Cách quản lý nhập xuất tồn bằng excel 2021

Quản lý xuất nhập tồn bằng excel miễn phí là ng cụ được rất nhiều chủ cửa hàng và các công ty nói chung sử dụngĐây là cách quản trị xuất nhập tồn kho đạt kết quả tốt mà lại không tốn khoản chi nào. nếu bạn cũng đang bán hàng và mong muốn tạo file xuất nhập tồn bằng excel thì tham khảo bài viết này nhé,

Mục đích file quản lý nhập xuất tồn bằng excel:

Có một phần mềm xây dựng trên excel Đơn giản – Dễ sử dụng – Hiệu quả cao cho cửa hàng, doanh nghiệp nhỏ với các phần chính sau:

– Bạn chỉ cần làm 3 bước là có thể quản lý kho, doanh số bán, lợi nhuận, ng nợ, quỹ tiền một cách dễ dàng:

+ B1: Khai báo thông tin doanh nghiệp, Danh mục hàng hóa, khách hàng, nhà cung cấp

+ B2: Nhập dữ liệu của phiếu nhập/ phiếu xuất theo dạng bảng kê phát sinh. Không đòi hỏi kiến thức cao về excel hay kế toán. Vì chỉ cần chọn mã từ danh sách, nhập số lượng, đơn giá rồi nhấn Ghi là xong.

+ B3: Chọn ngày hoặc mã để xem báo cáo một cách tự động.

– Ví dụ, khi nào cần xem Số tồn kho: bạn chọn ngày muốn xem là Phần mềm tự động tổng hợp.

Quản lý kho vật tư bằng Excel là giải pháp tối ưu nhất

– Bạn có thể làm được rất nhiều báo cáo, chỉ tiêu phục vụ mục đích quản lý của bạn khi dùng Excel. Không giống như các phần mềm dựng sẵn, bạn bị bó buộc bởi các tính năng mà công ty phần mềm/ chuyên gia xây dựng sẵn.

– File Excel là công cụ đắc lực và đơn giản nhất, bất kỳ ai cũng dễ dàng thao tác và làm việc tại Excel.

– Bạn không phải trả bất kỳ chi phí nào khi bạn có thể tự lập được 1 file quản lý kho, bán hàng đơn giản trên excel. Bởi vì Excel là công cụ hỗ trợ hoàn toàn Free.

– Thông qua một vài công thức tính toán đơn giản trong excel để tính tổng doanh số, tổng lợi nhuận, sắp xếp hàng tồn kho dựa trên số lượng sản phẩm bán nhiều nhất.

Xem Thêm  Hướng dẫn lập kế hoạch công việc bằng Excel mới nhất 2021

– Bạn có thể thao tác trực tiếp trên database để sửa lại các giao dịch nhập xuất, thông tin hàng hóa, khách hàng… Hoặc có thể tạo thêm báo cáo theo nhu cầu thực tế tại từng thời điểm.

Các số liệu cần có trong file Excel nhập xuất tồn hàng hóa

Cụ thể:

  • File Excel nhập xuất tồn hàng hóa cần có bảng số liệu: Ghi số lượng nhập, mã hàng hóa, chứng từ, ngày. Cụ thể bao gồm:
    • Sổ kho: Số thứ tự, sản phẩm, tồn đầu ngày, xuất nhập trong ngày, tồn cuối ngày.
    • Sổ chi tiết hàng hóa: Tài khoản đối ứng, đơn giá, xuất nhập, tồn kho, chứng từ, diễn giải.
    • Báo cáo xuất nhập tồn: Tên hàng hóa, mã hàng hóa, dư đầu kỳ, đơn vị tính, xuất nhập trong kỳ, tồn cuối kỳ.
    • Sổ kho để in: Ngày, chứng từ, diễn giải, xuất nhập tồn, số lượng, giá tiền.
  • File quản lý kho bằng Excel cần có mẫu phiếu nhập kho, xuất kho: Số thứ tự, tên, nhãn hiệu, hàng hóa, vật tư, mã số, đơn vị tính, đơn giá, số lượng, thành tiền.

Các lưu ý giúp quản lý kho hàng bằng Excel hiệu quả

Quản lý vật tư bằng file Excel nhập xuất tồn hàng hóa không những giúp kiểm soát hàng tồn tốt nhất mà còn tiết kiệm chi phí sử dụng và đầu tư phần mềm. Để sử dụng file Excel quản lý hàng tồn kho hiệu quả, chủ shop cần chú ý những vấn đề sau.

Thiết kế file quản lý kho bằng Excel phù hợp với ngành hàng

Tùy vào đặc tính sản phẩm và tình hình kinh doanh khác nhau mà mỗi cửa hàng sẽ thiết lập file Excel quản lý tồn kho phù hợp. Điều này góp phần giúp lưu trữ thông tin chính xác, nhanh chóng, đồng thời dễ dàng kiểm soát và đồng bộ dữ liệu.

