Vào thời điểm hiện tại, có rất nhiều quan điểm khác nhau về kiểm toán nội bộ và hệ thống nắm bắt nội bộ. Xã hội phát triển, kiểm toán nội bộ và bộ máy kiểm soát nội bộ không chỉ nằm trong phạm vi công việc của công ty mà nó vượt ra khỏi phạm vi nội bộ đơn vị nhằm đáp ứng yêu cầu sử dụng thông tin của các đối tượng bên ngoài. Luật Kế toán năm 2015 đã chỉ rõ trách nhiệm của công ty kế toán phải tạo dựng, thiết lập một bộ máy kiểm soát nội bộ có hiệu quả, hiệu lực và tin cậy, tổ chức kiểm toán nội bộ với những nhiệm vụ được quy định cụ thể theo luật định. Vậy hệ thống kiểm soát nội bộ là gì? Hãy cùng tìm hiểu nhé!
1. Kiểm soát nội bộ là gì?
Hệ thống nắm bắt nội bộ thực chất là các công việc, cách thức làm, kế hoạch, quan điểm, nội quy chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong đơn vị để bảo đảm cho tổ chức đó công việc hiệu quả và đạt được mục tiêu đặt ra một cách trọn vẹn. Nói cách khác, đây chính là tập hợp tất cả những việc mà một đơn vị cần làm để đạt được những điều muốn có và tránh những điều muốn tránh. Bộ máy này không đo đếm kết quả dựa trên các con số phát triển, mà chỉ giám sát người làm công, chính sách, hệ thống, bộ phận của công ty đang vận hành như thế nào và, nếu vẫn giữ nguyên cách làm đó, thì có khả năng coi như hoàn tất kế hoạch không. Ngoài những điều ấy ra, thiết lập được một bộ máy kiểm soát nội bộ hữu hiệu sẽ hạn chế đến mức thấp nhất việc thất thoát tài sản công ty.
2. Hệ thống kiểm soát nội bộ là gì?
Vào thời điểm hiện tại, có rất nhiều quan điểm về bộ máy nắm bắt nội bộ. Các quan điểm về bộ máy kiểm soát nội bộ của Liên đoàn kế toán Quốc tế (IFAC) và quan điểm của Ủy ban các tổ chức tài trợ (COSO) cũng có sự không giống nhau do yêu cầu và góc độ nhìn nhận không giống nhau. Mặc dù vậy, theo quan điểm chung được thừa nhận rộng rãi nhất hiện nay thì hệ thống nắm bắt nội bộ là tất cả các chính sách, những quy định, các thủ tục kiểm soát, các bước hoạt động do lãnh đạo doanh nghiệp tạo ra và áp dụng nhằm quản lý và điều hành công việc của công ty đạt kết quả.
Hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm vào 3 vấn đề lớn, đó là: Tuân thủ luật pháp và quy định; bảo đảm mục tiêu của hoạt động (hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý); đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính.
Mục tiêu hoạt động là đạt kết quả trước mắt cụ thể đã được thiết lập trong mối quan hệ đánh giá tổng thể (Mỗi mục tiêu cụ thể đều có được nhưng kết quả trước mắt công việc chung có thể không đạt được); Khai thác, sử dụng tối ưu (kinh tế, đạt kết quả tốt, an toàn) các nguồn lực
Mục đích của DN khi thiết lập bộ máy nắm bắt nội bộ khác với kết quả của bộ máy nắm bắt nội bộ. Mục đích của việc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ của DN nhằm vào:
– Đảm bảo các kết quả trước mắt của bộ máy kiểm soát nội bộ (tuân thủ pháp luật và quy định; đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính; đảm bảo kết quả trước mắt công việc của đơn vị).
– Bảo vệ thông tin và tài sản trong DN, đơn vị.
– Ngăn chặn, phát hiện và xử lý các vi phạm, gian lận trong công việc.
– Phát hiện, thu thập đầy đủ và xử lý kịp thời các khó khăn rắc rối, những phát sinh ngoài dự kiến của DN, doanh nghiệp.
– Tăng cường tính hiệu lực về mặt điều hành, hiệu năng quản lý, hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp (quyết định quản lý thích hợp và hiệu lực, quản lý phải đem lại kết quả; kinh doanh phải thu được lợi nhuận cao).
Việc “bảo đảm” cho những kết quả trên đây của hệ thống nắm bắt nội bộ chỉ là sự bảo đảm hợp lý theo từng góc độ nhìn nhận và từng giai đoạn cụ thể chứ không thể là bảo đảm tuyệt đối ở mọi góc độ và mọi giai đoạn.
