Dưới đây là mẫu quản trị con người bằng file excel công ty có thể áp dụng. điểm tốt của các tệp này là dễ sử dụng, bắt mắt, ai đã quen xài excel rồi sẽ cực tiện lợi hơn. mặc dù vậy, ngon hơn cả thì mọi người cân nhắc dùng các bộ máy app nhé.
Ưu điểm quản lý nhân sự
Là đầy đủ nhưng cũng chính ưu điểm này lại là nhược điểm đối với nhiều người: Khi mà có quá nhiều dữ liệu để nghiên cứu và không ít người gặp khó khăn trong việc hiểu và kiểm soát phần mềm. Dẫn tới việc có thể làm sai, trình bày không đúng với mong muốn của dữ liệu quản lý nhân sự bằng excel.
Có thể chỉnh sửa theo ý muốn để phần mềm phục vụ tốt nhất cho mục đích của bạn.
Nhược điểm quản lý nhân sự
Mặc dù là công cụ free dùng để quản lý mọi vấn đề nhân sự trong doanh nghiệp, tuy nhiên excel vẫn bộc lộ những yếu điểm nhất định.
Lưu trữ phân tán, khó kiểm soát dữ liệu
Sử dụng excel quản lý nghĩa là bạn sẽ có rất nhiều sheet khác nhau để quản lý từng vấn đề. Và đương nhiên, người thực hiện nó sẽ mất nhiều thời gian để tạo, chỉnh sửa thậm chí là tổng hợp và báo cáo.
Không đơn thuần làm mất thời gian và thêm gánh nặng cho bộ phận phụ trách mà nó còn gây cản trở đối với ra người quyết định khi không có cái nhìn tổng quan và cụ thể nhất.
Bảo mật kém
Với file excel không có chế độ bảo mật như các phần mềm khác, vì thế rất dễ bị mất dữ liệu, người quản lý nếu mất tài khoản driver hay gì đó…sẽ thật không tốt chút nào khi thông tin bị rò ra ngoài. Hơn thế, bảo mật còn ở góc độ người sử dụng, liệu họ có trung thành với dữ liệu của doanh nghiệp không.
Trong trường hợp nếu nhiều người sử dụng chung biểu mẫu, thì chỉ cần một thao tác nhầm của ai đó cũng có thể làm hỏng toàn bộ dữ liệu trên file excel, việc kiểm soát là rất khó khăn.
Không có khả năng tích hợp
File quản lý nhân sự bằng excel offline không thể tích hợp với các phần mềm chuyên dụng trong quản lý nhân sự vì thế rất bất tiện cho việc quản lý. Điều này chỉ làm ngốn thêm thời gian làm việc của người phụ trách và hiệu suất làm việc giảm đi.
Khó khăn khi doanh nghiệp mở rộng quy mô
Sức chứa của excel cũng vô biên khi lên tới hàng nghìn dòng, vài trăm sheet. Nhưng đó sẽ là một thách thức lớn khi doanh nghiệp ngày một phát triển với lượng dữ liệu tăng lên. Điều này sẽ cực khó khăn cho người sử dụng và quản lý chúng.
Thấu hiểu những khó khăn trong bài toán quản lý nhân sự ở các doanh nghiệp khi thường xuyên phải sử dụng excel, SlimCRM.vn cho ra mắt tính năng Nhân sự nhằm tối ưu hóa quy trình quản lý tinh gọn tại các doanh nghiệp hiện nay.
Quản lý danh sách nhân viên trong doanh nghiệp
Tất cả hồ sơ nhân viên sẽ được lưu trữ tập trung tại một nơi duy nhất. Người có quản lý thể thiết lập phân quyền cho từng cá nhân, ghi lại những thông tin quan trọng trong hồ sơ cũng như mức lương, các dự án công việc đã làm….
Quản lý đơn xin nghỉ phép
Một khía cạnh quan trọng nữa trong quản lý nhân sự đó là đơn xin nghỉ phép. Tại đây các đơn xin nghỉ của nhân viên được lưu trữ, thuận tiện cho việc quản lý và tra cứu khi cần thiết. Bộ phận nhân sự cũng có thể dựa vào đây để xuất báo cáo riêng, thống kê ai nghỉ nhiều nhất….
Ở vai trò người dùng, khi tạo đơn nghỉ phép, hệ thống sẽ có email tự động thông báo phê duyệt đơn nghỉ từ người quản lý hoặc lí do không phê duyệt…
Một số mẫu file quản lý nhân sự
Hợp đồng mùa vụ
Mẫu hợp đồng 1 năm
Phụ lục hợp đồng
Quyết định tăng lương
Mẫu quyết định nghỉ việc
Nguồn: Tổng hợp