Phần mềm quản lý văn bản miễn phí công cụ hữu ích mà các ứng viên ứng tuyển kế toán nên biết để có thể hoàn thành tốt nhất hoạt động được giao.
1. Phần mềm lưu trữ văn bản là gì?
Phần mềm quản lý văn bản miễn phí là một trong những công cụ phục vụ quá trình lưu trữ văn bản trong các cơ quan, công ty. Đây chính là một cách hiệu quả nhất lại không tốn chi phí. Việc áp dụng những tiến bộ của công nghệ trong thời đại công nghệ số là một cách làm tiết kiệm thời gian.
Hiệu quả mang lại tiết kiệm tương đối nhiều những khoản chi tiêu không cần thiết của doanh nghiệp. Đối với các doanh nghiệp, doanh nghiệp lớn sẽ là điều hết sức cần thiết và đáng lưu tâm. Bởi có những loại văn bản cần được sử dụng nhiều lần, cần thiết với sự hoạt động của công ty.
Phần mềm quản lý văn bản
Nếu có thất lạc sẽ ảnh hưởng rất lớn đến tiến độ làm việc và cũng là nhiều vấn đề trọng yếu khác. Hiện nay có rất nhiều phần mềm lưu trữ văn bản dùng trong việc quản lý văn bản được ra đời. Tuy nhiên, việc tìm được một phần mềm quản lý miễn phí, lại tiện dụng, dễ sử dụng có thiết kế đáp ứng đủ mong muốn của người dùng thì không phải cũng nắm rõ.
Đôi khi bạn lại chọn nhầm những phần mềm cũ, tính ứng dụng không cao. Vì vậy bài viết dưới đây là tổng hợp những phần mềm quản lý văn bản được đánh giá là tốt nhất hiện nay. Việc này sẽ giúp mọi người có thêm nhiều một lời phàn nàn có thể tham khảo đưa ra những sự chọn lựa phù hợp nhất cho công việc của mình.
2. Phần mềm lưu trữ văn bản miễn phí Lizard VB Manager
Một trong những phần mềm quản lý văn bản nội bộ miễn phí đầu tiên chính là phần mềm Lizard VB Manager. Đây chính là một phần mềm quản lý các văn bản, hồ sơ với các cơ quan Nhà nước như : trường học, các cơ sở y tế, các sở ban ngành ở các địa phương và một số đơn vị kinh doanh vừa và nhỏ.
Với việc được tìm hiểu kĩ lưỡng thiết kế hệ thống quản lý văn bản có thể lưu trữ trong thời gian dài đây trở thành một những phần mềm quản lý văn bản được nhiều người tin tưởng chọn lựa.
Với việc tích hợp nhiều công dụng đa dạng, có ích có thể giúp đỡ công việc lưu trữ, bảo quản hồ sơ công việc thật trọn vẹn, khoa học. Mặc dù vậy, ra mắt đã lâu cộng thêm việc bị hạn chế về lượng văn bản được lưu trữ nên phần mềm này chỉ thích hợp với những doanh nghiệp vừa và nhỏ sử dụng.
3. Phần mềm lưu trữ văn bản miễn phí Access
Việc quản lý văn bản là một trong những yếu tố khiến nhiều cơ quan, đơn vị, các doanh nghiệp lớn nhỏ cảm thấy đau đầu. Nhất là với những doanh nghiệp lớn chuyên về lĩnh vực xuất/nhập khẩu và buôn bán hàng hóa. Những văn bản, giấy tờ mà họ phải lưu trữ về những hóa đơn xuất/nhập là một số lượng khổng lồ.
Việc lưu trữ lại những hóa đơn chứng từ ảnh hưởng đến những vấn đề xuất/nhập hàng hóa luôn luôn phải quản lý cẩn trọng tránh để thất lạc, và có thể xuất ra bất kì lúc nào khi cần thiết. Điều này đã khiến những kỹ sư phần mềm cho ra mắt phần mềm quản lý các file văn bản miễn phí bằng Access để giải quyết những vấn đề đau đầu đó.
Phần mềm này đã được kiểm nghiệm thực tế tại phòng Nội vụ huyện Củ Chi. Sau một thời gian được kiểm nghiệm thực tế thì kết quả thu về vô cùng đáng hoan nghênh. Phần mềm lưu trữ văn bản miễn phí này không chỉ dễ sử dụng lại vô cùng hữu dụng, việc quản lý văn bản, chứng từ được làm một cách chính xác gần như là tuyệt đối.
