HR Manager là gì? Công việc của trưởng phòng nhân sự có vất vả không? vai trò của họ trong công ty như thế nào?
1. Công việc của trưởng phòng nhân sự
- Hỗ trợ cho cấp trên (Giám đốc/ ban giám đốc) giải quyết những vấn đề thuộc lĩnh vực người nhân viên trong đơn vị.
- Điều hành các hoạt động trong phòng của mình.
- Tương tác, hỗ trợ các phòng, ban khác khi họ có yêu cầu hay khó khăn trong vấn đề nhân sự.
2. Trách nhiệm của trưởng phòng nhân sự
- Thực hiện toàn bộ các hoạt động ảnh hưởng đến người nhân viên theo sự phân công của Ban giám đốc
- Lên được sơ đồ, lộ trình sử dụng tài sản, thiết bị của toàn đơn vị
- Có quy trình và cách thực hiện về việc an toàn lao động, trật tự an ninh…
- Đề xuất và tham mưu cho lãnh đạo các thông tin trong lĩnh vực người nhân viên
- Tham mưu cho BGĐ về công tác hành chánh của công ty.
- Hỗ trợ các bộ phận về công tác người nhân viên, hành chính
3. Quyền hạn của trưởng phòng nhân sự
- Gánh chịu hậu quả quản lý tất cả nhân sự của phòng
- Có quyền điều phối và phân công hoạt động cho nhân viên trong phòng
- Giám sát tiến độ thực hiện công việc, nhận xét kết quả hoạt động của nhân viên phòng nhân sự
- Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyển….với người nhân viên
- Được phép xử lý các yêu cầu, khiếu nại… của người nhân viên các phòng ban dựa trên nội quy, quy chế của doanh nghiệp
- Trưởng phỏng nhân sự được quyền yêu cầu các bộ phận làm rõ trách nhiệm khi có các vấn đề phát sinh liên quan đến sự thiệt hại vật chất, uy tín của doanh nghiệp.
- Truyền tải những chỉ thị, một lời phàn nàn của Ban giám đốc tới nhân viên, giúp nhân viên hiểu đúng các yêu cầu và thực hiện phong phú.
- Giải quyết các khó khăn phát sinh trong năng lực nhằm làm giảm sự thiệt hại đến quyền lợi của CBCNV hoặc đơn vị.
- Ký và quản lý các văn bản giấy tờ được BGĐ ủy quyền
- Ký Thông báo các hoạt động chuyện môn của phòng
- Truyền tải các chỉ thị của cấp trên tới các phòng ban, giám sát sự tương tác giữa các phòng ban để bảo đảm công việc làm đúng yêu cầu của cấp trên.
4. Nhiệm vụ chính của trưởng phòng nhân sự
Trưởng phòng người nhân viên có nhiệm vụ chính là quản trị nguồn nhân lực trong tổ chức. 4 vai trò chính của TPNS là: lập sơ đồ và tuyển dụng, training và phát triển, duy trì và quản lý, cung cấp, truyền thông tin và dịch vụ nhân sự.
1. Lập kế hoạch và tuyển dụng:
– Phối hợp với các bộ phận trong tổ chức để lâp kế hoạch nguồn nhân lực: theo dõi thông tin nhân lực toàn công ty, đưa ra bảng mô tả hoạt động chuẩn hóa cho từng vị trí nhân viên, lập sơ đồ tuyển mộ nhân sự.
– Tham vấn, giám sát quá trình tuyển dụng.
– Hoạch định những chính sách thích hợp thu hút người tài cho công ty.
– Kết hợp cùng các phòng ban khác tổ chức tuyển dụng những địa điểm thiếu cho doanh nghiệp. Nếu các bộ phận cần thêm người nhân viên khi đề xuất với phòng nhân sự, phòng nhân sự sẽ đăng tuyển trên web, báo và tổ chức giới thiệu việc làm để tìm kiếm. Trưởng phòng người nhân viên không trực tiếp phỏng vấn ở các vị trí thấp, họ sẽ phân cho nhân viên người nhân viên và nhân viên chuyên môn ở phòng đó trực tiếp tuyển dụng. Một vài người vị trí trọng yếu như: tổ trưởng chuyên môn, phó phòng, trưởng phòng thì trưởng phòng nhân sự mới trực tiếp tham gia tuyển mộ.
Phụ thuộc vào chủ trương và kế hoạch doanh nghiệp xác định, ví dụ như quý 3 và quý 4 doanh nghiệp mở bộ máy kinh doanh mới, trưởng phòng nhân sự sẽ tính toán 1 chi nhánh cần bao nhiêu người nhân viên, tổng các chi nhánh cần bao nhiêu nhân sự? Sắp xếp người làm công vào công việc và về các địa điểm phù hợp với họ. Phân chia chức danh và tính lương cho các nhân viên. Đệ trình bản thảo lập kế hoạch cho Hội đồng cổ đông xét duyệt trước khi đưa vào thực hiện.
2. Về mặt training và tăng trưởng nhân lực
– TPNS tổ chức hướng dẫn các nhân viên mới hội nhập với hoạt động. Thường doanh nghiệp chỉ training ngắn hạn cho nhân viên các kỹ năng và kiến thức thiết yếu phục vụ cho đơn vị.
– Xác định nhu cầu đào tạo và lựa chọn hướng phát triển, đào tạo theo yêu cầu doanh nghiệp.
– Tạo ra, quyết định chương trình training cho người lao động tại công ty phát triển nghề nghiệp của họ. Với các chương trình đạo như những khóa học dài hạn trên 3 tháng, TPNS sẽ xem xét nguyện vọng và quyết định có hỗ trợ học phí cho nhân viên không. Thường đơn vị sẽ yêu cầu nhân viên đó đem bằng cấp về và đảm bảo rằng làm việc cho doanh nghiệp trong khoảng thời gian bao nhiêu lâu.
