Bảng kế hoạch công việc được lập chi tiết, rất đầy đủ từng vai trò, hoạt động cần thực hiện theo ngày, tuần, tháng sẽ giúp cá nhân đơn giản quản lý tiến độ cũng giống như hiệu quả để Điều chỉnh kịp thời. Các mẫu chiến lược công việc theo tuần phía dưới của wemay.vn sẽ hỗ trợ bạn có khả năng tự lên kế hoạch đơn giản, nhanh chóng.
Kế hoạch công việc là gì?
Kế hoạch công việc là bảng biểu được lập nhằm đưa ra những việc cần làm trong ngày, tuần hoặc tháng với mục đích để mọi công việc được hoàn thành và đảm bảo hiệu quả tích cực. Với những người đảm nhận vị trí quan trọng như lãnh đạo, quản lý thì việc lập bảng kế hoạch công việc là bước không thể thiếu.
Bên cạnh đó, lập kế hoạch công việc là giai đoạn xây dựng mục tiêu, tìm hướng thực hiện tối ưu nhất để hoàn thành mục tiêu đã đề ra. Nếu không có kế hoạch công việc cụ thể thì cá nhân sẽ mung lung vì không biết mình cần làm gì trước làm gì sau và nên bắt đầu từ đâu, từ đó kết quả sẽ không được như mong đợi.
Những bước đơn giản để lên một kế hoạch
– Đầu tiên bạn nên bắt đầu bằng việc tìm kiếm thời gian rảnh cho những dự định của mình. Đương nhiên bất kỳ ai cũng luôn phải dành thời gian cho những hoạt động thường nhật, ngoài chúng ra, hãy tận dụng thời gian còn lại để làm những gì bạn muốn.
– Kế đến, lấp đầy những hoạt động bạn cần làm vào những khoảng thời gian đấy. Song song với quá trình này là bạn phải luôn luôn để tâm đến trình tự ưu tiên của chúng. Sự ưu tiên ấy có thể là do sở thích của bạn. Vâng hôm nay tôi muốn học nấu ăn trước khi làm bài tập hoặc tôi phải đi cắt tóc cái đã trước khi gặp cô bạn mới. Sự ưu tiên ấy phụ thuộc ở chính bạn. Đương nhiên bạn phải ưu tiên bài kiểm tra cuối khóa trong hai ngày tới hơn là một buổi đi dã ngoại cuối tuần. Trong một số trường hợp bạn phải bỏ qua những việc nhỏ để hướng đến những mục tiêu lớn. Và cũng có khi không phải chỉ là sự tương quan giữa những việc lớn và nhỏ, bạn phải hy sinh mơ ước này để đuổi theo một mục tiêu khác. Bạn biết đấy đó vừa là sự khó khăn vừa là nét thú vị của cuộc sống. Luôn có những người phải hy sinh gia đình vì công việc hoặc ngược lại. Và cho dù có một kế hoạch hoàn hảo đi chăng nữa, đôi khi bạn cũng mất mát một đìều gì đấy. Tuy nhiên tôi mong sự mất mát này chỉ là tạm thời vì bạn sẽ lại đặt ra kế hoạch để lấy lại những gì đã mất!
– Dành ra những khoảng thời gian cần thiết giải quyết sự cố. Điều này lại phụ thuộc vào kinh nghiệm của bạn. Bạn đang thực hiện một công việc có tính rủi ro cao, hãy dành thời gian dự phòng nhiều lên. Công việc thực tế luôn khác hẳn với lý thuyết và cũng như những gì ta trù định. Đó là lý do tại sao người ta rất dễ lúng túng với những công việc mới. Bạn không thể nào biết được những việc bất ngờ phát sinh và sắp xếp kịp thời gian để giải quyết chúng. Những người chưa thạo việc đôi khi còn phải lấy quỹ thời gian cá nhân để giải quyết công việc. Nhưng khi bạn đã có kinh nghiệm , hãy luôn dành một khoảng thời gian hợp lý cho những sự cố phát sinh. Một người có trình độ chuyên nghiệp là một người lường trước được càng nhiều càng tốt những khả năng có thể xảy ra, những đều có thể cản trở công việc của mình. Do đó bạn càng hoàn thiện mình bản kế hoạch của bạn càng hoàn hảo hơn.