Không chỉ vậy, phần mềm còn có công dụng sắp xếp, chỉnh lý hồ sơ giấy tờ theo một hệ thống khoa học nhất. Chính vì vậy, việc tra cứu thông tin hay chọn lựa ra giấy tờ thông qua phần mềm cũng rất tiện ích, mượt mà.
Phần mềm quản lý miễn phí bằng access
Điểm tốt lớn nhất của phần mềm miễn phí bằng Access chính là:
- Có tính bảo mật cao
- Thực hàng các bước nhanh gọn, tiện dụng
- Thời gian tra cứu, tìm kiếm, quản lý trọn vẹn
- Quản lý, bảo mật văn bản quan trọng đạt kết quả tốt
4. Phần mềm lưu trữ văn bản miễn phí eBizOffice
Một phần mềm quản lý văn bản miễn phí vô cùng ấn tượng và tiện ích sau đây chúng tôi muốn giới thiệu chính là phần mềm eBizOffice. Phần mềm này có tính năng hỗ trợ việc lưu trữ quản lý văn bản một cách vô cùng hiệu quả.
Với ưu điểm vượt trội trong việc bảo mật cao, xử lý dữ liệu chính xác phần mềm eBizOffice trở thành một trong những công cụ đắc lực hỗ trợ tốt nhất cho người sử dụng trong những quản đề quản lý văn bản.
Một trong những điểm đặc biệt của phần mềm lưu trữ văn bản này khác với các loại phần mềm khác chính là việc người sử dụng hoàn toàn có thể tra cứu những công văn mình mong muốn dưới nhiều hình thức khác nhau.
Được thiết kế với một giao diện dễ dàng, không cầu kì, dễ dàng để sử dụng, dễ làm quen, thực hàng các bước nhanh gọn, chính xác phần mềm này dần biến mình thành sự chọn lựa không thể làm ngơ đối với những nhân viên việc văn thư lưu trữ văn bản.
5. Phần mềm lưu trữ văn bản miễn phí EFY-DOC
Với việc hàng loạt các loại phần mềm quản lý văn bản được ra mắt trên thị trường rất khó để có thể nói ra những sự chọn lựa hữu hiệu nhất. Đối với người sử dụng thì yêu cầu của họ đối với một phần mềm không chỉ bao gồm ở việc quản lý tốt văn bản mà còn phải tích hợp được nhiều chức năng có ích khác nữa trong vấn đề xử lý văn bản.
Và một trong những phần mềm miễn phí đa năng nhất được ra đời đáp ứng yêu cầu khó tính đó chính là EFY-DOC. Đây được coi là một cánh tay phải đắc lực, đa công năng nhất rất đáng sử dụng.
Phần mềm quản lý văn bản và điều hành EFY-DOC
Ngoài những công dụng quản lý, xử lý toàn bộ các văn bản, giấy tờ thì phần mềm lưu trữ văn bản này có có chức năng tổng hợp, báo cáo, tạo lập văn bản dự thảo rất đạt kết quả tốt. Công dụng có thể giúp người sử dụng không phải mất quá nhiều thời gian để tự mình tìm kiếm, tổng hợp thông tin trong quá trình quản trị nữa.
Với ưu điểm vượt trội đó rất nhiều cơ quan, doanh nghiệp đã chọn lựa EFY-DOC là một trong những phần mềm quản lý văn bản không thể không có của mình.
6. Phần mềm lưu trữ văn bản miễn phí CloudOffice
Văn phòng điện tử CloudOffice là một hệ thống phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu và điều hành quản trị công việc toàn diện và chuyên nghiêp. Phần mềm quản lý văn phòng CloudOffice được thiết kế một cách khoa học với đầy đủ công dụng trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp và quản lý văn bản, điều hành công việc trực tuyến trên máy tính. Có khả năng theo dõi xử lý văn bản và điều hành hoạt động từ xa thông qua Internet.
