Xây dựng Văn hóa doanh nghiệp. Văn hóa doanh nghiệp là gì?

Video WEMAY đồng hành cùng việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp

Định nghĩa

Có rất nhiều định nghĩa về văn hóa công ty, nhưng tựu chung, văn hóa công ty có thể được định nghĩa là “Tập hợp những giá trị và tiêu chuẩn về niềm tin, hành vi, cách nhận thức và công thức tư duy được mọi người trong đơn vị cùng công nhận, suy nghĩ và hành động như một thói quen.”

Văn hóa doanh nghiệp giống như tính cách và đời sống tinh thần của chúng ta, ảnh hưởng đến lối sống, hành vi của người đó. Tạo ra văn hóa doanh nghiệp quyết định sự thành bại và tồn tại lâu dài của mỗi công ty.

Các mức độ văn hóa doanh nghiệp

Mức độ văn hóa được dùng để chỉ cấp độ cảm nhận của các thành quả văn hoá trong doanh nghiệp, còn gọi là tính hữu hình của các thành quả văn hoá. Cách tiếp xúc này rất độc đáo, đi từ hiện tượng đến bản chất của một nền văn hoá, giúp cho chủ doanh nghiệp hiểu một cách đầy đủ và sâu sắc những phòng ban cấu thành của một nền văn hoá.

Theo Edgar Henry Schein – cựu Giáo sư Trường Quản lý MIT Sloan – một người nghiên cứu sâu hơn trong lĩnh vực phát triển tổ chức và văn hóa công ty, văn hoá doanh nghiệp có thể chia thành ba cấp:

#1. Mức độ thứ nhất: Cơ cấu hữu hình của công ty

Mức độ thứ nhất trong cấu trúc văn hóa công ty là những thành quả văn hóa hữu hình, bao gồm các sự vật và sự việc mà một người có thể nghe, nhìn và cảm nhận khi tiếp cận với một tổ chức lạ.

Một số biểu hiện của mức độ thứ nhất trong văn hóa doanh nghiệp như:

Cơ cấu tổ chức phòng ban của doanh nghiệp.
Các văn bản quy định quy tắc công việc doanh nghiệp.
Kiến trúc công ty, cách điệu bài trí và các biểu tượng, logo và khẩu hiệu,…
Công nghệ hàng hóa, hình thức và mẫu mã sản phẩm.
Cách ăn mặc và ứng xử, thái độ hành vi và cách biểu lộ cảm xúc…

Đặc điểm chung của mức độ này: chịu liên quan chính từ tính chất hoạt động bán hàng của công ty, khái niệm của người lãnh đạo… Trong 3 mức độ của văn hoá doanh nghiệp thì mức độ văn hoá này dễ thay đổi và ít khi thể hiện được những giá trị thực sự trong văn hóa doanh nghiệp.

#2. Mức độ thứ hai: Các thành quả được tuyên bố/ chấp thuận

Những giá trị được tuyên bố/ chấp nhận là: gồm có các giá trị cốt lõi, bộ quy tắc, quy định, kế hoạch và mục đích riêng chính là kim chỉ nam cho công việc của toàn bộ nhân sự. Các nội dung này sẽ được công bố rộng lớn. Đây cũng chính là những thành quả được tuyên bố, chấp nhận của văn hóa công ty.

Cấp độ 2 biểu hiện ra ngoài: Trong 3 mức độ của văn hoá công ty thì cấp độ này con người có thể biết được ngay từ văn bản, cách diễn tả và cách thể hiện của cấp dưới. Chúng có trách nhiệm hướng dẫn cho các nhân viên trong công ty cách thức xử lý trong các tình huống nhất định, đối phó với một số tình thế căn bản và rèn luyện cách xử sự cho các thành viên mới trong môi trường doanh nghiệp.

#3. Cấp độ thứ ba: Các quan niệm chung

Những quan niệm chung : Văn hoá dân tộc, văn hoá kinh doanh, văn hóa doanh nghiệp… luôn luôn gắn bó với nhau, chúng đều có các quan niệm chung, cách điệu chung, bởi chúng đã hình và tồn tại trong lúc lịch sử. Chúng ăn sâu vào suy xét của hầu hết các thành viên trong nền văn hoá đấy và trở thành thói quen chi phối hành động, góc nhìn.