– Ngoài ra lời khuyên cho bạn là nên lập một kế hoạch linh hoạt, tùy từng trường hợp mà có thể bạn phải thay đổi kế hoạch vào giờ chót. Vâng vì bạn đâu phải là một cái máy. Nhưng lý do để thay đổi kế hoạch nên đươc kiểm tra về độ logic, đương nhiên tôi không khuyên bạn đổi kế hoạch đến trường hôm nay bởi vì mình mới nổi cái mụn to và xấu quá (!!!)
Sắp đặt một lịch trình làm việc tức là bạn đang lên kế hoạch cho việc sử dụng thời gian của mình. Có một kế hoạch cụ thể bạn vừa tránh được những căng thẳng trong công việc vừa làm việc hiệu quả hơn.
Kế hoạch làm việc một tuần
Bắt đầu với một bãi rác não
Bộ não của bạn đang sắp xếp rất nhiều việc cần làm — các dự án cần hoàn thành, các dự án cần ghi nhớ cho sau này, những người cần theo dõi, một lần ngẫu nhiên, bạn đặt tên cho nó. Thêm vào đó, bạn cũng có rất nhiều việc phải làm cho cuộc sống không phải công việc của mình (ai đó cần mua hàng tạp hóa và dọn vệ sinh cho mèo, phải không?).
Lấy một tờ giấy trắng và viết ra mọi điều bạn có thể nghĩ ra mà bạn cần phải làm. Không chỉ những điều bạn cần làm cho công việc hoặc ngay lúc này — mọi thứ. Đưa tất cả ra khỏi đầu bạn và vào trang.
Chạy qua danh sách mới của bạn và chỉ ra cụ thể khi nào mỗi và mọi mục cần được hoàn thành trước. Hãy rất trung thực với bản thân về điều này. có thể có một số việc bạn nghĩ rằng bạn buộc phải làm hôm nay hoặc ngày hôm sau, nhưng hãy tự hỏi bản thân: Chúng có thực sự cần phải làm không?
Nếu như có, sau đó chú ý rằng. nhưng nếu bạn có nhiều chỗ trống hơn một chút, đừng gánh nặng bản thân phải làm điều đấy sớm hơn bạn phải cần. ngược lại, cũng đừng đẩy tất cả mọi thứ đến tận giây cuối cùng.
Bạn có thể bị cám dỗ để đi theo cách này hay cách khác. Hoặc bạn làm tất cả mọi thứ ngay lập tức vì bạn sẽ cảm nhận thấy tốt khi kiểm duyệt nó, hoặc bạn nghĩ rằng bạn có nhiều thời gian hơn thực tế và cuối cùng lại vội vàng. Với cả hai tình huống, bạn chỉ đang chuẩn bị cho mình thất bại và gây ra những căng thẳng không thiết yếu.
Đối với các dự án dài hạn không nhất thiết nên có thời hạn, hãy làm một trong hai điều: Gán cho chúng một ngày “bắt đầu trước” lý tưởng để đảm bảo cuối cùng chúng sẽ diễn ra hoặc chúng ta có thể bắt tay vào làm một danh sách đang chạy với mức độ ưu tiên thấp, tốt -có các dự án trên một trang còn lại.
Đặt nó trên lịch của bạn
Sau khi lên danh sách ngày đến hạn cho mỗi ngày, hãy ghi mọi thứ vào lịch của chúng ta. Nó là lúc mà việc có một hệ thống quản lý dự án thực sự có ích.
Chớ lo lắng về các sản phẩm không đến hạn trong tuần sắp tới. chỉ cần giữ chúng trong danh sách việc cần làm lớn hơn, gồm có tất cả những việc cần làm mà Bạn có thể tham khảo mỗi tuần khi lên kế hoạch.
