Bảng đánh giá KPI là một phương pháp quản trị bằng việc lượng hóa hiệu quả thực hiện công việc của một nhân viên theo một khoảng thời gian. Nắm rõ cách xây dựng KPI cho nhân viên sẽ giúp hoạt động quản trị rành mạch, thông suốt.
1. Bảng đánh giá KPI là gì? Vì sao cần KPI?
KPI theo tiếng anh là từ rút gọn của Key Performance Indicator có nghĩa là chỉ số đánh giá thực hiện việc hoàn thành công việc, là một công cụ đo lường, nhận xét hiệu quả công việc được thể hiện qua số liệu, tỷ lệ, chỉ tiêu định lượng, nhằm phản ánh hiệu quả hoạt động của các tổ chức hoặc bộ phận chức năng hay cá nhân.
Các tổ chức, công ty thường dùng KPI ở nhiều cấp độ không giống nhau để nhận xét mức độ thành công của họ đối với một mục đích đề ra từ trước. KPI ở level cao sẽ tập trung vào các thông số, mục tiêu chung của toàn doanh nghiệp. Trái lại, KPI ở level thấp được sử dụng cho các hệ thống quy trình, cá nhân, phòng ban, nhằm đánh giá hiệu suất những công việc, tiến trình đơn lẻ.
Về tổng quan, việc sử dụng KPI cho các hoạt động quản trị có thể hỗ trợ công ty nói chung và các nhân viên nói riêng ở các sai lầm như sau:
Với doanh nghiệp:
- Theo dõi được hiệu năng làm việc của nhân viên trực quan, minh bạch, chuẩn xác cũng giống như đề ra chế độ phúc lợi, kỷ luật phù hợp
- Nâng cao hiệu quả quy trình nghiệm thu thực hiện việc hoàn thành công việc
- Bảo đảm những mục tiêu, tầm nhìn sẽ được hoàn thành đúng như hy vọng
Với nhân viên:
- Hiểu được cấp độ hoàn thành công việc so sánh với mục đích đề ra
- Tạo động lực thực hiện công việc, hướng đến thực hiện mục tiêu
- Phát hiện thấy các khiếm khuyết nếu như chậm tiến độ thực hiện vai trò để cải thiện kịp thời
2. Cách tính bảng đánh giá KPI phù hợp
Muốn có kết quả đo lường chuẩn xác, mọi KPI trên đều được thiết lập và tính toán đảm bảo:
2.1 mục tiêu
Giúp nhân viên hiểu rõ vai trò, nhiệm vụ cũng như đóng góp của mình đối với tập thể. Từ đó chủ động phân chia thời gian và nguồn lực để làm việc hiệu quả.
Giúp nhận xét chuẩn xác hiệu xuất làm việc của nhân viên qua từng giai đoạn. Từ đó, không ngừng cải tiến nâng cao năng suất.
2.2 Nguyên tắc
Nội dung của KPI có thể thay đổi linh hoạt tùy theo mục tiêu công việc của mỗi người, phòng ban tại từng gian đoạn.
Nhưng nguyên tắc tính KPI cần phải được thống nhất để thực hiện đồng bộ. Cách tính KPI được coi là đúng khi tuân theo nguyên tắc vàng sau:
2.2.1 Nguyên tắc phân chia KPI theo trọng số
Vậy trọng số trong KPI là gì ? Có ích lợi gì trong KPI ?
Trọng số thể hiện cấp độ cần thiết của 1 KPI so sánh với những KPI khác trong tất cả KPI của cá nhân một người
Được biểu diễn qua tỷ lệ % hiệu suất tối đa mà KPI đấy đạt trong tổng 100% điểm hiệu năng của một cá nhân.
**Lưu ý: Cùng 1 KPI tuy nhiên trọng số của mỗi cá nhân sẽ khác nhau vì tùy thuộc vào cấp độ cần thiết và số lượng KPI của mỗi người
Tìm hiểu thêm: Ưu – yếu điểm của phương pháp nhận xét KPI
2.3 Lợi ích của việc chia trọng số trong KPI
Nhân viên nắm bắt công việc tốt, phân chia nguồn tiềm lực và thời gian làm việc hiệu quả
Hiệu năng thực hiện công việc của nhân viên được nhận xét chuẩn xác qua từng giai đoạn
Đánh giá được tỷ lệ giúp sức của 1 KPI đối với toàn bộ KPI của 1 cá nhân
2.4 Nguyên tắc phân chia KPI theo trọng số
Một nhân viên có thể đảm nhiệm cùng lúc 5 – 7 công việc. Tuy nhiên những công việc này đều có tầm quan trọng và có đóng góp giống nhau. Vì vậy công việc có thể chia làm 3 nhóm chính:
| Thời gian thực hiện | Ảnh hưởng đến mục tiêu chung | |
| Nhóm A | Nhiều | Nhiều |
| Nhóm B | Ít | Nhiều |
| Nhiều | Ít | |
| Nhóm C | Ít | Ít |
Như vậy, trọng số của mỗi nhóm công việc sẽ được tính bằng cơ quan %, dựa trên mức độ quan trọng và đóng góp của chúng.