7. Phần mềm lưu trữ văn bản miễn phí C-Office
C-Office là giải pháp văn phòng điện tử trao cho các cơ quan, đơn vị một môi trường làm việc cộng tác với hơn 20 tính năng ứng dụng có ích được tích hợp trong cùng một bộ máy trên giao diện website, phục vụ mọi công việc trong ứng dụng văn phòng điện tử. Đặc biệt C-Office là một sản phẩm được đóng gói từ giải pháp eDocman Plus – giải pháp đạt giải thưởng Sao Khuê 2012 cho giải thưởng phần mềm xuất sắc nhất.
8. Phần mềm lưu trữ văn bản miễn phí Lạc Việt DMS
Phần mềm “QUẢN LÝ HỒ SƠ TÀI LIỆU LƯU TRỮ – LẠC VIỆT DMS” là công cụ giúp tổ chức trung tâm thông tin lưu trữ, tra tìm, quản lý hồ sơ tài liệu một cách tiện lợi, nhanh chóng và chính xác. Lạc Việt DMS đáp ứng yêu cầu quản lý Văn bản tại các trung tâm lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị hoặc các trung tâm lưu trữ địa phương, các cơ quan lưu trữ hiện hành và mọi loại hình doanh nghiệp tổ chức.
- Lạc Việt DMS tuân thủ hoàn toàn quy trình quản lý và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ do Cục văn thư lưu trữ ban hành. Giải pháp gồm nhiều phân hệ tương ứng với các khâu công việc chính của một cơ quan lưu trữ bao hàm thu thập, bảo quản, chỉnh lý, khai thác, tra cứu, báo cáo thống kê…
- Lạc Việt DMS giúp việc quản lý, lưu trữ, tìm kiếm và xử lý hồ sơ sẽ trở nên dễ dàng, khoa học, chuyên nghiệp và đơn giản khi tìm kiếm, giải quyết, tiết kiệm thời gian cho lưu trữ viên, cho người sử dụng khi yêu cầu mượn hồ sơ, tài liệu trực tuyến mà còn có thể đọc nội dung toàn văn đã được số hóa.
- Lạc Việt DMS phân quyền người sử dụng tới từng công dụng chương trình, đến từng thành phần tài liệu của hồ sơ lưu trữ. Người sử dụng sẽ được phân loại theo cấp bậc từ đó, phần mềm cho phép phân quyền tiếp cận tài liệu theo từng cấp bậc nhằm kiểm soát việc tiếp cận các tài liệu theo độ mật không giống nhau.
- Lạc Việt DMS hỗ trợ cho việc đăng ký sử dụng/mượn hoặc gia hạn thời gian sử dụng hồ sơ tài liệu trực tuyến một cách nhanh chóng, thuận tiện. ngoài ra, hệ thống còn tích hợp cơ chế mã vạch cho việc ghi mượn, ghi trả, giúp phòng ban quản lý lưu trữ (thủ thư) thực hiện các nghiệp vụ giao, nhận hồ sơ tài liệu một cách nhanh chóng.
9. Phần mềm lưu trữ văn bản miễn phí IBom.Doc
Sử dụng phần mềm quản lý Văn bản iBom.DOC vào công tác quản lý văn bản, hồ sơ lưu trữ sẽ giúp cho việc lưu trữ văn bản trên hệ thống phần mềm trở nên nhanh gọn, khoa học hơn rất nhiều. Tránh tối đa việc bị thất lạc dữ liệu hay sảy ra hiện trạng tài liệu không còn ở hiện trạng nguyên vẹn do các tác động bên ngoài. Bên cạnh đó công tác tra cứu, chọn lựa ra thông tin tài liệu cũng sẽ diễn ra nhanh chóng hơn bao giờ hết.
Tổng kết
Phần mềm quản lý văn bản miễn phí chính là một công cụ hỗ trợ đắc lực xử lý những yếu tố liên quan đến việc quản lý và bảo mật toàn bộ các văn bản quan trọng. Sử dụng các phần mềm hỗ trợ quản lý văn bản miễn phí không chỉ giúp bản thân người sử dụng có thể tiết kiệm thời gian chọn lựa ra, lưu trữ còn vô cùng tiện lợi trong quá trình làm việc.
Giờ đây khi thời đại công nghệ lên ngôi hãy biết nắm bắt những lợi ích mà công nghệ số hóa mang lại phục vụ công việc của chính mình vừa không bị thụt lùi so với thời đại, lại có ích vô cùng.
Nguồn: Tổng hợp