Đối với các nhiệm vụ cần phải coi như hoàn tất trong tuần này, hãy viết chúng vào ngày chúng đến hạn, cũng cho biết bạn sẽ cần bao nhiêu thời gian cho mỗi việc. việc này sẽ hỗ trợ bạn tính toán cho các cuộc họp khác mà Bạn có thể có và bảo đảm rằng bạn thực sự có đủ thời gian để thực thi tất cả mọi thứ bạn đang lên ý tưởng trong ngày. giải quyết từng việc cần làm như bạn so với một cuộc gặp gỡ với người khác. bạn sẽ không bỏ qua nó, phải không?
Là một mẹo bổ sung, hãy cân nhắc nhận xét quá cao lượng thời gian bạn cần cho mỗi việc. Ví dụ: nếu như việc thay đổi bản ghi nhớ thường mất 30 phút, hãy dành ra 45. Bạn mong muốn tạo ra thêm thời gian trong trường hợp bạn bị gián đoạn hoặc mất nhiều thời gian hơn dự kiến vì bất kỳ lý do gì.
Tránh làm kẹt Lịch trình của bạn. Để lại một số không gian trống vào mỗi ngày. điều này sẽ trao cho bạn sự linh hoạt mà bạn cần để thích ứng với các cuộc gọi khẩn cấp, ngày ốm, các rào cản của dự án, v.v.
Làm thế nào để tuân theo kế hoạch hàng tuần của chúng ta
Mất khoảng hai tháng để hình thành một thói quen mới . phía dưới là một số bí kíp sẽ giúp ích cho bạn tự gánh chịu hậu quả cho đến khi thói quen mới này biến thành bản chất thứ hai.
Chọn một ngày và giờ bình thường để làm điều đấy
Nó phải giống hệt như một cuộc họp định kỳ theo Lịch trình của bạn. chúng ta có thể làm vào cuối mỗi tuần để chuẩn bị cho tuần kế đến hoặc Bạn có thể làm ngay từ đầu. Kosik, chẳng hạn, lên ý tưởng đi chơi trong tuần vào các buổi tối Chủ nhật. đó là toàn bộ về những gì phù hợp nhất với bạn.
Vì vậy, hãy đưa nó vào lộ trình của bạn vào một thời điểm mà bạn tưởng tượng là sẽ dễ dàng để theo đuổi (hoặc ít nhất là mượt hơn hầu hết các thời điểm khác). đối với Kosik, công đoạn này mất khoảng năm phút. tuy nhiên cô ấy đã làm việc này trong vài năm, Vì điều đó cô ấy là một người chuyên nghiệp. Lúc đầu, hãy cân nhắc dành ra 20 phút và xem nó diễn ra ra sao.
Đặt lời nhắc và / hoặc báo thức
Nếu bạn đang đặt nó trên lịch kỹ thuật số, hãy cài đặt chức năng nhắc nhở, giống như Thông báo bật lên trên smartphone của bạn hoặc trình kích hoạt email (hoặc cả hai). khi bạn tạo ra việc này thành thói quen, hãy dùng công nghệ để đẩy nhiệm vụ này lên tâm trí bạn mỗi tuần. Một Lựa chọn tốt khác là đặt lời nhắc định kỳ trên smartphone của bạn, đáng chú ý nếu như bạn đang dùng kế hoạch giấy.
Nói với người khác rằng bạn đang làm điều đó
Sau khi bạn nói kết quả trước mắt với ai đấy bằng lời nói, mục tiêu đấy sẽ trở nên thực tế hơn và nó thực sự sẽ làm tăng trách nhiệm giải trình của chúng ta. Vì vậy, hãy nói với người mà bạn thường xuyên trò chuyện về điều đó — bạn thân nhất, vợ / chồng của bạn, cộng sự yêu thích của bạn, sếp của chúng ta. Một lần nữa, hãy chọn những gì phù hợp nhất với bạn. Ngay cả khi họ thậm chí không hỏi lại bạn về vấn đề đó, chỉ phải nói to với họ sẽ rất có ích khi mà bạn gắn bó với nó.
Mẫu kế hoạch công việc theo tuần
Mẫu 1:
Mẫu 2:
Mẫu 3:
Nguồn: Tổng hợp