Khi các thành viên cùng nhau sẻ chia và hành động theo văn hóa chung, họ sẽ rất khó chấp nhận những hành vi đi ngược lại. Trong 3 cấp độ của văn hoá doanh nghiệp thì mức độ này khó nhận ra bởi chúng nằm sâu từ bên trong và cần thời gian tiếp xúc để có thể nắm được.

3 mức độ của văn hóa doanh nghiệp tạo thành các lớp văn hóa khác nhau. Lớp ngoài khá dễ thích nghi và dễ thay đổi. Lớp văn hóa càng sâu thì càng khó điều chỉnh. Ba mức độ trên hòa quyện và liên quan lẫn nhau tạo ra cấu trúc doanh nghiệp đặc trưng của mỗi doanh nghiệp.

Việc nắm chắc được 3 cấp độ tạo điều kiện cho nhà quản lý bóc tách được các thành phần trọng yếu trong văn hóa doanh nghiệp. Từ đó, đưa ra kế hoạch tăng trưởng tập trung trong các giai đoạn không giống nhau của công ty, nhất là văn hóa lấy chúng ta làm trung tâm.

Tại sao văn hóa lại luôn thuộc một phần quan trọng của doanh nghiệp?

Theo nghiên cứu của Deloitte, 94% giám đốc điều hành và 88% nhân viên tin rằng văn hóa mang tính quyết định đối với thành công của tổ chức.

Tuyển dụng

Nhiều người có chuyên môn nhân sự đồng ý rằng văn hóa doanh nghiệp mãnh liệt là một trong những cách tuyệt vời nhất để thu hút nhân sự tiềm năng. Một nền văn hóa tích cực mang lại cho tổ chức một lợi thế cạnh tranh rất lớn. Toàn bộ mọi người đều muốn thực hiện công việc cho các doanh nghiệp có danh tiếng tốt, mà Việc này do chính các nhân viên cũ và hiện tại thể hiện thì lại càng đáng tin. Một công ty có văn hóa tích cực sẽ thu hút các tài năng sẵn sàng biến địa điểm thực hiện công việc kế tiếp của họ thành nhà, thay vì chỉ là bước đệm.

Nhân sự trung thành

Một nền văn hóa không những tích cực sẽ giúp nỗ lực tuyển dụng, nó cũng sẽ giúp giữ chân những tài năng hàng đầu của tổ chức. Những người chủ biết đầu tư vào sự hài lòng của nhân viên có thể được nhận lại phần thưởng là những nhân viên tận tụy và tự giác cống hiến.

Văn hóa doanh nghiệp phù hợp giúp nhân viên có cảm xúc mình làm hoạt động có ý nghĩa, hãnh diện vì là một thành viên của công ty, thúc đẩy ý thức về lòng trung thành của nhân viên. Nhân sự có nhiều năng lực ở lại với người quản lý khi họ cảm nhận thấy được đối xử đúng đắn và có xu hướng mong muốn đi làm mỗi ngày.

Tinh thần nhân sự

Văn hóa công ty giúp nhân viên thấy rõ mục tiêu, định hướng và bản chất công việc mình làm, làm ra các mối quan hệ tốt đẹp giữa các nhân sự và một môi trường thực hiện công việc thoải mái, lành mạnh. Việc này càng có ý nghĩa khi trạng thái “chảy máu chất xám” đang phổ biến. Lương và thu nhập chỉ là một phần của động lực thực hiện công việc. Khi thu nhập đạt đến một mức nào đó, người ta chuẩn bị và sẵn sàng đánh đổi chọn mức thu nhập không cao hơn để được làm việc ở một môi trường hòa đồng, thoải mái, được cộng sự tôn trọng hơn.

Giảm cãi vã công ty

Văn hóa tích cực sẽ giúp giảm đáng kể căng thẳng tại địa điểm làm việc, là chất keo gắn kết các thành viên của công ty. Nó giúp các thành viên thống nhất về cách hiểu vấn đề, nhận xét, chọn lựa và định hướng hành động. Khi nhân sự phải đối mặt với xu hướng cãi vả lẫn nhau thì văn hoá là yếu tố quan trọng giúp mọi người hoà nhập và thống nhất.