Trước đây và theo khái niệm truyền thống, hệ thống nắm bắt nội bộ thường chỉ chăm chú vào nội bộ của công ty, nhưng tại thời điểm này hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp đã vượt ra khỏi phạm vi ranh giới của bản thân công ty, do các hoạt động của doanh nghiệp hiện nay được nhiều tổ chức bên ngoài quan tâm.
DN cần có một bộ máy kiểm soát nội bộ đủ mạnh và tin cậy để đáp ứng yêu cầu của những đối tượng này đặt ra như các nhà tài trợ, chủ sở hữu, cho vay vốn, các cổ đông, ngân hàng và nhiều đối tượng khác… hệ thống nắm bắt nội bộ có phạm vi rất rộng, xoay quanh đến mọi lĩnh vực công việc của đơn vị cả lĩnh vực kinh tế, tài chính và phi kinh tế, phi tài chính.
Nắm bắt nội bộ và bộ máy nắm bắt nội bộ cùng có chung kết quả, đều do con người tạo ra, thiết lập nhưng chúng có những điểm khác nhau. Nắm bắt nội bộ thường đi sâu vào chức năng vốn có của nó thể hiện thông qua những quy định, nguyên tắc và hoạt động kiểm soát. Kiểm soát nội bộ thường gắn với những công việc diễn ra với kết quả trước mắt hiện tại theo yêu cầu phải có được của những đối tượng bên ngoài (như quan điểm của COSO, họ chỉ đề cập đến nắm bắt nội bộ mà không đề cập đến hệ thống kiểm soát nội bộ).
Nắm bắt nội bộ thường đi vào kiểm soát với những chính sách, thủ tục, nguyên tắc, quy định có tính bộ máy được thừa nhận thoáng đãng, phổ biến và bao trùm. kiểm soát nội bộ thường quan tâm đến mục tiêu kiểm soát hơn là các hành vi rõ ràng và thủ tục kiểm soát với những khái niệm khác nhau trong từng điều kiện và giai đoạn cụ thể. Loại kiểm soát hành vi với những thủ tục cụ thể người ta gọi là các thủ tục nắm bắt. Với loại kiểm soát này, có những khái niệm vào thời điểm hiện tại cho rằng đó là loại nắm bắt quản lý, hay nắm bắt độc lập trong kiểm soát trực tiếp các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính.
Nắm bắt nội bộ là việc thiết lập và tổ chức thực hiện trong nội bộ doanh nghiệp kế toán các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ phù hợp với quy định của pháp luật nhằm đảm bảo phòng ngừa, phát hiện, giải quyết kịp thời rủi ro và đạt được yêu cầu xác định…
Luật Kế toán 2015 cho rằng, “Kiểm soát nội bộ là việc thiết lập và tổ chức thực hiện trong nội bộ công ty kế toán các cơ chế, chính sách, công thức, quy định nội bộ phù hợp với quy định của pháp luật nhằm bảo đảm phòng ngừa, phát hiện, giải quyết kịp thời rủi ro và có được yêu cầu đề ra”.
Nói về bộ máy kiểm soát nội bộ là nói đến các chính sách, thủ tục, các bước kiểm soát do lãnh đạo đơn vị xây dựng có tính chất bao trùm tất cả mọi lĩnh vực trong đơn vị. Bộ máy kiểm soát nội bộ bao gồm cả nắm bắt nội bộ và bản thân chúng ta cùng với những phương tiện có phẩm chất kỹ thuật, cấu trúc hướng vào kiểm soát mang tính bền vững, ổn định, đảm bảo và lâu dài. hệ thống nắm bắt nội bộ hay được bản thân các lãnh đạo doanh nghiệp xây dựng, thiết lập hướng vào kiểm soát các công việc trong phạm vi và trách nhiệm của doanh nghiệp.
Bản thân các đơn vị phải có trách nhiệm xây dựng, duy trì một bộ máy nắm bắt nội bộ khoa học, thích hợp và hiệu quả để bảo đảm nắm bắt công việc trong phạm vi doanh nghiệp, ngăn ngừa sai phạm, đạt được mục tiêu, yêu cầu mà công ty đặt ra. tuy nhiên, một hệ thống nắm bắt nội bộ có khoa học và hiệu lực, đạt kết quả tốt đến đâu cũng luôn có những hạn chế cố hữu hay hạn chế vốn có của nó không thể tránh khỏi.
3. Yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ
Có rất nhiều khái niệm không giống nhau về các yếu tố cấu thành bộ máy kiểm soát nội bộ. Theo quan điểm truyền thống, bộ máy nắm bắt nội bộ được cấu thành bởi 3 yếu tố (3 bộ phận), đó là: Môi trường kiểm soát; hệ thống kế toán; Các loại nắm bắt và thủ tục kiểm soát.
Theo quan điểm của COSO kiểm soát nội bộ bao gồm 5 yếu tố: Môi trường kiểm soát; công thức nhận xét rủi ro; hệ thống thông tin và truyền thông; hoạt động kiểm soát; Và giám sát nắm bắt. Theo đó, các hoạt động diễn ra luôn phải được nắm bắt và có sự nắm bắt chặt chẽ để đảm bảo độ tin cậy về kết quả nắm bắt cho những đối tượng quan tâm, nhất là các đối tượng ở bên ngoài.
Chính bởi vậy, COSO quy định không thể không toàn bộ các đơn vị được tài trợ khi lập báo cáo tài chính phải kèm theo báo cáo về kiểm soát nội bộ của công ty, cùng với những báo cáo kiểm toán nội bộ và báo cáo kiểm toán độc lập của các tổ chức kiểm toán có uy tín và danh tiếng để có minh chứng cho việc tuân thủ và tôn trọng nắm bắt nội bộ theo các quy định đặt ra.
Hiện nay, khái niệm về hệ thống nắm bắt nội bộ đang bao trùm cả nắm bắt nội bộ cùng với các phương tiện, thiết bị kỹ thuật, con người. Phương tiện thiết bị phục vụ kiểm soát càng khách quan, đạt kết quả tốt càng tin cậy. Ở đâu, phòng ban kiểm soát càng sử dụng các phương tiện thiết bị kỹ thuật hiện đại, càng hạn chế sự chi phối, tác động của con người thì ở đó nắm bắt có độ tin cậy cao.
Về chúng ta, người kiểm soát phải trung thực, minh bạch, có khả năng và luôn bảo đảm được sự phát triển đáp ứng yêu cầu kiểm soát trong các điều kiện thay đổi. Việc tổng hợp kết quả kiểm soát, đo đạt, nhận xét và điều chỉnh các chính sách, quy định, thủ tục kiểm soát sau hoạt động nắm bắt để đạt được những kinh nghiệm, những điều chỉnh kịp thời cho những thủ tục kiểm soát tiếp theo, đem lại kết quả nắm bắt cao hơn, hiệu lực hơn, đúng với kết quả trước mắt, mong muốn và yêu cầu đặt ra là một trong những yếu tố cấu thành của hệ thống nắm bắt nội bộ hiện đại ngày nay.
Kiểm soát nội bộ và bộ máy nắm bắt nội bộ luôn phải tuân thủ các nguyên tắc kiểm soát sau đây: Nguyên tắc “phân công, phân nhiệm”, Nguyên tắc “bất kiêm nhiệm”; Nguyên tắc “uỷ quyền và phê chuẩn”.
Các loại kiểm soát và thủ tục kiểm soát thường bao gồm:
Một là, kiểm soát trực tiếp (kiểm soát quản lý (kiểm soát độc lập) và nắm bắt xử lý):
– Kiểm soát quản lý hay kiểm soát độc lập. Đây là loại nắm bắt mà người thực hiện luôn độc lập với người thực hiện hoạt động được kiểm tra, nắm bắt. Nắm bắt quản lý hay nắm bắt độc lập thường rõ ràng và đi sâu vào các hành vi, các công việc cụ thể theo những yêu cầu, kết quả trước mắt, nhận thức, góc nhìn khác nhau trong những điều kiện cụ thể nhưng luôn hướng tới những mục tiêu nắm bắt nói chung đã đặt ra như: Quy định trách nhiệm bảo vệ tài sản và thông tin, thiết lập các quy chế, cách thức làm để ngăn ngừa sự tiếp cận đến tài sản, thông tin của những người không có nhiệm vụ. Chế độ kiểm kê tài sản, chế độ bảo quản tài sản, các điều kiện vật chất như kho tàng, thiết bị cho việc bảo vệ và nắm bắt tài sản, sổ sách và thông tin, chế độ bảo hiểm tài sản, phòng cháy chữa cháy…
– Nắm bắt xử lý: Là loại kiểm soát được đặt ra để xử lý các nghiệp vụ phát sinh, luân chuyển chứng từ, nghiệp vụ, quá trình giải quyết, ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế cam kết nghiệp vụ đó xuất hiện và việc ghi chúng vào sổ kế toán là chính xác, khách quan, đúng đắn, đúng công thức, tin cậy.