3. Duy trì và quản lý nguồn lực
Trưởng phòng nhân sự là người chỉ đạo việc nhận xét mục đích hoạt động của nhân viên, khen thưởng, trả công cho họ. Ngoài những điều ấy ra, trưởng phòng người nhân viên phải cùng với các trưởng bộ phận khác bố trí, thuyên chuyển, đề bạt, quản lý quá trình thôi việc… Họ còn hướng dẫn, tư vấn cho các bộ phận khác về chính sách người nhân viên của công ty và giữ nhiệm vụ đôn đốc các phòng ban khác thực hiện.
Trưởng phòng nhân sự là cầu nói giữa người lao động và người sử dụng con người, mang trong mình tính cách vừa răn đe, vừa phục vụ. Răn đe để không cho nhân viên tham nhũng, thiếu kỷ luật làm liên quan xấu đến công ty, để tổ chức kết cấu đơn vị cho vững mạnh. Họ cũng là người ký các quyết định thuyên chuyển công tác.
4. Thông tin, dịch vụ nhân sự:
Trưởng phòng cần nắm bắt thông tin nhân sự trong đơn vị nhanh nhất, truyền tin hiệu quả. Trưởng phòng người nhân viên sẽ ký các quyết định ban hành luật, văn bản bổ sung cho nhân lực cũng như các yếu tố khác liên quan để bảo đảm doanh nghiệp thực hiện công việc theo đúng yêu cầu của nhà nước.
– Trưởng phòng người nhân viên cũng cần tạo ra các mối quan hệ tốt với các cơ quan có thẩm quyền của nhà nước như Sở kế hoạch đầu tư, cảnh sát khu vực, cơ quan phòng cháy chữa cháy..
5. Vai trò của trưởng phòng nhân sự
Quản trị con người đóng một nhiệm vụ vô cùng quan trọng trong cấu trúc công ty. Họ là cầu nối giữa mọi người trong công ty và là người giải quyết các khó khăn nội bộ một cách hiệu quả.
Đi về lịch sử một chút, từ xưa khi mà các đơn vị chuyên nghiệp đầu tiên được hình thành, bộ phận nhân sự đúng hơn là một phòng ban hành chính khi lo các thủ tục giấy tờ, tiền lương, các quyết định hành chính trong công ty. Dần dà, ngoài việc hành chính, phòng ban người nhân viên tiếp quản thêm việc tuyển dụng và đào tạo người nhân viên. Sau đó, ngoài tuyển mới, training và các hoạt động hành chính, bộ phận nhân sự tiếp tục lo cho sự tăng trưởng cao hơn cho các thành viên trong công ty, quản lý và điều chỉnh các sự kết nối trong đơn vị.
Tại thời điểm này, trong môi trường bán hàng tối tân, ngoài tiếp quản các mảng nêu trên, bộ phận HR còn đóng nhiệm vụ dẫn đầu doanh nghiệp khi phần lớn các kế hoạch kinh doanh đều được tích hợp vào các kế hoạch nhân sự dài hạn.
6. Tố chất của trưởng phòng nhân sự
Một người làm người nhân viên giỏi để bước lên cấp độ quản lý cần là người dung hòa giữa cảm xúc và lý trí, tức kiến thức, tư duy và tình cảm nồng ấm, công minh, công tâm. tiếp theo là một số điểm chính về khả năng cần có của 1 người làm nhân sự:
- Tố chất lãnh đạo: Đây cần là người có thể gây dựng lòng tin, lời nói thoát ra phải có trọng lượng và thuyết phục. Họ cần cư xử đúng mực và biết tiếp thu, tôn trọng mọi người.
- Khả năng tư duy logic: Họ phải là người có tư duy mạch lạc, rõ ràng nếu không sẽ bị rối bởi như bạn đọc có thể thấy khối lượng hoạt động không hề ít của quản lý nhân sự. Tất nhiên, độ căng thẳng dựa vào nơi thực hiện công việc và quy mô của công ty nhưng áp lực ở đơn vị nhỏ nhất cũng không dễ chịu.
- Khả năng thấu hiểu: Họ cần nói ra các nhận xét lý trí nhưng cũng cần cân nhắc cái “tình”. Người có tố chất thấu hiểu có thể nói ra những đánh giá công tâm như vậy.
Bên cạnh các khả năng là một bộ các kỹ năng mà người làm quản lý cần nắm như lòng bàn tay như các kỹ năng quản lý, kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng thực hiện công việc độc lập, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng tạo ra sự kết nối, kỹ năng duy trì sự kết nối, kỹ năng thiết lập kế hoạch,…
Rất nhiều các kỹ năng từ lớn tới nhỏ mà một trưởng phòng nhân sự cần phải thuần thục. Trên thị trường lao động bây giờ, vị trí quản lý HR cũng là một vị trí cạnh tranh cao nhưng mà là giữa các công ty bởi người tài thiếu việc thật là hiếm.
Tổng kết
Với cương vị là một trưởng phòng nhân sự, đối tượng làm việc đặc thù chính là chúng ta thì đây chắc chắn là một trong những hoạt động đòi hỏi nhiều kỹ năng, sự khéo léo… Nếu bạn đang có ý định theo nghề hành chính người nhân viên và định hướng muốn biến mình thành một trưởng phòng nhân sự hãy chú ý những công việc của trưởng phòng nhân sự trên nhé!
Nguồn: Tổng hợp