Bạn là nhân viên và đang chuẩn bị làm báo cáo hoạt động cá nhân nộp cho cấp trên? Hãy đọc thật kỹ những thông tin và tham khảo các mẫu có sẵn trong nội dung sau đây để xây dựng cho mình một form báo cáo công việc chuyên nghiệp.
1. Khái niệm về form báo cáo công việc
Mẫu báo cáo hoạt động được lập ra để nhân viên, các bộ phận trong công ty báo cáo hoạt động cụ thể theo định kỳ tuần, tháng, quý, năm. Thông thường, trong nội dung của một bản báo cáo hoạt động cá nhân luôn được giải thích ngắn gọn, chi tiết toàn bộ các thông tin ảnh hưởng đến các hoạt động triển khai hoạt động cùng các khó khăn ảnh hưởng như:
– Thông tin chi tiết hiện trạng công việc
– Mục đích công việc và sản phẩm
– Nội dung nhận xét của người thực hiện và cấp trên phụ trách trực tiếp
– Đưa ra phương hướng giải quyết những khó khăn, tồn tại trong quá trình triển khai vai trò, công việc.
– …
Vai trò của việc lập báo cáo công việc là vô cùng trọng yếu đối với mỗi nhân viên. Xây dựng báo cáo công việc chính là cơ sở để từng cá nhân, phòng ban, tổ chức nhắm tới mục đích:
– Thể hiện khả năng làm việc của nhân viên
– Nhận xét khách quan trách nhiệm và tinh thần trách nhiệm với hoạt động của nhân viên
– Rút ra nhiều kinh nghiệm, bài học cho các thiếu sót, vướng mắc trong quá trình triển khai và sau khi hoàn thành hoạt động.
– Giúp cho đội ngũ lãnh đạo trong đơn vị dễ dàng thực hiện quy trình quản lý người làm công linh hoạt, chủ động theo từng giai đoạn thời gian cụ thể.
– Hỗ trợ đội ngũ quản lý nói ra phương thức sắp xếp công việc trọn vẹn, thích hợp với khả năng và yêu cầu của nhân viên.
2. Cách viết form báo cáo công việc
Hầu hết trong mẫu báo cáo công việc sẽ giúp người làm báo cáo dễ dàng xem lại những việc mình đã làm, với những mục đích đã đạt được hay còn có những thiếu sót gì, sẽ giúp cho doanh nghiệp và cũng là những người cấp lãnh đạo đơn giản nắm bắt được tình hình việc làm của cấp dưới. Qua đó có thể nhận xét được tình hình làm việc và đưa ra những sơ đồ điều chỉnh hay phương hướng xử lý khó khăn dễ dàng và hợp lý nhất. Dưới đây chính là các lưu ý khi viết báo cáo công việc ngày, tuần, tháng:
- Nội dung báo cáo: Một bản báo cáo đúng chuẩn, nội dung phù hợp được tạo nên thì trên hết cần đề ra kết quả chính xác. Mỗi bản báo cáo đều có mục đích thiết lập không giống nhau nên bạn hãy xem mình lập báo cáo để làm gì, từ đó tránh làm sai yêu cầu hay nội dung của báo cáo.
- Lập đề cương báo cáo chi tiết: Trước khi bạn điền các nội dung vào báo cáo thì cần đề ra cụ thể những hạng mục nào sẽ xuất hiện để tránh bị thiếu sót những thông tin quan trọng.
- Đánh giá hiệu suất công việc: Việc nhận xét hiệu suất công việc là cần thiết sau khi liệt kê những vai trò đã làm được trong ngày, tuần, tháng để đưa ra những phương án khắc phục, điều chỉnh đúng lúc.
- Nói ra phương án khắc phục và hướng phát triển: Dù bạn đã hoàn thành đúng kết quả trước mắt nói ra trong ngày, tuần, tháng thì bản báo cáo cũng cần đưa ra những hướng giải quyết hay kế hoạch phát triển mới. Điều này không chỉ giúp bạn có động lực để tạo nên những kết quả tốt hơn mà còn cho thấy tinh thần trách nhiệm cao của bạn với hoạt động.
3. Bố cục của form báo cáo công việc
Thực tế báo cáo hoạt động hàng ngày, tuần, tháng đều có bố cục khá giống nhau, báo cáo sẽ được làm bằng word hay excel chỉ cần nêu rõ nội dung và người xem dễ hiểu. Nội dung của báo cáo công việc bao gồm:
- Tên công ty tổ chức cá nhân đang thực hiện công việc.
- Tên người làm công, bộ phận và chức vụ.
- Ngày thực hiện báo cáo.
- Nội dung các việc được xử lý.
- Kết quả thực hiện.
- Một lời phàn nàn, thắc mắc, góp ý.
Ngoài ra tùy thuộc vào báo cáo theo ngày, theo tuần, tháng sẽ có thêm những nội dung không giống nhau như, tên dự án, giai đoạn dự án, công việc chính, nhận xét của chính mình…
Viết báo cáo hoạt động khá đơn giản và đơn giản, các bạn hoàn toàn có thể sử dụng mẫu và cũng là tạo cho mình báo cáo công việc rõ ràng và chi tiết nhất để thống kê công việc cũng như đơn giản nắm bắt những việc mình đã làm, việc mình chưa đạt được. Hầu hết các đơn vị và doanh nghiệp đều yêu cầu nhân viên của mình thực hiện báo cáo công việc cá nhân hay đưa ra những cách báo cáo công việc cho sếp hay báo cáo kết quả công tác… Tùy thuộc vào từng yêu cầu mà các bạn có thể nói ra những mẫu báo cáo riêng biệt, hơn nữa các bạn đơn giản phụ thuộc vào mẫu để thực hiện báo cáo bất cứ lúc nào bạn cần.
4. Những lưu ý khi viết form báo cáo công việc
Có rất nhiều mẫu báo cáo hoạt động khác nhau, từ mẫu ngắn gọn một trang, tới những báo cáo phân tích chi tiết dài hàng vài trang hoặc vài chục trang. Không có quy định mẫu báo cáo nào là chuẩn do mỗi hoạt động lại yêu cầu một kiểu cấu trúc riêng. Điều mấu chốt cần ghi nhớ ở đây chính là tại sao sếp của bạn lại cần bản báo cáo này và tập trung cung cấp thông tin chính xác mà sếp cần. Viết báo cáo hoạt động là điều không hề dễ dàng và bạn có thể luôn phải lưu ý những điều sau đây:
1. Ai là người nhận báo cáo?
Bạn cần phải biết rõ ai là người sẽ nhận báo cáo để lựa chọn những thông tin chính xác nhất. Bạn sẽ hỏi trực tiếp cấp trên về những thông tin mà họ cần trong bản báo cáo, họ là người nhận cuối cùng hay sẽ nộp lên cho cấp cao hơn? Hãy nhớ rằng báo cáo của bạn sẽ không chỉ được gửi lên cho sếp trực tiếp, mà có thể có thể được chuyển tới nhiều bộ phận khác nhau. Do đó, bạn luôn phải biết người xem cuối cùng là những ai để có thể chọn được thông tin thích hợp nhất.
2. Thu thập thông tin
Thông tin là phần quan trọng nhất của báo cáo. Các từ ngữ mà bạn sử dụng ở đây chỉ nhằm kết quả giúp người đọc hiểu rõ hơn những thông tin này. Vì vậy, hãy dành thời gian thu thập các thống kê, dữ liệu tài chính, bảng biểu,… Mà bạn cho là thiết yếu. Đây sẽ là phần trung tâm của báo cáo và bạn chỉ cần thêm một vài từ ngữ để diễn giải chúng một cách chi tiết hơn. Tuy nhiên, bạn cần phải sắp xếp các thông tin hợp lý, logic để tất cả ai đọc báo cáo cũng có thể hiểu được.
3. Trình bày báo cáo
Cho dù bạn sử dụng mẫu báo cáo công việc nào đi chăng nữa, thì cũng cần có các phần chính như sau:
- Tiêu đề.
- Tóm tắt dự án.
- Phần giới thiệu – lý do viết báo cáo, nền tảng và cách thu thập thông tin.
- Phần nội dung chính – thông tin thu thập được phía trên. Phần này nên được chia thành các mục nhỏ hơn cho dễ hiểu.
- Kết luận hoặc đề xuất.
Bạn cần lên bố cục chung cho một bản báo cáo công việc như trên, sau đó dần dần bổ sung những thông tin thiết yếu. Bạn cũng có thể hoàn thành phần nội dung chính trước rồi sau đó mới viết đến phần giới thiệu và kết luận.
- Tóm tắt dự án.