Có kiến thức cơ bản về Excel để xử lý lỗi

Để sử dụng file quản lý xuất nhập tồn hàng hóa trên Excel dễ dàng đòi hỏi người dùng phải có nền tảng nhất định về ng cụ này. Bởi các hàm và phép tính trong Excel tương đối phức tạp, có thể gây khó khăn cho nhiều cá nhân khi thao tác. Dưới đây là một số kiến thức cơ bản người dùng cần hiểu rõ khi sử dụng Excel:

  • Các thao tác về nhập và thống kê dữ liệu.
  • Các thao tác để xử lý tập tin.
  • Các kỹ năng định dạng và thiết kế bảng tính.
  • Sử dụng các hàm If, Sumif, Vlookup, Hlookup, Average, Countif, Subtotal, If,…
Xem Thêm  Cách tính lương ngày lễ cho người lao động mới nhất 2021

Một vài lưu ý khác khi tạo file quản lý xuất nhập tồn hàng hóa trên Excel

  • Quản lý kho Excel cần nhập dữ liệu một cách cẩn thận, tránh gặp phải sai sót.
  • Lưu ý chỉnh độ rộng của ô trước khi viết hàm.
  • Trang bị tính năng bảo mật để bảo vệ dữ liệu trước sự xâm nhập của người ngoài, virus gây hại, hạn chế tối đa việc mất dữ liệu.
  • File Excel quản lý hàng tồn kho cần nhập hàm đúng về các giá trị tham chiếu, tránh sai các lỗi cơ bản.

Các rủi ro khi quản lý kho bằng file Excel

Phần mềm Excel quản lý kho miễn phí được xem là một giải pháp khá toàn diện được nhiều chủ cửa hàng sử dụng. Tuy nhiên, file này vẫn còn tồn tại nhiều hạn chế chưa được khắc phục, vô tình gây khó khăn cho người dùng.

File Excel quản lý xuất nhập tồn kho cần nhập thủ ng, dễ sai, tốn nhiều thời gian

File Excel quản lý kho hay đòi hỏi nhân viên phải nhập liệu từng con số, thông tin. Khi số lượng thông tin quá lớn, nhân viên có thể nhập liệu nhầm lẫn kéo theo sai sót cho toàn bộ hệ thống, gây ảnh hưởng xấu đến bộ phận bán hàng và kho.

Vì thế, để chắc chắn các thông tin nhập vào file quản lý kho Excel là chính xác, nhân viên cần phải kiểm tra lại nhiều lần, gây tốn kém nhiều thời gian. Hơn nữa, nếu quy mô kinh doanh quá lớn, cách thức quản lý kho bằng file Excel có thể cần nguồn nhân lực dồi dào, gây lãng phí tiền của doanh nghiệp.

File Excel quản lý kho hàng không bảo mật được dữ liệu, dễ mất

File Excel quản lý xuất nhập tồn kho được lưu trữ trên máy tính dùng chung cho một cửa hàng nên không thể bảo mật tuyệt đối. Đặc biệt, Excel chưa có tính năng phân quyền cụ thể cũng như thể hiện lịch sử chỉnh sửa của từng cá nhân như ng nghệ điện toán đám mây nên dữ liệu dễ bị điều chỉnh, không phục hồi được.

Xem Thêm  Nên viết gì trong báo cáo thử việc? Cách viết báo cáo kết quả thử việc

File quản lý hàng tồn kho bằng Excel dễ bị nhầm lẫn khâu quản lý ng nợ

Khi quá nhiều thông tin lưu trữ trong cùng 1 file Excel quản lý kho sản xuất, khả năng cao sẽ gây ra nhầm lẫn giữa các trường dữ liệu, đặc biệt là ng nợ của các nhà cung cấp. Đây là tình trạng quen thuộc của nhiều người dùng Excel, vô tình gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của cửa hàng.

File Excel quản lý kho sản xuất khó cập nhật số liệu real-time (liên tục) với các phòng ban khác

File quản lý hàng tồn kho bằng Excel không hỗ trợ chạy trên nền tảng Internet nên không thể đồng bộ số liệu liên tục với các phòng ban khác. Khi có bất kỳ sự thay đổi hàng hóa nào trong kho, bộ phận kho cần kiểm kê mới có thể báo cáo số lượng chính xác với phòng ban khác. Chính vì tình trạng thông tin không kịp thời này sẽ vô tình gây ra nhiều bất tiện.

Sử dụng file Excel quản lý kho bán hàng không thể báo cáo kinh doanh

Khi quản lý kho hàng bằng Excel, chủ shop không thể theo dõi báo cáo tổng quát về tình hình kinh doanh của cửa hàng mà chỉ có thể xem một số bảng tính, biểu đồ đơn giản về dữ liệu xuất nhập tồn. Đây được xem là một nhược điểm lớn của ng cụ Excel.

Một số mẫu nhập xuất tồn dùng file Excel

Mẫu 1

File Excel quản lý kho đơn giản miễn phí

Bạn có thể tải file nhập xuất tồn mẫu 01 tại đây.

Mẫu 2

NHAP XUAT TON - WPRO 2.0 - Phần mềm quản lý bán hàng dễ dùng - Quản lý công  ty

Bạn có thể tải file nhập xuất tồn mẫu 02 tại đây.

Mẫu 3

File excel quản lý KHO dễ sử dụng & đơn giản (Tải Miễn Phí) - Phần mềm quản  lý bán hàng Excel (Dễ dùng - Thông minh)

Bạn có thể tải file nhập xuất tồn mẫu 03 tại đây.

Hy vọng, với bài viết này các bạn có thể tự xây dựng cho mình một file Excel trong công việc quản lý kho vật tư hiệu quả đơn giản nhất.

Nguồn: Tổng hợp

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *