Lập kế hoạch hoạt động bằng Excel là một trong những keyword được research nhiều nhất trên Google về chủ đề lên kế hoạch công việc. trong bài viết ngày hôm nay, Wemay sẽ cùng chia sẻ công thức lập kế hoạch công việc trên Excel, mọi người cùng đón đọc nhé.
Tìm hiểu về mẫu tạo dựng kế hoạch công việc trên excel
Có khả năng nói excel là một công cụ khá mạnh trong việc giải thích, tính toán, nó là một phần mềm không thể thiếu trong bán hàng, không thể không có trong mọi công ty, tổ chức hay cá nhân, họ dùng công cụ excel như một phần không thể không có trong công việc của họ, lập bảng excel biến mất xa lạ với tất cả mọi người, đặc biết excel xuất hiện làm cho công việc nắm bắt nội dung, sản phẩm, hay quản lý tiến độ công việc bằng excel diễn ra dễ dàng hơn. Sức mạnh của excel đến từ tốc độ tính toán chính xác và rất nhanh, song song với đó là việc lên kế hoạch bán hàng, chiến lược tổ chức cuộc họp hay chiến lược huấn luyện trên excel cũng vô cùng đơn giản mà ai cũng có thể thực hiện được, có thể nói bên cạnh word, powerpoint thì excel là một trong những công cụ toàn năng nhất thế giới và nó đến từ Microsoft Office.
Vì sao cần xây dựng kế hoạch trước lúc bắt đầu công việc?
- Hiểu rõ được mục đích, kết quả của công việc bạn đang thực hiện, tránh đi sai hướng hoặc không rõ ràng có thực hiện được đúng yêu cầu xác định hay không? Trước khi giải toán bạn cần hiểu đúng đề bài phải không nào?
- làm chủ được công việc của mình. Việc lên kế hoạch trước giúp chúng ta tự chủ được về thời gian, không thụ động , chúng ta có sự chuẩn bị tuyệt vời nhất để làm tốt được việc đấy.
- Việc xây dựng kế hoạch tốt giúp bạn có tư duy hoạch định kế hoạch, khả năng bao quát nỗi lo và có thể xử lý được nhiều công việc trong một khoảng thời gian. nếu như trong đầu bạn đã mường tượng chi tiết các công việc cần thực hiện ở tương lai và thời gian làm chúng, bạn sẽ sắp xếp được nhiều việc một cách hợp lý mà vẫn đạt được kết quả ước muốn.
- đơn giản điều động nhân viên cùng tham gia hoặc đề nghị hỗ trợ từ bộ phận khác. kế hoạch chính là một bản chào hàng tuyệt vời khi đề xuất hoạt động với cấp trên hoặc làm căn cứ giao việc, trao đổi với các nhân sự khác. Một bảng chiến lược có phê duyệt của quản lý sẽ có giá trị tương đương như một quyết định ngang cấp phải không nào?
- nhanh chóng thăng cấp bậc, cấp lãnh đạo. một khi bạn hoạch định được tốt hoạt động của cá nhân thì rất rất nhanh bạn sẽ có khả năng quản lý một group, có kinh nghiệm để hoạch định các công việc lớn hơn, cần nhiều nhân viên tham gia hơn, thời cơ sẽ đến nhiều hơn với bạn.
- Có báo cáo kết quả nhanh chóng. Với bản chiến lược đã có trong tay, ngaytức thì khi kết thúc hoạt động bạn đã có cơ sở để tóm lại báo cáo theo kết quả đã dự kiến trong chiến lược.