Phần tóm tắt dự án xảy ra ngay trên đầu của bản báo cáo, nhưng lại là phần bạn nên viết cuối dùng để có thể tóm tắt được tất cả ý chính? Bạn rút ra được điều gì sau bản báo cáo? Bạn có thể làm gì tiếp theo? Quản lý trực tiếp của bạn sẽ sẽ đọc tất cả bản báo cáo nhưng lãnh đạo cấp cao hơn thì không. Vì vậy, phần tóm tắt dự án phải nêu được phong phú và ngắn gọn những thông tin mấu chốt. Bạn sẽ viết 1 – 2 đoạn trong phần này hoặc trình bày thông tin dưới dạng gạch đầu dòng.
4. Rà soát kỹ trước khi gửi
Nếu doanh nghiệp của bạn yêu cầu phải trình bày theo một mẫu nhất định, hãy thay đổi lại thông tin theo yêu cầu đó. Nếu không, bảo đảm bạn đã sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, mạch lạc và đúng các thuật ngữ trong ngành. Bạn cũng nên chia báo cáo thành các phần nhỏ để người đọc có thể đơn giản nắm bắt ý chính.
Nếu có thời gian, hãy nhờ một người đồng nghiệp hiệu đính bản báo cáo này trước khi gửi lên cho cấp trên. Ngôn ngữ sử dụng như vậy đã rõ ràng hay chưa? Các ý chính và đề xuất có khả thi hay không? Và cuối cùng là rà soát chính tả và ngữ pháp. Bạn sẽ bị mất uy tín nếu như mắc phải những lỗi sai căn bản này trong báo cáo công việc.
5. Những lỗi cần tránh khi viết form báo cáo công việc
1. Sai chính tả
Sai chính tả là một trong những lỗi sai quá nhiều người mắc phải khi viết báo cáo hoạt động nói riêng và tất cả các loại văn bản, giấy tờ khác. Việc viết sai lỗi chính tả sẽ khiến cấp trên đánh giá bạn là người thiếu chuyên nghiệp và cẩu thả trong hoạt động.
2. Lỗi định dạng
Thứ đầu tiên mà cấp trên cảm nhận được khi nhìn vào báo cáo công việc của bạn chẳng phải là nội dung mà chính là cách trình bày. Nếu báo cáo của bạn sử dụng nhiều các bảng biểu, kế hoạch, biểu đồ thì bạn càng cần phải chú ý tới định dạng.
Bạn nên sử dụng độc nhất một kiểu chữ, làm nổi bật các đầu mục và dành ra các khoảng trắng phù hợp sao cho dễ nhìn. Các yếu tố như đánh số mục lục, viết hoa các chữ cái đầu dòng,… Cũng luôn phải được chú ý.
3. Khá nhiều hoặc quá ít thông tin
Báo cáo công việc không nên quá dài hoặc quá ngắn, đặc biệt là khi viết báo cáo công việc hàng ngày. Bạn không nhất định phải liệt kê lại các vấn đề đã bị lặp đi lặp lại từ những ngày trước mà nên tập trung vào các khó khăn nổi cộm, cần được giải quyết ngay.
4. Nội dung thiếu chính xác
Nội dung báo cáo thiếu chính xác, mô tả những hoạt động không có thực sẽ dẫn đến những sai sót về chi ngân sách, trả lương cho nhân viên,… Nhiều người thậm chí còn không hiểu mình đang viết gì trong báo cáo hoạt động. Thay vì sử dụng các loại bảng biểu, biểu đồ để trực quan hóa số liệu thì họ lại để lấp đầy các chỗ trống không cần thiết, để cho bản báo cáo đủ dài. đây chính là lỗi sai cực kỳ nghiêm trọng cần tuyệt đối tránh trong quá trình làm báo cáo.
Tổng kết
Cùng với form báo cáo công việc các bạn cũng có thể tham khảo thêm mẫu đơn xin tăng lương khi có mong muốn tăng lương và gửi đến chủ doanh nghiệp. Thực tế việc tăng lương ở tất cả doanh nghiệp nào cũng đều có quy định bài bản, tuy nhiên bạn thấy khả năng của mình là xứng đáng thì hãy cùng tìm hiểu chi tiết mẫu đơn xin tăng lương để có thể viết đơn và cải thiện mẫu đơn đơn giản và đạt kết quả cao nhất.
Nguồn: Tổng hợp