Hướng dẫn cách tạo bảng chấm công theo tháng trên Excel

Mẫu bảng chấm công theo tháng là một trong số những biểu mẫu được các doanh nghiệp sử dụng với mục đích tính công cho người lao động. Bảng chấm công sẽ ghi lại tất cả khoảng thời gian làm việc của cấp dưới dù nghỉ phép, nghỉ lễ hay vắng mặt không nguyên nhân đều được chấm theo đúng quy định.

1. Bảng chấm công theo tháng là gì?

Mẫu bảng chấm công là một loại văn bản thuộc chứng từ kế toán ,được sử dụng để các công ty làm căn cứ để tính lương và cũng là quản lý được người lao động một cách rõ nét nhất. Phụ thuộc vào nội dung đã quy định tại Phụ lục 3 của Thông tư 133/2016/TT-BTC và TT200/2014/TT-BTC, phần danh mục và mẫu biểu chứng từ thì có mẫu bảng chấm công (Mẫu 01a-TĐTL) để các doanh nghiệp áp dụng. Tuy nhiên đây cũng là văn bản chứng từ kế toán thuộc loại hướng dẫn nên các đơn vị có thể chủ động tự tạo ra mẫu bảng chấm công thích hợp với quy mô và cũng là phẩm chất hoạt động của tổ chức mình để quản lý nguồn nhân lực một cách đạt kết quả cao nhất. Mặc dù vậy những mẫu bảng chấm công được áp dụng vẫn phải đáp ứng đầy đủ các quy định bảo đảm được nguyên tắc minh bạch, rõ ràng, dể rà soát, đối chiếu, kiểm soát và đúng lúc.

Mẫu bảng chấm công thường nhật được lập trên file excel vừa đơn giản nhưng vẫn bảo đảm được sự minh bạch, bài bản, công bằng cho tất cả nhân viên của bất kể công ty nào. Bất kể là ngày nghỉ phép, nghỉ lễ hay nghỉ phép không lương đều được người có nhiệm vụ chấm công đầy đủ.

2. Cách tạo bảng chấm công theo tháng trên Excel

BỐ CỤC CÁC SHEET

Về mô hình là 13 sheet, nhưng khi bắt đầu làm ta chỉ phải 2 sheet:

+ 1 sheet là Danh sách người làm công (DSNV)

+ 1 sheet là Tháng 1 (làm hoàn chỉnh cho 1 tháng, các tháng sau có thể copy sheet này rồi đổi tên)

SHEET DANH SÁCH NHÂN VIÊN

Nội dung chủ yếu trong sheet này là Tên và Mã người làm công. Cần tạo mã người làm công vì có thể có trường hợp trùng tên. Khi quản lý theo mã sẽ tránh trường hợp bị trùng.

Ngoài ra còn có các nội dung khác ảnh hưởng tới người làm công, như: ngày sinh, quê quán, số CMT, ngày vào làm…
bạn có thể tạo như sau:

+ Cột E (ngày sinh), bạn bôi đen cả cột (đưa con trỏ chuột vào vị trí trên cùng của cột – chữ E, bấm chọn cả cột), bạn định dạng Format cell/Number/Custome/ chọn dd-mm-yyyy . Tác dụng: khi bạn nhập bất kỳ dữ liệu kiểu ngày tháng vào cột này sẽ tự động đưa về dạng dd-mm-yyyy (01-01-2014)

Sheet danh sách nhân viên hầu hết là nhập bằng tay nên không có gì phức tạp.
Lưu ý: bạn chừa ra khoảng 2-3 dòng trên cùng để tạo liên kết tới các sheet khác. Bên trái cách ra 1 cột để dự phòng nếu cần bổ sung gì thêm.

SHEET THÁNG 1

Đầu tiên bạn tạo khung cho bảng chấm công, gồm các nội dung: tiêu đề – bảng chấm công, tháng, bộ phận chấm công, định mức ngày công trong tháng, các cột gồm: mã người làm công, tên nhân viên, ngày trong tháng (31 cột tương ứng với 31 ngày – số ngày lớn nhất của 1 tháng), 4-5 cột tính quy ra công, 1 cột để ghi chú

Tiếp sau đó bạn co độ rộng của các cột sao cho gọn và dễ nhìn. Các cột ngày trong tháng có thể co lại nhỏ vừa đủ để chấm công thôi. Cột quy ra công cũng không mong muốn rộng lắm. Chủ yếu cột tên và mã nhân viên hiển thị đủ là được.

