Một bản kế hoạch thường sẽ bao gồm danh sách các công việc được sắp đặt theo lịch trình có thời hạn và nguồn lực rõ ràng; được ấn định những mục đích cụ thể và có kèm theo các biện pháp thực thi để theo đuổi, thuyết phục mục tiêu cuối cùng. Mặt khác, cá nhân mỗi cá nhân luôn có những mong muốn, dự định và mục tiêu riêng.
Vì vậy, kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả và bài bản chính là “chìa khóa” để làm được các nguyện vọng của bạn.
1. Khái niệm kỹ năng lên kế hoạch công việc
Lập kế hoạch khai triển công việc là quá trình xác định rõ mục tiêu và phương pháp tốt nhất để thực hiện mục đích đấy. Một bản kế hoạch thực hiện công việc hiệu quả chính là sự tương thích giữa đam mê và nguyện vọng cá nhân với thời gian thích hợp mà họ sở hữu. Chiến lược càng rõ ràng, cụ thể bao nhiêu thì năng lực thực hiện mục tiêu càng lên cao bấy nhiêu.
2. Tại sao cần kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả
Xây dựng kế hoạch công việc có ý nghĩa gì đối với cá nhân? Mục đích cuối cùng khi chúng ta học kỹ năng xây dựng kế hoạch chính là để mỗi người có thể tự lên một chiến lược bài bản cho những mục tiêu trong tương lai của bản thân. Và phía dưới nêu ra 7 lý do tại sao bạn cần phải sở hữu kỹ năng lập kế hoạch công việc.
3. Ý nghĩa của kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả
Để đạt được thành công, đòi hỏi mỗi chúng ta phải rèn luyện cho mình rất nhiều kỹ năng như: Kỹ năng giao tiếp, thuyết trình, làm việc nhóm,…
Trong đó kỹ năng tạo dựng kế hoạch có một ý nghĩa vô cùng quan trọng:
- Tư duy có hệ thống để tiên liệu các tình huống quản lý
- Phối hợp mọi nguồn tiềm lực của công ty hữu hiệu hơn.
- Chú ý vào các mục đích và chính sách của doanh nghiệp.
- Nắm vững các nhiệm vụ căn bản của công ty để phối hợp với các quản lý viên khác
- Sẵn sàng ứng phó và đối phó với những thay đổi của môi trường bên ngoài
- Phát triển hữu hiệu các chuẩn mực kiểm tra
4. Cách viết một bản kế hoạch hiệu quả
Để viết một bản chiến lược hoàn chỉnh, bạn cần xác định được các yếu tố sau đây:
- Mục đích, yêu cầu công việc
- Nội dung công việc
- Địa điểm, thời gian và người thực hiện kế hoạch
- Cách thức thực hiện
- Phương pháp làm chủ và kiểm tra
- Nguồn tiềm lực thực hiện
5. Kỹ năng lập kế hoạch để thành công trong mọi việc
Để có được bản chiến lược chi tiết, bài bản và dễ dàng thực hiện, bạn sẽ đọc thêm và áp dụng phương pháp 5W1H2C5M với trường hợp thực tế của chính mình.
a. Xác định mục tiêu, yêu cầu (1W – Why)
Khi khởi đầu một công việc, bước đầu tiên, bạn phải cần đặt ra một vài câu hỏi và tìm ra câu trả lời:
– Vì sao cần làm công việc này?
– Nó có ý nghĩa như thế nào đối với doanh nghiệp, với bộ phận?
– Điều gì sẽ diễn ra nếu như không thực hiện chúng?
Khi đã có câu trả lời chuẩn xác, bạn sẽ nắm rõ ràng được chính xác yêu cầu, mục đích và hướng thực hiện đúng đắn nhất.
b. Xác định nội dung công việc ( 1W – What)
– Nội dung công việc đấy là gì?
– Cần làm gì để thực hiện được công việc đó?
– Đâu là nội dung cần hoàn thành? Đâu là nội dung có thể thay thế?
c. Nắm rõ ràng địa điểm, thời gian, người thực hiện ( 3W – Where/When?Who)
Cần xác định các thông tin liên quan đến các địa điểm, trả lời cho câu hỏi Where?:
– Thực hiện các công việc đó ở đâu?
– Kiểm tra tại bộ phận nào?
– Đánh giá, thử nghiệm ở những quá trình nào?
– Khi nào thì cần có sự xoay chỉnh cần thiết?…
Đâu là thời điểm thích hợp nhất để tiến hành các công việc đó?
– Bạn cần nắm rõ ràng mức độ khẩn cấp và cấp độ quan trọng của các công việc
– Các công việc quan trọng và khẩn cấp cần được ưu tiên, còn lại có thể bố trí theo thứ tự giảm thiểu sự quan trọng, khẩn cấp hoặc có thể ủy quyền cho người khác.
Bạn cũng cần trả lời các câu hỏi cho Who?
– Ai là người trực tiếp thực hiện công việc?
– Ai là người kiểm tra, đánh giá?
– Ai hỗ trợ?…
d. Nắm rõ ràng cách thức thực hiện ( How)
Các thức thực hiện là một trong những yếu tố quan trọng trong kỹ năng xây dựng kế hoạch để thành công trong mọi việc.
– Mỗi công việc cần được thực hiện như thế nào?
– Chuẩn mực là gì?
e. Xác định phương pháp kiểm soát ( 1C – Control)
– Công việc đó có đặc tính gì?
– Làm thế nào để đo lường đặc tính đó?
– Cần phải làm chủ những điểm trọng yếu nào?
f. Nắm rõ ràng phương pháp kiểm tra ( 1C – Check)
– Các công việc cần phải kiểm tra một cách sát sao, thường xuyên?
– Tần suất kiểm tra là bao nhiêu?
– Ai là người sẽ tiến hành kiểm tra?
– Các điểm kiểm tra trọng yếu?
g. Xác định các nguồn tiềm lực ( 5M)
Các nguồn tiềm lực mãnh liệt, ổn định sẽ hỗ trợ bạn thực hiện chiến lược của mình tốt nhất có thể. Các nguồn lực có thể kể đến:
– Man: Nguồn nhân lực
– Money: Nguồn tài chính
– Material: Nguyên vật liệu
– Machine: Máy móc, công việc
– Method: Phương pháp thực hiện công việc
6. Tổng kết
Với các kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả ở trên bạn hãy khởi đầu lập kế hoạch từ hôm nay để có được kết quả tươi sáng vào ngày hôm sau. Chúc các bạn thành công!
Nguồn: Tổng hợp