Hiệu năng làm việc

Văn hóa doanh nghiệp mãnh liệt đã được liên kết với phần trăm năng suất cao hơn. Việc này là vì nhân sự có xu thế có động lực và tâm huyết hơn đối với các nhà phỏng vấn đầu tư vào sự ưng ý của họ. Các doanh nghiệp có văn hóa doanh nghiệp mạnh có xu hướng nhìn thấy nhân sự ít căng thẳng và áp lực hơn, Việc này giúp củng cố cả sức khỏe và hiệu năng làm việc của nhân viên.

Các bước xây dựng văn hóa công ty

Bước 1: Đánh giá văn hóa hiện tại của công ty

Sự chỉnh sửa hay tạo ra văn hoá công ty thường tiếp tục bằng việc đánh giá xem văn hoá hiện tại ra sao và Kết hợp với kế hoạch phát triển công ty. Đánh giá văn hoá là một việc cực kỳ khó khăn vì văn hoá thường khó thấy và dễ nhầm lẫn về tiêu chí nhận xét.

Chúng ta có nhiều cách để đánh giá như trực tiếp lấy thăm dò từ nhân viên hay đơn giản là quan sát thực trạng hiện tại của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp của bạn đang xảy ra những dấu hiệu sau, ngay lập tức hãy có cách thức làm cải thiện vì đây chính là những dấu hiệu của một nền văn hóa độc hại:

Tuyển dụng liên tục: Đây vừa là dấu hiệu của công tác quản trị con người kém, vừa là đặc điểm của việc nhân viên ưng ý và không gắn bó với công ty mà bỏ việc.
Các thói quen xấu của cả quản lý và nhân viên: Kỷ luật kém, hay đi làm trễ, xin nghỉ làm nhiều, hoàn thiện các deadline muộn, đến văn phòng đúng giờ tuy nhiên bắt đầu thực hiện công việc muộn, ngồi lê đôi mách,…
giao tiếp nội bộ kém: Bạn bước chân vào văn phòng và phát hiện ra địa điểm thực hiện công việc của mình mọi người yên lặng, không cười đùa, không ăn nói, hoàn toàn không có sự tương tác. Đây không hẳn là một dấu hiệu tuyệt vời của sự kỷ luật tuyệt đối. Các xung đột thường nảy sinh khi việc ăn nói trở nên khó khăn, gượng ép và không thoải mái. Một nền văn hóa lành mạnh cần sự ăn nói và củng cố lẫn nhau.
Quản lý và nhân sự là 2 group tách biệt: Hai nhóm này hiếm khi tương tác với nhau. Khi tương tác thì đấy cũng chỉ là giao tiếp một chiều, trong đó người có nhiệm vụ quản lý nói với người dưới quyền phải làm gì. Không hiện hữu cuộc trò chuyện cởi mở hay sự cộng tác cho và nhận giữa quản lý và những người khác.
Bạn biết nhân viên không ưng ý tuy nhiên họ lại không đề cập về nó một cách cởi mở: Việc nhân viên không dám đưa ra suy nghĩ, chia sẻ cảm xúc hay lên tiếng bảo vệ ý kiến của mình là dấu hiệu của việc nhà quản lý quá cổ hủ, một không gian thực hiện công việc rập khuôn và không sáng tạo là điều hiển nhiên được tạo thành.
Có nhiều cuộc nói chuyện (và kể cả các biện pháp kỷ luật) khi có những sai lầm, vi phạm – tuy nhiên lại gần như không có xác nhận và sự khen thưởng về nỗ lực của cấp dưới.
Mọi người không lên tiếng thảo luận về các ý tưởng trong cuộc họp: Ngay cả khi đấy là những ý tưởng dở tệ hoặc một kế hoạch không tưởng, họ cũng sẽ chẳng nói gì – tuy nhiên nagy tức thì phấn khởi bàn tán sau lưng khi kết thúc cuộc họp.
nhân viên được khen thưởng vì đã đạt được mục tiêu và tuân thủ theo các quy tắc có sẵn – chứ không phải những đột phá thông minh hay nỗ lực vượt bậc.
Nỗi sợ hãi có thể cảm nhận rõ ràng: Cửa phòng đóng sầm; Mọi người im lặng khi sếp đi qua; Tránh không mong muốn đi chung thang máy với sếp; Các cuộc trò chuyện thì thầm diễn ra trong cầu thang; “Sếp nói gì về tôi? Ông ấy không thích tôi, làm sao giờ?..” – Mọi người quan tâm đến vị trí của mình, các băn khoăn và lo lắng ai sẽ lên cao, ai sẽ xuống cấp bậc thấp hơn.

Bước 2: Xác định những gì bạn mong muốn về văn hóa công ty của mình

Khi bắt đầu xây dựng một nền văn hóa công ty, hãy nghĩ thật kỹ về những điều bạn mong muốn tạo nên. Hãy cân nhắc những điều tương tự cả khi chọn lựa những lãnh đạo cấp cao trong công ty mà sẽ đi cùng bạn một chặng đường dài.

Một doanh nghiệp không thể tồn tại mà không sở hữu nền văn hoá đặc trưng riêng. Harvard Business Review đã liệt kê 8 loại hình văn hóa trên thế giới, được phân biệt dựa theo 2 tiêu chí chính: sự tương tác giữa mọi người và năng lực phản ứng trước thay đổi. Mỗi loại hình đi kèm theo con số là tỷ lệ các công ty xếp loại hình văn hoá đó thuộc Top 2 trong khuynh hướng mà họ quan tâm tới.

– Quan tâm (caring-culture): 63%

– Mục tiêu (purpose-culture): 9%

– Học tập (learning-culture): 7%

– Tận hưởng (enjoyment-culture): 2%

– Kết quả (results-culture): 89%

– Chuyên chế (authority-culture): 4%

– Trật tự (order-culture): 15%

Kiến tạo văn hóa từ chính những thế mạnh và dấu hiệu riêng của công ty bạn. Khi công ty tăng trưởng dựa trên những sức mạnh có sẵn, trực giác sẽ chỉ cho toàn thể nhân viên biết mình cần phải làm gì, và làm như thế nào để Tất cả mọi thứ tốt nhất.

Bước 3: Xác định các yếu tố làm nên văn hóa công ty

Tại thời điểm này có rất nhiều doanh nghiệp sử dụng những từ ngữ hoa mỹ và hào nhoáng để đề cập về văn hóa của mình. Enron – một tập đoàn năng lượng hùng mạnh của Mỹ từng dùng 4 từ sau để nói về thành quả cốt lõi của mình: Liêm chính (Integrity), Kết nối (Communication), Tôn trọng (Respect), tuyệt vời (Excellence). Kết quả là tập đoàn này đã sụp đổ vào năm 2002 do che giấu, khai man sổ sách và lừa đảo, tạo nên một trong những vụ án kinh tế chấn động nhất lịch sử nước Mỹ

Do đó giá trị cốt lõi chỉ nên là những thứ thực sự được coi trọng ở công ty bạn. Với vai trò là một lãnh đạo công ty, hãy xác định thành quả cốt lõi mà công ty đang hướng tới. Sau đó thương lượng và tranh luận sâu hơn cùng các lãnh đạo khác để xây dựng nền móng đầu tiên cho văn hóa doanh nghiệp. Một vài câu hỏi nắm rõ ràng thành quả cốt lõi doanh nghiệp:

Sứ mạng, tầm nhìn và mục đích lâu dài của công ty là gì?
Bạn mong muốn công ty mình được biết đến như thế nào?
Mục đích bán hàng của tổ chức có phù hợp với thành quả cá nhân của toàn thể nhân viên?
Mục tiêu văn hóa công ty hướng đến là gì? (Ví dụ, tinh thần làm việc group được nâng cao, thành công của nhân viên được công nhận,…)

Bước 4: Lên kế hoạch thu hẹp khoảng cách giữa những gì con người hiện có và những gì chúng ta muốn có

Khi chúng ta đã nắm rõ ràng được một văn hoá lý tưởng cho doanh nghiệp mình và cũng đã có sự đồng cảm về văn hoá đang tồn tại trong công ty mình. Lúc này sự tập trung kế tiếp vào việc làm sao để thu hẹp khoảng cách giữa những thành quả chúng ta hiện có và những thành quả con người ước muốn.

Các khoảng cách này nên nhận xét theo 4 tiêu chí: phong cách thực hiện công việc, ra quyết định, giao tiếp, đối xử.