Cách co độ rộng: bạn bôi đen các cột ngày trong tháng, quy ra công (trong ví dụ là bôi đen từ cột E đến cột AM), sau đó co độ rộng ở cột E khoảng 30 pixels (hoặc bôi đen từ cột E đến cột AM, sau đó bấm chọn command Column Width, chọn 3,13 tương ứng 30 pixels)

Vậy là bạn đã làm xong phần khung của Bảng chấm công. Tiếp theo ta sẽ thực hiện thao tác chọn ngày tháng của bảng chấm công.

TẠO NGÀY THÁNG TRONG BẢNG CHẤM CÔNG

– Đầu tiên ta đề ra năm sử dụng. Tại ô D1 nhập thành quả của năm. Ví dụ năm 2014

– Tại ô B4 (xác định tháng chấm công), ta nhập hàm đề ra ngày: =date($D$1;1;1)
Lưu ý dấu ngăn cách các thành phần trong hàm có thể là dấu ; hoặc dấu , tùy thiết lập của máy tính. Ở máy tính của tôi sử dụng dấu ;
Nội dung hàm date: xác định thành quả của ngày tháng theo giá trị xác định trong hàm. Giá trị theo thứ tự là Năm, tháng, ngày. Ở hàm trên là Năm = giá trị tại ô D1, Tháng = 1, Ngày = 1

– Sau khi nhập hàm xong, tại ô B4, chọn format cell / custom / nhập thành quả [“tháng “mm” năm “yyyy] vào ô Type bên phải, xong rồi ấn ok (dấu nháy kép + tháng + dấu cách + dấu nháy kép + mm + dấu nháy kép + năm + dấu cách + dấu nháy kép + yyyy)

– Bạn có thể marge cell từ ô B4 đến D4 để cho hiển thị đủ nội dung cho dễ nhìn.

– Tại ô ngày 1 ( ô E9), bạn nhập =b4 để đề ra ngày đầu tiên trong tháng.

– Tại ô F9, bạn nhập =e9+1 (ngày tiếp theo trong tháng)

– Copy công thức tại ô F9 sang các ô bên cạnh, cho đến ô ngày thứ 31 (ô AI9) bằng cách sau:

  • Cách 1: Bôi đen từ ô F9 đến ô AI9, bấm Ctrl + R
  • Cách 2: Bấm chuột vào ô F9, giữ chuột tại vị trí dấu chấm đen trong ô để con trỏ chuột biến mình thành dấu +, kéo chuột tới ô AI9 rồi thả ra

– Bôi đen từ ô E9 đến ô AI9, chọn Format cells / custom / mục Type bạn gõ chữ dd rồi bấm ok (chỉ hiện thị số ngày)
Nội dung trong ô E9 đến ô AI9 sẽ hiển thị ra ngày như trong bảng trên.

– Tại ô E10 nhập hàm =CHOOSE(WEEKDAY(E9);”Chủ nhật”;”T. Hai”;”T. Ba”;”T. Tư”;”T. Năm”;”T. Sáu”;”T. Bảy”)

Nội dung hàm:

  • Weekday(e9) : là lấy giá trị ngày trong tuần của ô E9. Nếu nội dung trong hàm weekday không có đặt quy định về thứ tự ngày trong tuần thì sẽ tự trả về theo trình tự Chủ nhật, thứ hai, thứ 3… thứ 7 (Bắt đầu là chủ nhật, kết thúc là thứ 7), và trả về giá trị số từ 1 đến 8
  • Choose: là hàm chọn giá trị trả về. Giá trị đầu tiên trong hàm là giá trị được chọn để làm căn cứ đề ra. Các giá trị sau đây là nội dung được trả về tương ứng theo giá trị đầu tiên.

Trong hàm trên, ngày 01/01/2014 khi dùng hàm weekday sẽ trả về giá trị là 4, khi dùng hàm choose với thứ tự tương ứng là Chủ nhật, thứ hai, thứ ba… thứ bảy thì giá trị 4 sẽ tương ứng với thứ tư. Bởi vì hàm weekday không tự trả về thứ theo tiếng việt, nên ta phải kết hợp với hàm choose để có được nội dung là thứ mấy trong tuần

– Copy công thức tại ô E10 sang các ô kế tiếp bên phải, cho tới ô AI10 (ngày thứ 31)