Hai là, nắm bắt tổng quát: Là kiểm soát tổng thể cùng một lúc nhiều hoạt động khác nhau, duới nhiều hình thức khác nhau đối với nhiều hệ thống, nhiều công việc khác nhau. Trong môi trường tin học, nắm bắt tổng quát trước hết thuộc về công dụng kiểm soát của phòng điện toán. Đối với những đơn vị có sử dụng các quy trình vi tính, tin học trong công tác kế toán thì công việc kiểm toán luôn phải sử dụng kết hợp giữa các chuyên gia có am hiểu về lĩnh vực máy tính, tin học và những người có chuyên môn có kiến thức thuộc các lĩnh vực cần kiểm soát.
4. Hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động ra sao?
Hệ thống nắm bắt nội bộ có nhiệm vụ tìm hiểu hệ thống quản lý của doanh nghiệp, bao hàm cả những công việc chính thức hoặc không chính thức, nhằm nói ra quy định, hướng dẫn về các nhân tố có thể gây ảnh hưởng đến công việc bán hàng. Theo nghĩa rộng, kiểm soát nội bộ bao gồm thủ tục quản lý trang thiết bị hoặc những công cụ nắm bắt sản xuất, bán hàng và phân phối của công ty. Thông tin của người gánh chịu hậu quả kiểm soát nội bộ hay được thu thập và tổng hợp từ nhiều nguồn không giống nhau như trao đổi với nhân viên cơ sở, điều tra thông qua bảng câu hỏi, bằng thực tế … Sau đó họ ghi lại những thông tin sơ bộ dưới dạng biểu đồ hình cột mô tả, tường thuật hoặc kết hợp cả hai hình thức trên nhằm đưa ra được một hình ảnh cụ thể để phục vụ cho công tác nắm bắt.
Phòng nắm bắt nội bộ là một phòng ban thuộc bộ máy điều hành, có công dụng hỗ trợ cho giám đốc doanh nghiệp, giám sát mọi công việc trong công ty, bảo đảm mỗi cá thể làm đúng nội quy, quy chế của doanh nghiệp. Ngoài những điều ấy ra, bộ phận này còn có trách nhiệm phải báo cáo kịp thời mục đích rà soát, nắm bắt nội bộ và đề xuất các giải pháp kiến nghị thiết yếu nhằm đảm bảo cho mọi hoạt động an toàn đúng pháp luật.
5. Dấu hiệu bất ổn của hệ thống kiểm soát nội bộ
Đây chính là vấn đề đặc biệt quan trọng. Nếu nhận thấy ở bộ phận nắm bắt nội bộ của đơn vị mình tồn tại một trong những đặc điểm dưới đây, thì bạn cần dành nhiều thời gian hơn để chấn chỉnh:
– Không lên kế hoạch hoạt động bằng văn bản rõ ràng: hoạt động chỉ được điều hành theo “khẩu lệnh”, lúc nhớ thì rà soát, lúc bỏ xót lại thôi.
– Khi người làm công chấp nhận làm việc“không công”. Có thể họ đang lợi dụng một kẽ hở nào đó trong hệ thống quản lý của công ty để kiếm lợi cho mình.
– Có sự chồng chéo giữa các bộ phận, không có sự trao đổi thông tin, khi có sai sót xảy ra thì các phòng ban đùn đẩy trách nhiệm cho nhau.
– Không yên tâm về tài chính đơn vị. Có lẽ đây chính là đặc điểm đáng ngại nhất cho thấy bộ máy nắm bắt nội bộ của bạn đang có trục trặc. Hãy xem xét ngay lập tức hệ thống nắm bắt nội bộ, nếu bạn cảm thấy không an tâm trong thu chi tài chính của doanh nghiệp. Thậm chí có khi bạn không biết hoạt động bán hàng của doanh nghiệp lãi hay lỗ, mặc dù trên giấy tờ hợp đồng mua bán, văn bản tài chính vẫn thấy lợi nhuận.
Tổng kết
Từ những chia sẻ thực tế trên, bạn chắc chắn sẽ thấy được hệ thống kiểm soát nội bộ là gì? Nhờ đó mà bạn có thêm những kinh nghiệm cũng như kỹ năng công việc hoạt động đúng với pháp luật xác định.
Nguồn: Tổng hợp