Lãnh đạo đóng nhiệm vụ cực kỳ trọng yếu cho việc xây dựng văn hoá. Lãnh đạo là người đề xướng và hướng dẫn các nỗ lực thay đổi. Lãnh đạo chịu trách nhiệm tạo ra tầm nhìn, truyền bá cho người làm công hiểu đúng, tin tưởng và cùng nỗ lực để xây dựng. Lãnh đạo cũng đóng nhiệm vụ quan trọng trong việc xua tan những mối lo lo lắng và thiếu an toàn của cấp dưới.

Bước 5: triển khai văn hóa công ty

#1. Thành lập một tổ chức phụ trách văn hóa công ty và có quy trình khai triển

Khi chúng ta đã nắm rõ ràng được một văn hoá lý tưởng cho doanh nghiệp mình, việc tiếp theo là soạn thảo một chiến lược hành động bao gồm các mục tiêu, công việc, thời gian, điểm mốc và trách nhiệm cụ thể. Cái gì là ưu tiên? Đâu là chỗ con người cần tập trung nỗ lực? Cần những nguồn tiềm lực gì? Ai gánh chịu hậu quả về những công việc cụ thể? Thời hạn hoàn thành?

Ở một số doanh nghiệp thì vị trí này được giao cho phòng marketing nội bộ hoặc bộ phận hành chính nhân sự

#2. Công bố và truyền đạt văn hóa đến toàn doanh nghiệp

Phổ biến chung: Ban hành quy định, quy chế chung và tổ chức các buổi nói chuyện giữa lãnh đạo và tập thể nhân viên về giá trị văn hóa doanh nghiệp. Mục đích là giúp đội ngũ nhân sự hiểu rõ và ý thức được ích lợi của văn hóa nội bộ đến sự phát triển của bản thân và doanh nghiệp.
Khuyến khích cổ vũ nhân viên trước những ích lợi của sự thay đổi: biết được các trở ngại và lý do từ chối thay đổi và xây dựng các chiến lược để đối phó. Lôi kéo mọi người ra khỏi vùng thoải mái của mình là một công việc rất khó. Vì lẽ đó người lãnh đạo phải khuyến khích, khích lệ và chỉ cho nhân viên thấy ích lợi của họ tăng lên trong quá trình thay đổi

#3. Ổn định và phát triển văn hóa

Việc tăng trưởng văn hóa cũng cần được duy trì dài hạn, nếu không muốn nói đây là quá trình cần sự bồi đắp bền bỉ:

Tích hợp các giá trị của bạn vào các công việc hàng ngày:

– Nhấn mạnh tầm trọng yếu văn hóa doanh nghiệp và các thành quả khi có người mới

– Đặt văn hóa và thành quả cốt lõi vào chất lượng hàng hóa doanh nghiệp

– Nhấn mạnh tầm quan trọng trong các cuộc họp của doanh nghiệp và trong các cuộc ăn nói với công ty

– Cam kết thông tin bên ngoài của bạn (tiếp thị, phương tiện truyền thông xã hội, v.v.) phản ánh cùng các thành quả để nhãn hiệu của bạn nhất quán

– Đưa ra quyết định dựa trên giá trị khi lựa chọn sáng kiến của doanh nghiệp

– Dùng các giá trị của bạn để hướng dẫn quản lý hiệu năng và giúp nhân sự thực hiện công việc kém đạt kết quả tốt

Khai triển công việc văn hóa doanh nghiệp cụ thể: Kiến trúc và nội thất văn phòng, đồng phục, nghi thức, team building, bộ máy khen thưởng, du lịch công ty,…
Xây dựng hệ thống khen thưởng thích hợp với văn hoá doanh nghiệp: Thể chế, mô hình hóa và củng cố sự thay đổi văn hóa. Các hành vi, quyết định của lãnh đạo phải thể hiện là mẫu hình cho nhân viên noi theo và phù hợp với mô hình văn hoá đã xây dựng. Trong giai đoạn các hành vi theo mẫu hình lý tưởng cần được khuyến khích, động viên. Hệ thống khen thưởng phải được thiết kế phù hợp với mô hình tạo ra văn hoá doanh nghiệp.
Tuyển dụng đúng người: Bạn không cần tuyển người giỏi nhất – Bạn phải tuyển người phù hợp nhất. Ứng viên dẫu có khả năng tốt đến mấy tuy nhiên không thể hòa hợp và bắt nhịp với văn hóa thì cũng không thể phát huy được hết mà còn liên quan chung đến doanh nghiệp.

