Nhiều người mới vào nghề hoặc đang tìm hiểu về nghề nhân sự chưa nắm rõ được công việc của nhân viên hành chính nhân sự làm gì, để hoàn thiện kiến thức và kỹ năng phục vụ cho công việc sắp tới. Bài viết này xin chia sẻ tới bạn đoc những đầu mục cơ bản nhân viên hành chính nhân sự thường làm.
1. Nhân viên hành chính nhân sự làm gì?
Chắc hẳn bạn đã từng thấy những bản mô tả công việc của nhân viên hành chính nhân sự ở đâu đó rồi phải không? Nếu có thời gian và quan tâm bạn cũng hiểu đôi chút về hoạt động của nghề này. Ngoài một số hoạt động kể trên thì thực tế người làm công hành chính người nhân viên làm gì? Phía dưới là những thông tin hữu ích để trả lời câu hỏi này.
1. Quản lý hồ sơ, giấy tờ
Dưới đây chính là bản liệt kê các đầu việc cần thực hiện trong việc quản lý hồ sơ, giấy tờ của vị trí hành chính nhân sự:
- Thực hiện các công việc tiếp nhận công văn, đơn thư – giấy tờ đề nghị, các loại văn bản, tài liệu được chuyển đến đơn vị và có quyền xử lý chúng trong thẩm quyền được chỉ rõ, sau đó cần lưu trữ các dữ liệu trong kho dữ liệu của đơn vị.
- Tiếp nhận các loại giấy tờ chứa thông tin ảnh hưởng tới nhân viên, chúng có thể là giấy báo ốm, giấy báo xin nghỉ để tổ chức tiệc cưới…
- Theo dõi tình hình thực hiện các hoạt động liên quan tới duy trì văn hóa đơn vị
- Quản lý các loại giấy tờ ảnh hưởng tới tiền lương và chế độ phúc lợi của nhân viên.
2. Công tác lễ tân
Hoạt động thường nhật của nhân viên hành chính nhân sự yêu cầu họ phải đảm nhiệm các công việc trong công tác lễ tân, bao gồm:
- Tiếp nhận các giao dịch với người mua hàng bằng hai hình thức trực tiếp và trao đổi thông qua điện thoại.
- Thực hiện tiếp đón khách mời mỗi khi đơn vị có sự kiện hay công việc nội bộ.
- Tham gia tổ chức các sự kiện của đơn vị và hoạt động vui chơi cho người làm công nhằm duy trì và phát triển văn hóa nội bộ đơn vị.
3. Giải quyết bảng lương
Quản lý bảng lương là hoạt động mà bất kỳ người làm nghề hành chính người nhân viên nào cũng cần thực hiện tốt. Các công việc liên quan tới bảng lương bình thường sẽ bao hàm việc chấm công thường nhật cho các người làm công của công ty; liệt kê lương, thưởng mỗi tháng cho nhân viên và thực hiện việc chi trả cũng như thanh toán tiền lương đúng hạn.
4. Lưu giữ cơ sở dữ liệu và hồ sơ lao động hiện tại
Hoạt động này sẽ được gọi chung là hoạt động quản lý hồ sơ nhân sự. Công việc quan trọng của cấp dưới hành chính người nhân viên trong vấn đề này bao hàm thực hiện các hoạt động lưu giữ thông tin và cơ sở dữ liệu của cấp dưới cũng như thực hiện nhiệm vụ bảo mật các thông tin đó.
5. Công tác quản lý tài sản, thiết bị
Các hoạt động liên quan tới sẽ bao gồm:
- Thực hiện theo dõi máy móc, thiết bị ảnh hưởng tới tài sản của đơn vị cũng như tiếp nhận các thông tin ảnh hưởng tới vấn đề máy móc của cấp dưới khác báo lại như máy hỏng, không hoạt động được hoặc máy quá cũ cần thay mới hoặc bảo trì. Từ đó có sơ đồ cần thiết để bảo dưỡng nhằm duy trì tiến độ làm việc bình thường cho người làm công ở bộ phận sản xuất.
- Kê khai các ấn phẩm văn phòng hàng tháng và thực hiện công việc mua cung cấp cho các phòng ban trong tổ chức.
2. Quy trình làm việc của nhân viên hành chính nhân sự
Thông thường công thức làm việc của chuyên viên hành chính thường bắt đầu bằng những hoạt động rõ ràng như sau:
- Thực hiện việc sắp xếp, quản lý làm việc cho các nhân viên trong văn phòng.
- Có quy trình tuyển mộ và training nguồn nhân lực mạnh mẽ mới cho doanh nghiệp
- Thực hiện việc giám sát, soạn thảo và lưu trữ giấy tờ cho doanh nghiệp.
- Phân bổ, bàn giao công thức công việc cho người làm công
- Tiếp nhận, lưu trữ hồ sơ nhân viên trong đơn vị.
- Quản lý, sắp xếp thời gian họp, ghi chép các một lời phàn nàn và chỉ thị của ban giám đốc trong các cuộc họp.
