Database quản lý nhân sự là gì? Cách tạo database quản lý nhân sự? Hãy cùng chúng tôi theo dõi bài viết dưới đây nhé!
1. Database quản lý nhân sự là gì?
Cơ sở dữ liệu là một tập hợp các dữ liệu có tổ chức, hay được lưu trữ và truy cập điện tử từ bộ máy máy tính. Khi cơ sở dữ liệu phức tạp hơn, chúng thường được phát triển bằng cách sử dụng các kỹ thuật thiết kế và mô hình hóa.
Cơ sở dữ liệu nhân sự, được sử dụng bởi các người có chuyên môn người nhân viên (hoặc người gánh chịu hậu quả về người nhân viên trong các doanh nghiệp) để lưu trữ thông tin cá nhân liên quan đến người làm công của họ. Cơ sở dữ liệu nhân sự thường có nhiều thành phần và bảng biểu, vì nó phục vụ cho rất nhiều vai trò khác nhau, giống như thống kê chi tiết đào tạo hoặc quản lý tuyển dụng.
Dữ liệu được lưu trữ bao gồm mọi thứ từ thông tin chi tiết của cấp dưới đến thông tin của người có nhiệm vụ quản lý, chi tiết cá nhân như địa chỉ, ngày sinh, chức danh công việc, thâm niên phục vụ, tiền lương, bằng cấp, bảng chấm công, bảng phân công, các khóa training tham dự, ngày nghỉ và vắng mặt.. Và bất kỳ thông tin nào khác có thể hỗ trợ nhân sự quản lý lực lượng lao động.
Cơ sở dữ liệu cũng nên có tính bảo mật để nhân viên chỉ có quyền truy cập vào dữ liệu phù hợp với nhiệm vụ công việc của họ. Chỉ những quản trị con người mới được tiếp cận dữ liệu và cho phép người khác truy cập vào những dữ liệu này.
Mặc dù vậy người làm công vẫn có thể tự nhập một vài người dữ liệu nhất định, giống như hoạt động họ đã coi như hoàn tất mỗi ngày hoặc thời gian họ bắt đâu và kết thúc ca làm. Trưởng nhóm cũng có thể truy cập thông tin ảnh hưởng đến người làm công báo cáo cho họ ngoại trừ những dữ liệu dữ liệu bí mật, giống như tiền lương, vẫn có thể được giữ kín. Có thể có một vài người thành viên người nhân viên được chỉ định có quyền truy cập hệ thống vào tất cả dữ liệu, để tạo báo cáo hoặc thực hiện các thay đổi cần thiết.
2. Quản lý database quản lý nhân sự
Bộ máy cơ sở dữ liệu người nhân viên hay được chia thành 5 phân hệ quản lý chính:
- Quản Lý Thông Tin người làm công
- Quản Lý bộ phận
- Quản Lý thông tin về hợp đồng lao động
- Quản Lý Khen Thưởng Kỷ Luật
- Quản Lý danh mục chung
Hoạt động quản lý cơ sở dữ liệu người nhân viên bao hàm các thực hàng các bước như: quản lý hồ sơ người làm công, bổ sung hồ sơ mới, cập nhật hồ sơ, tính lương, phụ cấp, thực lĩnh; tra cứu thông tin, lập báo cáo thống kê theo trình độ hoặc đơn vị phòng ban.
Có 2 phương pháp quản lý cơ sở dữ liệu chính đó là công thức truyền thống: quản lý bằng sổ sách giấy và excel; và phương pháp mới, tối tân hơn là quản lý bằng các phần mềm nhân sự.
3. Phần mềm quản lý database quản lý nhân sự
Phần mềm quản lý nhân sự được hiểu là những ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ việc thực hiện các công thức nhân sự trở nên đơn giản hơn. Phần mềm quản lý nhân sự ngày nay là sự cộng hưởng của tất cả các hệ thống tuyển mộ và quản trị lực lượng lao động được dùng với kết quả để hoàn thiện hiệu quả kinh doanh. Phần mềm sẽ tập trung các quy trình hành chính và nguồn nhân lực về một mối để nhà quản lý đơn giản phân công công việc, theo dõi, đánh giá tiến độ, và khen thưởng.
Phần mềm nhân sự là phương pháp quản lý cơ sở dữ liệu nhân sự tối ưu nhất Hiện nay bởi, nó hay được tích hợp với các phần mềm quản trị doanh nghiệp tổng thể khác như một phân hệ nhỏ nhằm tận dụng khả năng liên kết và đồng bộ thông tin giữa các phòng ban.
Trong việc quản lý cơ sở dữ liệu nhân sự, các phần mềm người nhân viên sẽ hỗ trợ:
- Quản lý tất cả thông tin hồ sơ người làm công, Tra cứu, tìm kiếm hồ sơ.
- Cho phép người làm công tự cập nhật hồ sơ cá nhân
- Cho phép cập nhật hàng loạt thông tin hồ sơ vào hệ thống
- Tạo lập báo cáo
- Cho phép đo đạt, thống kê tình hình người nhân viên trong tổ chức.
Tổng kết
Ngoài những điều ấy ra, ý nghĩa của việc xây dựng và lưu trữ database quản lý nhân sự là nhằm mục đích phục vụ cho các nghiệp vụ quản trị con người. Bởi vậy, để tận dụng tối ưu nguồn lực chỉ trong một lần cài đặt, các nhà phát triển phần mềm hàng đầu thường tạo ra thêm các tính năng hỗ trợ quản trị nhân sự khác bên cạnh khả năng quản lý cơ sở dữ liệu nhân sự, chẳng hạn như: Chấm công, Quản lý lương, Quản lý phúc lợi, Quản lý nhận xét kết quả và khen thưởng, tuyển mộ, Quản lý training, Quản lý phúc lợi, Quản lý tài sản, Quản lý công tác, Thuế…
Nguồn: Tổng hợp