Các bước để xây dựng kế hoạch công việc trên excel
Xác định mục tiêu, lên danh sách hoạt động cần làm
trước tiên, bạn phải cần xác định rõ mục tiêu cho bạn dựa trên khả năng và hoàn cảnh hiện tại của chính bạn. chú ý nên đề ra mục tiêu cao dần theo thời gian, với kết quả trước mắt nhỏ thì thời gian ngắn, mục tiêu lớn thì trong thời gian dài, tránh hoàn cảnh đặt mục tiêu quá cao trong thời ngắn không làm được sẽ làm bạn mất sự tin tưởng vào việc lên kế hoạch trong thời gian dài hạn. ( kết quả trước mắt trong tuần sẽ khác với kết quả trước mắt tháng, năm…). Sau đấy liệt kê hoạt động mình sẽ làm hàng ngày, bảng kế hoạch công việc thể hiện tính chất riêng của từng công việc ( ưu tiên thứ tự hoạt động tính khẩn cấp, quan trọng trước)
Cài đặt deadline tương ứng
Khi đã có danh sách công việc trong tay, bạn phải thiết lập kết quả trước mắt cụ thể cho từng hạng mục. kết quả trước mắt này có thể là deadline mục đích bạn cần có được.
Từ danh sách công việc đã thiết lập bạn sắp xếp công việc theo từng cấp độ nhấn mạnh để có thể dành thời gian phù hợp cho từng việc. Bạn cân nhắc và phân bổ lại thứ tự công việc, nên ưu tiên việc cấp bách và nhấn mạnh làm trước. Việc phân bổ này sẽ hỗ trợ bạn nắm bắt cấp độ hoạt động, tiết kiệm thời gian, tập trung nguồn tiềm lực cho những trọng trách.
Tập trung tối đa 100% vào hoạt động
Sự tập trung là một yếu tố quan trọng quyết định thành công của mỗi cá nhân. Như vậy không có nghĩa bạn chỉ chăm chú vào làm việc và bỏ xót đi tất cả mọi thứ xung quanh. Sự tập trung này nên được phát huy khi thực hiện công việc để coi như hoàn tất đúng tiến độ, và tránh lãng phí vào những hạng mục không nhấn mạnh.
Linh động thực hiện chiến lược
Khi lên kế hoạch hoạt động tức là bạn đã khái quát được khối lượng hoạt động cũng như thời gian thực hiện công việc, tuy nhiên trên thực tế sẽ có một vài người việc phát sinh và cần xử lý. Cho nên khi lên kế hoạch, bạn luôn dành ra một khoảng thời gian đề phòng đúng cách cho những việc ngoài dự kiến. trong quá trình thực hiện, nếu như có phát sinh công việc, bạn nên coi xét nhân tố chủ lực trước để quyết định thời gian tiến hành sao cho hợp lý.
Bạn nên thường xuyên kiểm duyệt tiến độ việc thực hiện các hoạt động theo chiến lược, để có thể căn chỉnh hoạt động hợp lí Việc. việc này sẽ giúp ích cho bạn kịp thời phát hiện thấy những điểm bất đúng cách trong bảng kế hoạch để chúng ta có thể Điều chỉnh lại để phù hợp.
Ghi nhận thành công của chính mình
Sau những lúc hoàn thành mục tiêu công việc, hoặc kết quả có được như chờ đợi, hãy ghi lại và xác nhận thành công của mình. Đây sẽ là động lực để bạn tiếp tục thực hiện kế hoạch lâu dài và sẵn sàng lên một kế hoạch khác cho thời gian tới.
Thật ra trong công việc, những người thành công luôn nắm chắc những skill tạo dựng kế hoạch và tổ chức hoạt động. Họ luôn có những bảng chiến lược hoạt động cho mình từ ngắn hạn cho đến dài hạn. Luôn thực hiện đều đặn như thói quen để hoạt động đạt kết quả tốt hơn.
TÍNH NẲNG CỦA file EXCEL kế hoạch công việc thường nhật
Lên danh sách danh sách các việc cần làm
Bạn thường xuyên bỏ quên việc cần làm đấy là vì bạn chưa ghi chép phong phú, thường xuyên và có bộ máy.
khi mà bạn có được 1 mẫu chiến lược hoạt động đẹp – chuyên nghiệp sẽ đẩy mạnh bạn thường xuyên update hơn.
