Bạn là nhà tuyển dụng? Bạn đang muốn gửi thư từ chối tuyển dụng cho những ứng viên không phù hợp? Làm thế nào để gửi một bức thư chuyên nghiệp, tinh tế để lại ấn tượng tốt với ứng viên mà không tốn quá nhiều thời gian? bạn sẽ tìm thấy câu trả lời trong nội dung sau đây.
1. Thư từ chối tuyển dụng là gì?
Thư từ chối ứng viên được nhà tuyển mộ gửi cho những ứng viên không được chọn vào giai đoạn sau đây của quy trình tuyển dụng.
Cùng với thư chúc mừng đi tiếp, thư từ chối ứng viên là một phần không thể không có trong công thức tuyển mộ.
Nếu bạn cảm thấy ứng viên không thích hợp với vị trí hoạt động mà đơn vị bạn đang cần tuyển, bạn nên thẳng thắn với họ. Điều đó thể hiện sự tôn trọng của công ty bạn với ứng viên.
Bất kỳ một ứng viên nào cũng đều xứng đáng nhận được phản hồi từ nhà tuyển mộ. Khi bạn thể hiện sự trân trọng với ứng viên thông qua một lá thư từ chối chuyên nghiệp, bạn có thể để lại ấn tượng tốt cho họ.
Còn điều gì tồi tệ hơn việc gửi hồ sơ đi hoặc tham gia phỏng vấn mà sau đó không hề nghe được tin tức gì?
Dù có bận “trăm công nghìn việc”, nhà tuyển dụng cũng không nên bỏ xót gửi thư từ chối ứng viên bởi:
- Một thư từ chối ứng viên là bằng chứng cho thấy sự trân trọng của bạn dành cho công sức mà ứng viên bỏ ra để nộp hồ sơ, đi phỏng vấn, tránh tạo ấn tượng xấu cho ứng viên về đơn vị.
- Thông báo cho ứng viên để họ không mất công chờ đợi; giúp bạn tiết kiệm thời gian check-in email mà bạn sẽ nhận từ những ứng viên này.
- Gửi thư từ chối ứng viên cũng giúp họ không mất thời gian chờ đợi, chủ động chọn lựa ra cơ hội việc làm khác.
- Nếu ứng viên có năng lực ấn tượng phù hợp với vị trí hoạt động, tuy nhiên bạn cảm thấy họ chưa phù hợp với văn hóa công ty, bạn sẽ mời họ ứng tuyển vào các vị trí khác trong doanh nghiệp.
2. Tại sao cần gửi thư từ chối tuyển dụng?
Trong một quy trình tuyển mộ. Song song với việc thông cáo chúc mừng những ứng viên tiếp tục đi tiếp, việc gửi thư từ chối cho những ứng viên không được chọn cũng là một việc quan trọng. Bất kỳ một ứng viên nào cũng đều xứng đáng nhận được phản hồi từ nhà tuyển dụng. Còn điều gì tồi tệ hơn việc gửi hồ sơ đi hoặc tham gia phỏng vấn mà sau đó không hề nghe được tin tức gì?
Khi bạn thể hiện sự trân trọng với ứng viên thông qua một lá thư từ chối chuyên nghiệp, bạn sẽ để lại ấn tượng tốt cho họ. Từ đây, họ có thể chia sẻ những phản hồi và nhận xét tích cực về doanh nghiệp cũng như việc làm được đơn vị đăng tuyển.
Ngoài những điều ấy ra, việc bị từ chối cũng là cơ hội cho ứng viên học hỏi và tăng trưởng. Một lá thư với những phản hồi có ích và trung thực từ phía nhà tuyển dụng – người đã dành thời gian nhận xét kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng của ứng viên – có thể giúp họ cải thiện bản thân. Điều này cũng sẽ giúp họ trở thành một ứng viên thích hợp nếu một cơ hội việc làm tương tự xuất hiện trong tương lai.
Hơn nữa, khi ứng viên chính thức nhận được thư từ chối từ phía nhà tuyển dụng, họ có thể tiếp tục cố gắng vì những cơ hội khác, không còn vướng mắc với cơ hội việc làm mà họ không được chọn.
3. Hướng dẫn viết thư từ chối tuyển dụng chuyên nghiệp
Cách viết thư từ chối ứng viên như thế nào để đạt sự tinh tế và chuyên nghiệp? Đối với một mẫu thư như vậy bình thường phải đảm bảo một số nội dung căn bản sau đây:
– Thông tin của ứng viên: Là phần thông tin quan trọng nhất của cả bức thư, thể hiện đầy đủ tên ứng viên và vị trí hoạt động mà họ dự tuyển. Có ý nghĩa trong việc thể hiện sự quan tâm của doanh nghiệp dành cho ứng viên đó
– Cảm ơn ứng viên: Lời cảm ơn dành cho ứng viên không được chọn thể hiện sự trân trọng và phép lịch sự của nhà tuyển mộ trong mẫu thư từ chối phỏng vấn. Bởi họ đã hoàn thiện hồ sơ ứng tuyển theo yêu cầu và cũng đã rất cố gắng để tham gia ứng tuyển tại công ty.