Bước 1: Xác định mức độ cần thiết của KPI theo nhóm A,B và C như trên.
Bước 2: Nắm rõ ràng trọng số của từng nhóm (cần sự thống nhất trên toàn bộ doanh nghiệp)
Hiệu suất từng KPI = (điểm của nhóm / Tổng KPI)
Ví dụ: Nhân viên N đạt 9 KPI, trong đó:
- 5 KPI thuộc nhóm A
- 3 KPI thuộc nhóm B
- 1 KPI thuộc nhóm C
Như vậy, cách tính KPI dựa trên trọng số có thể như sau:
| Bước 1: nắm rõ ràng nhóm | Bước 2: tính % trọng số | |
| 1 | A | 27% |
| 2 | A | 27% |
| 3 | B | 16% |
| 4 | B | 16% |
Một vài lưu ý trong quá trình đặt trọng số
- Trọng số sẽ rất khó để đưa ra ngay từ lần cài đặt trước tiên vì công ty chưa có những dữ liệu nhất định làm cơ sở cho việc xác định tầm quan trọng của từng KPI. Thế nên, đối với những KPI chưa có số liệu từ trước, công ty nên phân chia trọng số đều nhau. Sau 1 – 2 kỳ nhận xét, việc đề xuất trọng số cho những KPI sẽ được thực hiện dễ dàng hơn.
- Việc đặt trọng số cần thực hiện theo vai trò: nhân viên có quyền đề xuất mức trọng số của mình tuy nhiên cấp quản lý trực tiếp là người phê duyệt và thống nhất đối với bộ KPI của nhân viên do mình quản lý.
3. Những sai lầm trong xây dựng bảng đánh giá KPI
Lấy ví dụ từ giải pháp marketing của doanh nghiệp, nhất định hơn là một trang website giới thiệu sản phẩm, một chỉ số KPI có thể được tạo ra như sau:
KPI: Tăng tỉ lệ chuyển đổi kinh doanh của web lên 20%
- Mô tả: Tỷ lệ chuyển đổi hiện tại của website đang bị chững lại ở ngưỡng 12%, để có thể cạnh tranh được với những đối thủ cùng phân khúc, doanh nghiệp phải tìm cách để tối ưu chúng lên 20%
- Thời hạn thực hiện: trong vòng 6 tháng.
- Tần suất báo cáo kết quả thực hiện: Hằng tháng
- Nguồn dữ liệu đo lường: Số lượng người đăng ký trải nghiệm thử sản phẩm/ Số lượng người mua hàng
- Người có nhiệm vụ làm chủ KPI: Product Manager của website.
Dựa theo VD bên trên, ta sẽ cùng đi vào tìm hiểu những sai lầm trong hoạt động xây dựng các thông số KPI trong công ty. Chúng bao gồm:
1. KPIs không liên kết với những mục tiêu kế hoạch của công ty
Đúng như tên gọi KEY Performance Indicator, KPI phải là những chỉ số thực sự quan trọng. Cụ thể hơn, chúng phải được tạo ra và theo dõi dựa trên những mục tiêu mang tính chiến lược của từng phòng ban, doanh nghiệp. Việc xây dựng và đánh giá KPI không ăn khớp với những mục đích nhất định có thể khiến công ty lãng phí nguồn tiềm lực và tài nguyên, cùng lúc đó không mang lại kết quả như hy vọng.
Quay lại VD bên trên, với một web giới thiệu sản phẩm có mục tiêu bán hàng và tăng doanh thu, thông số KPI tăng tỉ lệ chuyển đổi khách hàng được đưa rõ ra là hoàn toàn hợp lý. Ngược lại, những thông số đo lường như lượng khách truy cập trang, thời gian xem trang,… Tuy cần thiết, được dùng để nhận xét chất lượng web, tuy nhiên sẽ không được xem là KPI do không có những mối quan hệ mật thiết với mục tiêu đề ra.
