Cơ sở dữ liệu quản lý nhân sự là gì và phương pháp quản lý cơ sở dữ liệu người nhân viên tối ưu nhất hiện nay?
1. Cơ sở dữ liệu quản lý nhân sự là gì?
Cơ sở dữ liệu là một tập hợp các dữ liệu có tổ chức, thường được lưu trữ và truy cập điện tử từ bộ máy máy tính. Khi cơ sở dữ liệu phức tạp hơn, chúng thường được tăng trưởng bằng cách sử dụng các kỹ thuật thiết kế và mô hình hóa.
Cơ sở dữ liệu người nhân viên, được sử dụng bởi các người có chuyên môn nhân sự (hoặc người chịu trách nhiệm về người nhân viên trong các doanh nghiệp) để lưu trữ thông tin cá nhân liên quan đến nhân viên của họ. Cơ sở dữ liệu nhân sự thường có nhiều thành phần và bảng biểu, vì nó phục vụ cho rất nhiều vai trò không giống nhau, giống như thống kê chi tiết training hoặc quản lý tuyển mộ.
Dữ liệu được lưu trữ bao gồm mọi thứ từ thông tin chi tiết của nhân viên đến thông tin của người quản lý, chi tiết cá nhân như địa chỉ, ngày sinh, chức danh hoạt động, thâm niên phục vụ, tiền lương, bằng cấp, bảng chấm công, bảng phân công, các khóa đào tạo tham dự, ngày nghỉ và không có mặt.. Và bất kỳ thông tin nào khác có thể hỗ trợ nhân sự quản lý lực lượng lao động.
Cơ sở dữ liệu cũng nên có tính bảo mật để người làm công chỉ có quyền truy cập vào dữ liệu thích hợp với nhiệm vụ công việc của họ. Chỉ những quản trị con người mới được tiếp cận dữ liệu và cho phép người khác truy cập vào những dữ liệu này.
Mặc dù vậy người làm công vẫn có thể tự nhập một số dữ liệu nhất định, chẳng hạn như công việc họ đã hoàn thành mỗi ngày hoặc thời gian họ bắt đâu và kết thúc ca làm. Trưởng nhóm cũng có thể truy cập thông tin ảnh hưởng đến người làm công báo cáo cho họ ngoại trừ những dữ liệu dữ liệu bí mật, giống như tiền lương, vẫn có thể được giữ kín. Có thể có một vài người thành viên nhân sự được chỉ định có quyền truy cập hệ thống vào toàn bộ dữ liệu, để tạo báo cáo hoặc thực hiện các thay đổi thiết yếu.
2. Quản lý cơ sở dữ liệu nhân sự
Hệ thống cơ sở dữ liệu nhân sự thường được chia thành 5 phân hệ quản lý chính:
- Quản lý thông tin người làm công
- Quản lý phòng ban
- Quản lý thông tin về hợp đồng lao động
- Quản lý khen thưởng kỷ luật
- Quản lý danh mục chung
Hoạt động quản lý cơ sở dữ liệu người nhân viên bao hàm các thao tác như: quản lý hồ sơ nhân viên, bổ sung hồ sơ mới, cập nhật hồ sơ, tính lương, phụ cấp, thực lĩnh; tra cứu thông tin, lập báo cáo thống kê theo trình độ hoặc công ty bộ phận.
Có 2 công thức quản lý cơ sở dữ liệu chính đó là phương pháp truyền thống: quản lý bằng sổ sách giấy và excel; và công thức mới, hiện đại hơn là quản lý bằng các phần mềm nhân sự.
3. Phần mềm quản lý nhân sự
Phần mềm quản lý nhân sự được hiểu là những ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ việc thực hiện các quy trình người nhân viên trở nên dễ dàng hơn. Phần mềm quản lý nhân sự tại thời điểm này là sự kết hợp của tất cả các hệ thống tuyển mộ và quản trị lực lượng lao động được dùng với kết quả để hoàn thiện đạt kết quả tốt kinh doanh. Phần mềm sẽ tập trung các công thức hành chính và nguồn nhân lực về một mối để nhà quản lý dễ dàng phân công công việc, theo dõi, đánh giá tiến độ, và khen thưởng.
Phần mềm người nhân viên là phương pháp quản lý cơ sở dữ liệu nhân sự tối ưu nhất Hiện nay bởi, nó hay được tích hợp với các phần mềm quản trị doanh nghiệp tổng thể khác như một phân hệ nhỏ nhằm tận dụng khả năng liên kết và đồng bộ thông tin giữa các phòng ban.
Trong việc quản lý cơ sở dữ liệu người nhân viên, các phần mềm người nhân viên sẽ hỗ trợ:
- Quản lý tất cả thông tin hồ sơ nhân viên, Tra cứu, chọn lựa ra hồ sơ.
- Cho phép nhân viên tự cập nhật hồ sơ cá nhân
- Cho phép cập nhật hàng loạt thông tin hồ sơ vào hệ thống
- Tạo lập báo cáo
- Cho phép phân tích, thống kê tình hình nhân sự trong đơn vị.
Tổng kết
Trên đây là những thông tin về cơ sở dữ liệu quản lý nhân sự. Nếu thấy bài viết hữu ích, hãy chia sẻ với mọi người nhé!
Nguồn: Tổng hợp