– Từ chối khéo léo: Cách viết thư từ chối chối phỏng vấn khéo léo và tinh tế cũng phần nào giảm bớt “nỗi buồn” của ứng viên không được chọn. Với thái độ tích cực và sử dụng lời lẽ ngắn gọn để trình bày rõ ràng lý do họ không được chọn. Với tinh thần xây dựng sẽ giúp ứng viên tiếp tục bổ sung các kiến thức, kỹ năng, của chính mình để sẵn sàng cho hoạt động khác trong tương lai.
Mẫu thư thư từ chối tuyển dụng
Hơn nữa, mẫu thư từ chối phỏng vấn cũng còn phù hợp đối tượng, vị trí ứng tuyển mà nhà tuyển dụng có thể soạn những mẫu thư từ chối ứng viên tinh tế thích hợp rõ ràng như sau
4. Mẹo để viết thư từ chối tuyển dụng khéo léo
Để tránh làm tổn thương ứng viên, bạn hãy ghi nhớ nguyên tắc 3 KHÔNG:
- Không bộc lộ những biểu hiện không hài lòng về ứng viên cũng như từ chối trực tiếp ngay sau buổi tuyển dụng. Hành động này sẽ làm tổn thương cái tôi của họ. Không những là buồn, thất vọng về bản thân, cách từ chối này còn khiến họ nảy sinh ác cảm với doanh nghiệp bạn. Rất có thể vì điều này mà sau nhiều năm, ứng viên không muốn ứng tuyển lại, cũng không muốn giới thiệu người quen thực hiện công việc tại đơn vị bạn nữa. Thậm chí, một vài người ứng viên còn có thể chia sẻ những cái nhìn không tốt về doanh nghiệp bạn trên các hội nhóm tuyển mộ, làm liên quan đến hình ảnh đơn vị.
- Không nên từ chối ứng viên qua điện thoại. Một cuộc điện thoại từ chối sẽ gây khó xử cho hai bên. Chưa kể việc bạn có thể không nhận biết ứng viên lúc đó có thời gian tiếp chuyện hay không, có đang vui vẻ bên gia đình hay bạn bè…
- Không im lặng, không gửi thư, để họ tự hiểu là bị “đánh trượt”. Điều này sẽ để lại ấn tượng không tốt với ứng viên, gây liên quan tiêu cực đến hình ảnh của doanh nghiệp bạn. Một thư từ chối lịch sự, rõ ràng là điều cần thiết ngay lúc này.
Hãy chắc chắn rằng trong mỗi email từ chối ứng viên, bạn đã có lời giải thích được vì sao phải từ chối. Điều này thể hiện được sự tôn trọng của doanh nghiệp bạn dành cho khoảng thời gian và mong muốn thức tế của ứng viên.
Ví dụ: Tại thời điểm hiện tại, ứng viên đủ kỹ năng thiết yếu nhưng thiếu kinh nghiệm, họ có thể cân nhắc việc ứng tuyển đợt sau.
Nếu họ ứng tuyển muộn hay phù hợp thực hiện công việc ở vị trí khác, bạn sẽ liên lạc lại với họ khi có đợt tuyển mới.
5. Mẫu thư từ chối tuyển dụng số 1
Có lẽ nhiều người nghĩ rằng việc gửi thư từ chối là không thật sự cần thiết. Mặc dù vậy, đó được coi là phép lịch sự tối thiểu các nhà tuyển mộ. Bởi gửi một mẫu thư từ chối ứng viên tinh tế với nội dung ngắn gọn vẫn hơn hẳn một sự im lặng. Điều này cũng sẽ thông báo bài bản đến các ứng viên rằng họ không còn phải băn khoăn hay mong đợi phản hồi quá lâu từ doanh nghiệp tuyển dụng. cùng nghiên cứu mẫu thư từ chối phỏng vấn dưới đây:
Thân gửi …………..(tên ứng viên),
Chúng tôi thuộc bộ phận nhân sự thuộc công ty…………. Nhận được hồ sơ ứng tuyển của bạn. Rất cám ơn vì mong muốn thức tế của bạn đối với vị trí việc làm ……..
Mặc dù vậy, sau khi xem xét các hồ sơ, chúng tôi nhận thấy bạn chưa phù hợp để chọn vào vòng phỏng vấn.
Chúc bạn may mắn trong quá trình tìm việc sau đó và hi vọng sẽ có cơ hội được hợp tác với bạn trong tương lai.
Trân trọng,
Ký tên
(Tên người hoặc phòng ban tuyển dụng).