Mặc dù vậy không phải tháng nào cũng có 31 ngày, nên để tránh việc hiển thị các ngày của tháng khác vào tháng này, ta thực hiện các thực hàng các bước sau:
+ Bắt tay vào làm từ ngày thứ 29 (ô AG9), ta điều chỉnh về hàm như sau: =IF(DAY(AF9+1)=DAY(E9);””;AF9+1)
Nội dung hàm: Nếu thành quả ngày của ô AF9 +1 bằng thành quả ngày của ô E9 sẽ trả về thành quả là rỗng, nếu không bằng thì sẽ trả về giá trị ô AF9 + 1 (Nghĩa là nếu tháng 2 có 28 ngày, thì ngày thứ 29 sẽ là ngày 01/03, vậy giá trị ngày là 1, bằng với giá trị ngày của ô E9, nếu đúng như thế thì sẽ là rỗng, không hiển thị ngày 01/03. Còn nếu tháng 2 đó có 29 ngày thì sẽ hiện ngày 29)

+ Tại ô AH9, ta dùng hàm sau: =IF(AG9=””;””;if(DAY(AG9+1)=DAY(E9);””;AG9+1))
Nội dung hàm:

  • IF thứ 1: Nếu tại ô AG9 là giá trị rỗng, thì ô AH9 cũng sẽ có giá trị rỗng (tức là vào trường hợp tháng 2 có 28 ngày thì sẽ không có ngày thứ 30)
  • IF thứ 2: tương tự với hàm if tại ô AG9, tức là trường hợp tháng 2 có 29 ngày, thì sẽ không hiển thị ngày 30.

+ Tại ô AI9, ta dùng hàm sau: =IF(AH9=””;””;if(DAY(AH9+1)=DAY(E9);””;AH9+1))

Nội dung hàm:

  • IF thứ 1: Nếu AH9 là giá trị rỗng, thì AI9 cũng sẽ có thành quả rỗng (tức là trường hợp không có ngày thứ 30 thì cũng không có ngày thứ 31)
  • IF thứ 2: trường hợp tháng chỉ có 30 ngày thì sẽ không có ngày thứ 31

+ Khi các ô AG9, AH9, AI9 là rỗng thì hàm choose ở các ô AG10, AH10, AI10 sẽ phát sinh lỗi. Nhưng không liên quan gì đến bảng tính nên không mong muốn lo lắng về việc này.

Như vậy ta đã thực hiện được phần các ngày trong tháng, và các thứ trong tuần.

Tiếp theo là việc tự động đổi màu cho các ngày thứ 7, chủ nhật cho khác với ngày thường

+ Bôi đen nội dung trong bảng (Từ E9 đến AI30 – tức là tất cả các nội dung về ngày trong tháng lẫn phần chấm công của các nhân viên), chọn chức năng Conditional Formatting (định dạng theo điều kiện), trong mục Condittional Formatting, chọn New Rule.

Trong bảng New Formatting Rule, bạn chọn dòng cuối cùng trong mục Select a Rule Type là Use a formula to determine which cells to format (Dùng công thức để mô tả cách định dạng cells)
+ Tại mục Format values where this formula is true, ta nhập hàm=if(weekday(e$9)=1;true;false)Nội dung hàm: Nếu ngày trong tuần tại ô e9 là 1 (tức là chủ nhật) thì là đúng, không thì sẽ sai. Nếu dúng thì sẽ áp dụng định dạng của Conditional formatting. Đặt dấu cố định e$9 là cố định hàng 9, tính từ cột e.
+ Sau khi đặt hàm, ta thiết lập định dạng cho CF. Trong bảng định dạng, bạn có thể chọn font chữ, màu chữ tại Font, màu nền tại Fill, kẻ đường viền ô tại Border… (giống định dạng ô của Format cells thông thường). Chọn định dạng xong bấm ok.

Mục đích khi thực hiện Conditional formatting với điều kiện ngày chủ nhật.+ Làm tương tự với định dạng ngày thứ 7:Bôi đen vùng trong bảng, chọn công dụng Conditional Formatting/ New rule/ Use a formulas…, nhập hàm =if(weekday(e$9)=7;true;false) , chọn kiểu định dạng cho ngày thứ 7

Kết quả khi thực hiện định dạng thứ 7 và chủ nhật

+ Thiết lập định dạng cho các cột không chứa giá trị ngày (ví dụ tháng 2 có 28 ngày, tự động bôi đen các ngày trống để phân biệt)

Bước 1: Tại ô B4, sửa tạm thành quả tháng là 2 để làm thử

Bước 2: Bôi đen vùng trong bảng, chọn công dụng Conditional formatting / new rule / use a formulas…, nhập hàm =if(e$9=””;true;false), chọn định dạng là tô màu xám cho chữ và nền, ta có mục đích như sau:

Khi làm xong nhớ trả lại giá trị tháng 1 ở ô B4 nhé.

Phù, vậy là xong phần thiết lập ngày tháng cho bảng chấm công. Giờ còn khâu cuối cùng là đặt ký hiệu chấm công nữa là xong.