Không cần làm gì phức tạp hay cao siêu, chỉ cần:
– Cuối mỗi ngày thực hiện ghi bổ sung các việc cần phải làm trong ngày mai, thậm chí cả những ngày sắp tới.
– nhận xét cấp độ coi như hoàn tất hoạt động thường xuyên
Quản lý công việc của cả đội, nhóm
Chúng ta có thể upload các app quản lý chiến lược công việc lên Google sheet từ đó bạn dễ dàng share / phân quyền cho thành viên trong group.
Mỗi sự chỉnh sửa 1 đầu việc, mọi người đều có khả năng cùng nắm được để phối hợp thực hiện công việc.
Đây là một lợi ích rất lớn với đội nhóm.
Cài đặt các công cụ kiểm soát tiến độ
Lên kế hoạch mà vẫn chưa có công việc kiếm soát thì xem như không lập.
Lúc đó bạn chỉ là lập cho vui hoặc để nhận xét cuối tháng, cuối năm bạn có được những gì.
Khi đã rèn luyện được thói quen và kỹ năng tạo dựng kế hoạch – kiểm soát chiến lược công việc thì bạn có thể thành công hơn nhiều đối với làm theo cảm hứng, lý tính.
Một khi tạo dựng kế hoạch, bạn phải cần thường xuyên đánh giá xem:
– Mình đã thực hiện được những việc gì rồi,
– mức độ coi như hoàn tất từng công việc ra sao
– Có việc nào quá hạn hay không thể hoàn thành không
…
Khi mà bạn sử dụng bản trả phí thì sẽ có nhiều hơn các công cụ được tích hợp vào phần mềm quản lý hoạt động để bạn kiểm soát:
– Tốt hơn
– coi được tổng quan
– Nhanh hơn.
Tổng hợp các mẫu chiến lược công việc bằng excel
Bảng tiến độ thực hiện công việc theo ngày
Trong mẫu này của Excel là một bảng thực hiện tiến độ hoạt động giao cho một người trong một dự án của công ty đấy. Tại đây các bạn có thể thấy được người thực hiện, tiến độ thực hiện là gồm bao nhiêu 5c76a521d424a4e61e4723f4419cc15e53e24718e589e97f7b7dfaa2c93c83f1 và những hạng mục nội dung cần coi như hoàn tất. Để tải mẫu kế hoạch này các bạn nhấn vào đường dẫn phía dưới đây
đường link tệp
Mẫu theo dõi công việc (To-Do) theo tháng
Đây là một mẫu khác có thêm những chức năng chi tiết hơn sử dụng để giúp cho bạn (nếu ở cấp quản lý) có khả năng khảo sát được tốt về những nhiệm vụ mà cần nhân sự trong phong ban hoặc trong doanh nghiệp của mình thực hiện. Để tải mẫu danh sách to-do này các bạn nhấn vào đường dẫn bên dưới
đường link tệp
Bảng kế hoạch quản lý tiến độ công việc
Ở mẫu này là một bảng quản lý danh sách kế hoạc công việc trên Excel được Áp dụng khá chi tiết và phong phú. Với bảng này các Bạn có thể bao quát hết toàn bộ các kế hoạch đã giao cho người thực hiện. Để tải mẫu chiến lược hoạt động bằng excel này về và sử dụng các chúng ta có thể nhấn vào đường dẫn phía dưới đây
đường link tệp
Tổng kết
Vậy là qua bài viết này, Wemay.vn đã cùng mọi người tìm hiểu về các cách thức lập kế hoạch cá nhân mỗi ngày thông qua Excel, hi vọng mọi người có thể thực hành được và đừng quên show kết quả của chúng ta cho mọi người cùng thấy nhé.
Nguồn: tổng hợp