6. Mẫu thư từ chối tuyển dụng số 2
Quy trình tuyển mộ của một tổ chức có thể thực hiện khoảng vài bước: Xem xét hồ sơ, phỏng vấn, làm bài kiểm tra…. Và nếu một số ứng viên tuy đã vượt qua vòng phỏng vấn nhưng lại không đạt yêu cầu ở các bước sau đây thì việc nhà tuyển mộ gửi một bức thư từ chối sẽ thể hiện sự trân trọng, cổ vũ khích lệ hơn.
Mến gửi …………..(tên ứng viên),
Một lần nữa cám ơn bạn đã tham gia buổi tuyển dụng cho vị trí việc làm…………Với sự cố gắng và nhiệt tình của bạn cùng với những sẻ chia và cam kết sẽ đóng góp của bạn đã được chúng tôi đã đánh giá rất cao trong buổi tuyển dụng này. Song, sau khi xem xét và thương thảo lại, chúng tôi chỉ quyết định lựa chọn một số ứng viên ấn tượng hơn để tiếp tục đồng hành cùng chúng tôi.
Và chúng tôi sẽ giữ lại hồ sơ của bạn để có thể tiếp tục liên hệ lại với bạn nếu công ty có nhu cầu tuyển dụng mới và thích hợp trong thời gian tới.
Trân trọng và chúc bạn luôn gặp nhiều may mắn và thành công trong quá trình tìm việc.
Trân trọng,
Ký tên
(Tên người hoặc phòng ban tuyển dụng).
7. Mẫu thư từ chối tuyển dụng số 3
Một trường hợp khác đặt ra đối với các nhà tuyển mộ là chỉ tuyển mộ số lượng nhất định nhưng danh sách chọn lựa lại quá nhiều. Trong trường hợp này, thật là đáng tiếc cho các ứng viên vì họ toàn toàn có hy vọng vào kết quả bài đánh giá của mình. Do vậy, mẫu thư từ chối ứng viên càng phải có và kèm theo một cuộc gọi điện phản hồi và cảm ơn đối với ứng viên, đồng thời thể hiện nhu cầu được giữ liên lạc với họ vì còn nhiều cơ hội việc làm trong tương lai.
…….- tên ứng viên thân mến!
Chúng tôi rất cám ơn bạn đã dành nhiều thời gian để tham gia ứng tuyển với vị trí…………. Có thể nói ngay từ khi bắt đầu chúng tôi cũng rất ấn tượng với hồ sơ của bạn và tất cả những điều mà bạn đã thể hiện trong buổi phỏng vấn. Tuy nhiên, một số ứng viên đã được ban tuyển mộ quyết định lựa chọn trên cơ sở cân nhắc rất kỹ lưỡng và thấu đáo.
Một lần nữa xin cám ơn những một lời phàn nàn của bạn đối với doanh nghiệp chúng tôi. Và hãy giữ liên hệ với chúng tôi vì trong tương lai, chúng tôi vẫn còn có nhu cầu nhân sự trở lại. Nếu gặp vấn đề gì thắc mắc bạn liên hệ với chúng tôi qua số……….
Chúc bạn thành công.
Trân trọng,
Ký tên
(Tên người hoặc phòng ban tuyển dụng).
Xin chào [tên ứng viên],
Chúng tôi nhận xét rất ao thời gian và nỗ lực mà bạn đã thực hiện khi ứng tuyển vào vị trí Chuyên viên Marketing trong thời gian qua. Tuy nhiên, sau khi nhận xét cẩn thận các yêu cầu cụ thể mà chúng tôi cho là thích hợp nhất để đạt kết quả tốt trong vị trí này, chúng tôi đã quyết định chọn một ứng viên khác.
Chúng tôi thấy rằng bạn có cơ hội trong việc tạo ra các nội dung hấp dẫn nhưng đối với vai trò này, chúng tôi muốn có một người có nhiều kinh nghiệm hơn về tiếp thị sản phẩm.
Như đã chia sẻ, chúng tôi khá lạc quan về quỹ đạo tăng trưởng của công ty và nếu mọi thứ diễn ra theo đúng tiến độ, chắc chắn sẽ có nhiều vị trí mới mà chúng tôi cần tuyển dụng. Vào lúc đó, chúng tôi mong rằng có thể được gặp lại bạn.
Cảm ơn một lần nữa về mong muốn thức tế của bạn!
Trân trọng,
Tổng kết
Hãy trung thực nhưng cũng khéo léo và tử tế khi viết thư từ chối tuyển dụng. Hãy giữ thư của bạn ngắn gọn, rõ ràng và súc tích. Cuối cùng, cũng cần chắc rằng thư từ chối tuyển dụng được gửi sau khi bạn có quyền quyết định nhưng đừng nhanh đến mức ứng viên cảm thấy như bạn không đánh giá họ một cách công bằng và khách quan.
Nguồn: Tổng hợp