2. Chỉ tập trung tới các thông số KPI kết quả mà bỏ qua KPI dẫn dắt
KPI như “Tăng tỉ lệ chuyển đổi kinh doanh của Web lên 20%” là thông số đánh giá kết quả cuối cùng, tuy nhiên không cho ta thấy lý do để đạt được kết quả này. Vô hình chung, thông số này sẽ trở nên mông lung và khó có thể đạt được nếu như không được tạo ra tập các KPI thể hiện lý do bổ sung thêm (Ví dụ trong trường hợp này có thể là “Tung ra thị trường 3 sản phẩm mới trong năm”).
Nhìn chung, giữa các chỉ số KPI cần có các mối quan hệ nhân quả khắn khít. Doanh nghiệp từ đó cũng nên cân bằng giữa hai loại chỉ tiêu KPI về kết quả và lý do để bảo đảm kết quả đầu ra được như mong đợi.
3. Xây dựng KPIs cố định, không có sự cập nhật và tùy chỉnh theo thời gian
Tiếp tục theo dõi từ ví dụ trên, chẳng hạn, chỉ với một nửa thời gian dự kiến là 3 tháng, tỷ lệ chuyển đổi bán hàng đã đạt ngưỡng 20%, lúc này công ty nên làm gì? (1) Giữ nguyên KPI và để nhân viên thả lỏng, mất động lực phấn đấu trong công việc trong khoảng thời gian còn lại? (2) Hay tùy chỉnh KPI để hợp với đà phát triển của website, của doanh nghiệp?
Đáp án có lẽ tương đối dễ dàng, bởi chẳng ai muốn phung phí nguồn lực của mình và giậm chân tại chỗ khi đang sở hữu đà phát triển mãnh liệt cả. Do vậy, KPI lúc này có thể được tùy chỉnh để hợp với tình hình thực tế của tổ chức. Tương tự, khi xảy chân trong những giai đoạn khó khăn, các thông số nhận xét cũng nên được tối ưu lại để đảm bảo nhân viên có thể xử lý được công việc hợp lý, hiệu quả.
* Lưu ý, KPI không nên được áp dụng để đo lường kết quả các mục đích thuộc lĩnh vực sáng tạo: Đặc điểm công việc của các vị trí sáng tạo như họa sỹ thiết kế, phát triển phần mềm, kiến trúc sư, chuyên gia phân tích dữ liệu,…là công việc, mục tiêu đổi mới liên tục, không lặp lại, thậm chí có những việc diễn ra đúng 1 lần hoặc trong thời gian nhanh chóng, bởi vậy không áp dụng được KPI. Trong những trường hợp này OKR là chọn lựa hoàn hảo, ngày càng nhiều doanh nghiệp ứng dụng OKR trong quản lý, điều hành như Intel, Google, LinkedIn, Deloitte,….
4. KPI đánh giá hiệu quả quản lý nhân sự
– Tỷ lệ vòng đời của một vị trí bất kỳ trong đơn vị = tổng thời gian phục vụ của vị trí đó/ tổng số lượng nhân viên làm vị trí đấy.
Bạn sẽ tính vòng đời cho toàn doanh nghiệp. Đối với vị trí có vòng đời thấp việc này có thể không phải lỗi của tổ chức mà là vì khái niệm của xã hội về các công việc thời vụ.Đối với các bộ phận, một phần có thể do cách quản trị của trưởng bộ phận đã không giữ được nhân sự ở lại lâu hơn.
– Tỷ lệ nhân viên không hoàn thiện vai trò = số nhân viên không hoàn thiện nhiệm vụ/ tổng số lượng nhân viên.
Bạn xem xét tỷ lệ này của toàn công ty và của từng bộ phận. Tỷ lệ quá thấp thì cần được chú ý. hơn nữa, điều này còn có thể liên quan bởi sếp của công ty bạn. nếu sếp bạn là người nhận xét quá khắt khe hoặc hơi hòa đồng nên đánh giá tất cả đều hoàn thiện đầy đủ, bạn nên xem xét kỹ.
5. Tổng kết
Điều cốt yếu là công ty phải xác định cụ thể mục đích phát triển kinh doanh, chiến lược xây dựng đội ngũ hỗ trợ khách hàng phù hợp với khách hàng mục tiêu để đặt ra bảng đánh giá KPI hiệu quả, giúp nhân viên phát huy được hết khả năng thực hiện công việc của mình.
Nguồn: Tổng hợp