Bước 6: Đo lường

Các giá trị cốt lõi và văn hoá của công ty cần được tăng trưởng và điều chỉnh liên tục để hợp với sự thay đổi trong chính sách, nhân viên doanh nghiệp hoặc từ các yếu tố ngoại vi.

Giống như là doanh số bán hàng hay ROI, văn hóa doanh nghiệp nên được nhận xét cẩn thận bởi những nhà lãnh đạo. Việc thường xuyên đo lường yếu tố này sẽ giúp bạn đúng lúc giải quyết những yếu tố tồn đọng và tạo ra văn hóa doanh nghiệp lành mạnh hơn cho công ty.

#1. Khảo sát

Phương pháp phổ biến nhất là thực hiện khảo sát hàng năm, tạo cơ hội để nhân viên phản hồi về các thành quả của tổ chức, nhận xét sự phù hợp của chúng với công việc hàng ngày và với thành quả của nhân viên.

Các khảo sát qua mail dễ dàng cũng có thể mách nhỏ những gì nhân viên thích và không thích, từ đấy bạn có thể định hình văn hóa của mình theo sự ưng ý của nhân viên.

#2. Đo đạc bằng các chỉ số

Trong thời đại data-driven như vào thời điểm hiện tại, mọi thước đo, thậm chí là về hiệu quả văn hóa công ty, đều có thể được diễn đạt dưới dạng thông tin và con số. Dưới đây, là 3 chỉ số KPI quan trọng nhất để định hướng, sửa đổi và nâng cấp và tăng trưởng văn hóa công ty thành công và đạt kết quả tốt.

chỉ số Employee Turnover Rate (ETR) – tỷ lệ nhân sự nghỉ việc:

Có thể thấy, một trong những dấu hiệu trước tiên báo hiệu văn hóa của doanh nghiệp bạn đang gặp vấn đề là khi phần trăm nhân sự nghỉ việc tăng lên. Mọi nhà lãnh đạo đều phải nắm được cách tính chỉ số ETR để làm chủ chúng trong ngưỡng cho phép, cùng lúc đó tìm ra cách thức làm cải thiện văn hóa kịp thời.

Employee Net Promoter Scores (eNPS) – thông số đo lường sự liên kết gắn bó của cấp dưới

Chỉ số eNPS là không chỉ giúp những nhà quản lý đo đạc mức độ gắn kết của cấp dưới, mà còn đồng thời đem đến cho họ cái nhìn cận cảnh hơn về sự tăng trưởng của văn hóa đang diễn ra trong công ty.

Employee Satisfaction Index (ESI) – thông số ưng ý của cấp dưới

Sự ưng ý của nhân viên luôn có sự kết nối mật thiết với văn hóa doanh nghiệp, lòng trung thành của cũng giống như tính gắn kết của họ dành cho cộng sự, cho cấp trên và cho công ty. Vì vậy chỉ số ESI là chỉ số bắt buộc phải làm khi mà bạn tiếp tục tiến hành đo lường kết quả văn hóa công ty.

Kết luận: Văn hóa là linh hồn của doanh nghiệp

Khi một lãnh đạo bắt đầu tạo ra một doanh nghiệp, có lẽ điều cuối cùng họ suy xét chính là xây dựng văn hóa bên trong công ty mình. Tuy nhiên văn hóa này có lớn mạnh hay không phụ thuộc vào bộ máy điều hành và cách chèo lái của lãnh đạo.

Cốt lõi của văn hoá doanh nghiệp là tinh thần doanh nghiệp và khái niệm thành quả của doanh nghiệp. Vì vậy có thể nói văn hóa như là linh hồn của doanh nghiệp. Nói nôm na: nếu doanh nghiệp là máy tính thì văn hóa doanh nghiệp là hệ điều hành. Vì văn hóa công ty phản ánh giá trị, tầm nhìn mà chủ sở hữu mong muốn tạo ra.

Chúc bạn có thể có những hình dung cơ bản và từng bước xây dựng thành công văn hóa doanh nghiệp tại công ty mình.