- Giám sát các vấn đề của cấp dưới ảnh hưởng tới hiệu quả của công việc động viên và khích lệ tinh thần người làm công.
- Quản lý phúc lợi, chế độ bảo hiểm, quy chế của đơn vị và tri trả đúng hạn cho nhân viên.
3. Tố chất của nhân viên hành chính nhân sự
Ngày nay mong muốn tuyển người làm công hành chính người nhân viên tại Hà Nội và Tphcm rất cao vì phẩm chất công việc và cũng là nhu cầu thăng tiến mà việc làm này thu hút rất nhiều các bạn trẻ, vậy để biến mình thành người có chuyên môn trong lĩnh vực này bạn cần những kỹ năng gì?
- Kỹ năng xử lý tình huống, nhanh nhẹn và giao tiếp tốt
- Là chuyên gia trong lĩnh vực
- Đạo đức của người làm người nhân viên
- Kỹ năng tổ chức
- Thành thạo tin học văn phòng
- Dù có nhu cầu nhân sự cao nhưng
Để trở thành nhân viên hành chính người nhân viên không mong muốn yêu cầu quá khắt khe, tuy nhiên bạn phải cải thiện phong phú các tố chất: Nhanh nhẹn, khéo léo, giao tiếp tốt, giải quyết vấn đề, tỉ mỉ , chăm chỉ và chịu được áp lực công việc…
4. Kỹ năng cần có của nhân viên hành chính nhân sự
Kỹ năng giải quyết vấn đề phát sinh liên quan tới lao động, giúp ban lãnh đạo giải quyết những trường hợp phát sinh về người nhân viên về việc: cho nghỉ việc, lao động đình công, khen thưởng, kỷ luật, xử lý phát sinh nhân sự, kiện tụng tranh chấp nếu có .
Trên đây là một số việc người làm công hành chính nhân sự cần làm được trong doanh nghiệp để có khả năng thăng tiến và được công nhận bạn cần biết nhiều kỹ năng tổng hợp của các nghề kế toán: năng lực kiểm soát logics tính toán hợp lý, Nghề tư vấn: kiểm soát tâm lý nhân viên giải quyết vấn đề theo hướng hiêu quả nhất không phát sinh tranh chấp – nghề luật sư: nắm rõ kiến thức về luật lao động, doanh nghiệp để làm đúng và đủ hạn chế sai phạm cho đơn vị – Nghề tổ chức sự kiện: người nhân viên giỏi ngoài những kỹ năng trên cần có tư duy tổ chức sự kiện, kỹ năng điều phối chương trình, MC, dự tính kinh phí.
Để thực hiện được hoạt động này ngoài những tố chức nên có mình đã nếu bạn cần cải thiện tốt kỹ năng tin học văn phòng đây chính là điều tối kỵ khi làm công tác hành chính văn phòng và chắc chắn sử dụng thành thạo các thiết bị văn phòng tại doanh nghiệp.
Nhân sự giỏi chưa bao giờ thất nghiệp, nhân sự giỏi luôn được trọng dụng và chưa bao giờ la vị trí không tên vô hình trong đơn vị, nếu có đầy đủ kiến thức bạn có thể trân trọng hoạt động mình đang làm và có lý do để học tập trau dồi kiến thức thêm cho nghề người nhân viên.
5. Mức lương của nhân viên hành chính nhân sự
Hành chính nhân sự cũng được coi là nghề có mức lương cao, do đây chính là công việc đòi hỏi cao các khả năng cũng như sự hội tụ nhiều kỹ năng khác nhau. Bình thường một người làm thông thường thực hiện công việc toàn thời gian sẽ có lương dao động từ 7 đến 10 triệu tùy theo kinh nghiệm và thời gian thực hiện công việc. Mức lương dành cho các trưởng phòng hành chính người nhân viên sẽ dao động từ 15 – 20 triệu thậm chí còn lên tới 25 triệu một tháng. Đây chính là con số mà ai cũng mơ ước.
Bạn đang tự hỏi cơ hội và chọn lựa ra vị trí cho công việc hành chính nhân sự ở đâu nhỉ? Bạn có thể tìm trên các website tìm việc, hãy truy cập vào trang web để cập nhật các thông tin việc làm hay và có ích nhé. Ngoài ra các thông tin tuyển mộ sẽ được đăng tải trong các nhóm, các fanpage của tổ chức… Bạn hoàn toàn có thể làm người làm công hành chính tại các cơ quan tổ chức nhà nước hoặc tư nhân và có cơ hội thăng tiến để trở thành trưởng phòng để có mức lương cao hơn.
Tổng kết
Như vậy bài viết này đã cung cấp cho các bạn nhiều thông tin hấp dẫn không thể bỏ lỡ về nhân viên hành chính nhân sự làm gì. Bạn đã có thêm nhiều chỉ dẫn hay để không thể bỏ lỡ cơ hội biến mình thành một chuyên gia trong ngành này.
Nguồn: Tổng hợp