3. Hướng dẫn điền bảng chấm công theo tháng

1. Hàng ngày, trưởng phòng, ban, phòng ban,… hoặc người được ủy quyền căn cứ tình hình thực tế của bộ phận mình để chấm công cho từng người trong ngày, ghi vào các ngày tương ứng trong tháng theo các ký hiệu quy định trong chứng từ.

2. Phương pháp chấm công:

Tùy thuộc vào điều kiện sản xuất, bán hàng của từng công ty để thực hiện công thức chấm công phù hợp và hiệu quả.

Mẫu Bảng chấm công trên đây được làm theo công thức chấm công theo ngày. Theo đó, người lao động làm việc tại đơn vị hoặc làm các việc khác như học tập, hội nghị, nghỉ chế độ,… thì dùng ký hiệu tương ứng để chấm công cho ngày đó.

Lưu ý:

+ Nếu trong ngày, người lao động làm 2 công việc có thời gian khác nhau thì chấm công theo công việc chiếm nhiều thời gian nhất.

Ví dụ: Lao động A dự hội nghị 5 tiếng, thực hiện công việc tại đơn vị 3 tiếng thì cả ngày chấm công theo việc dự hội nghị.

+ Nếu trong ngày, người lao động làm 2 công việc có thời gian bằng nhau thì chấm công theo hoạt động diễn ra trước.

Ví dụ: Lao động B dự hội nghị 4 tiếng, thực hiện công việc tại đơn vị 4 tiếng thì cả ngày chấm công theo việc dự hội nghị.

3. Bảng chấm công thể hiện rõ số ngày trong tháng (tối thiểu 28 ngày và tối đa 31 ngày tùy theo tháng). Tương ứng với các ngày là các thứ trong tuần. Việc lập bảng chấm công chi tiết sẽ thuận lợi cho người quản lý trong việc theo dõi, đánh giá nhân viên của mình.

4. Người lao động thực hiện công việc tại công ty đủ thời gian theo hợp đồng lao động, nội quy, quy chế cơ quan, tổ chức, công ty có thể được tính là 01 công và đánh dấu “x” vào ngày đó.

Các trường hợp khác đánh dấu theo ký hiệu tương ứng.

5. Tổng hợp công theo tháng (Từ cột 35 – cột 39):

– SP: Tổng số công thực hiện công việc trong tháng của người lao động;

– P: Tổng số ngày người lao động nghỉ phép trong tháng;

– L: Tổng số ngày nghỉ lễ trong tháng theo quy định của Nhà nước (ban gồm ngày nghỉ chính thức và ngày nghỉ bù);

– Ô: Tổng số ngày người lao động nghỉ ốm trong tháng (nếu có);

– CĐ: Tổng số ngày người lao động nghỉ hưởng chế độ trong tháng (du lịch, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, nghỉ không hưởng lương, lao động nghĩa vụ,…)

6. Cuối tháng, người chấm công và người có nhiệm vụ bộ phận ký vào bảng chấm công và chuyển Bảng chấm công cùng các giấy tờ liên quan (Đơn xin nghỉ mát, Đơn xin bỏ việc không hưởng lương,…) về bộ phận kế toán kiểm tra, đối chiếu.

Bộ phận kế toán tạo dựng bảng lương tháng trả cho người lao động và trình cùng Bảng chấm công này tới Giám đốc/Tổng Giám đốc ký phê duyệt.

4. Nội dung nên có trong bảng chấm công

Để tạo được bảng chấm công cũng không quá phức tạp, bạn sẽ sử dụng và trình bày trên file excel. Các ô và các mục được ghi bài bản, chính xác thông tin để bảo đảm tính xác thực, bình đẳng. Nội dung trong mẫu bảng chấm công bao gồm: tên doanh nghiệp chấm công, tên bảng, nội dung chấm công, ngày tháng chấm công, chữ ký, ký hiệu sử dụng trong bảng chấm công.


Tùy thuộc vào đơn vị cũng như các cơ quan có bảng chấm công với đánh dấu và ký hiệu không giống nhau. Mặc dù vậy dù thế nào bảng chấm công cũng cần cung cấp phong phú thông tin và nội dung rõ ràng, dễ nhìn để khi xem chúng ta sẽ thấy được số ngày công, ngày nghỉ và nguyên nhân nghỉ rõ ràng.

Tổng kết

Trên đây là những chia sẻ của chúng tôi về mẫu bảng chấm công theo tháng và những thông tin ảnh hưởng mà cả phía công ty và người lao động cần biết.

Nguồn: Tổng hợp

Scroll to Top