏi các kỹ năng và kinh nghiệm cao nên mức lương bình thường của một người làm dao động từ 7 – 10 Triệu tùy vào kinh nghiệm và thời gian làm việc. Ở vị trí trưởng phòng nhân sự mức lương thâm chí lên tới 15 – 25 triệu. Đây chính là hoạt động và mức lương đáng mơ ước.
Tổng kết
Trên đây chính là câu trả lời cho câu hỏi công việc của phòng hành chính nhân sự là gì? Và mô tả hoạt động của chuyên viên hành chính hy vọng qua bài viết bạn đã có thêm định hướng để không thể bỏ lỡ cơ hội biến mình thành một chuyên gia trong lĩnh vực hành chính này.
Nguồn: Tổng hợp