Sự phát triển và thành công vượt bậc của tổ chức bạn có thể được định đoạt bởi sự ổn định của kết quả kinh doanh. Và những kết quả này có thể có được nếu như các nhân sự của tổ chức Bạn có thể gặt hái được mục các kết quả trước mắt mong muốn một cách bên vững.
KPI là gì?
KPI – tiếng anh là Key Performance Indicator là thông số nhận xét hiệu quả công việc, là công cụ đo lường, nhận xét hiệu quả hoạt động được thể hiện qua số liệu, tỉ lệ, chỉ tiêu định lượng, nhằm phản ảnh hiệu quả công việc của các tổ chức hoặc phòng ban công dụng của doanh nghiệp hay công ty cá nhân. Mỗi phòng ban trong đơn vị sẽ có các chỉ số KPI khác nhau để nhận xét đạt kết quả tốt thực hiện công việc một cách khách quan của mỗi bộ phận đó.
( KPI là cơ sở để nhà lãnh đạo đánh giá cả tích của bộ phận, của nhân viên và nói ra những khuyến khích ổn cho từng phòng ban, từng nhân viên )
Mục đích
Mục đích của việc sử dụng chỉ số KPI trong đánh giá thực hiện công việc là nhằm đảm bảo cho người lao động thực hiện đúng các trách nhiệm trong bảng mô tả công việc của từng vị trí chức danh cụ thể, điều này góp phần cho việc đánh giá thực hiện công việc trở nên minh bạch, rõ ràng, cụ thể, công bằng và hiệu quả hơn, nâng cao hiệu quả của đánh giá thực hiện công việc bởi vì các chỉ số KPI mang tính định lượng cao, có thể đo lường cụ thể.
Cách xác định KPI là gì?
Việc nắm rõ ràng KPI cực kì thiết yếu bởi nếu như cài đặt không đúng, công ty cũng không thể vận hành thành công được bộ máy KPIs.
Các CEO, các nhà lãnh đạo nên bắt tay vào làm những điều cơ bản, hiểu được kết quả trước mắt của công ty là gì, cách lên kế hoạch có được chúng và có những ai tham gia thực hiện các chiến lược này trước khi bắt tay vào tạo ra được KPI ổn cho công đoạn hoạt động bán hàng của công ty cũng như công việc của cấp dưới.
Đây chính là một trong những quá trình yêu cầu các nhà đo đạt, trưởng phòng ban và nhà lãnh đạo luôn theo dõi và bám sát các công thức của doanh nghiệp để có thể hiểu rõ và nói ra được các KPI phù hợp và ai là người gánh chịu hậu quả với KPI này.
KPI trong sale khác KPI trong nhân sự hay KPI trong kinh doanh nên việc xác định KPI cần phải dựa theo các mục tiêu kinh doanh quan trọng hoặc cốt lõi:
- Kết quả mong muốn đạt được là gì?
- Tại sao kết quả này quan trọng?
- Ai là người chịu trách nhiệm về kết quả công việc
- Làm thế nào để biết rằng bạn đã đạt được mục tiêu?
- Bạn thường xuyên đánh giá tiến độ của kết quả công việc không và bạn thực hiện nó như thế nào?
Dựa trên một số câu hỏi thông thường, bạn đã có thể xác định một cách đơn giản nhất và đây cũng là thang điểm giúp bạn đánh giá mức độ hoàn thành công việc, là động lực giúp bạn cố gắng và phấn đấu hơn trong công việc.
Lợi ích của chỉ số KPI
Chỉ số KPI có một vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy doanh nghiệp đạt được mục tiêu đã đề ra. Cụ thể như sau:
- Chỉ số KPI là công cụ triển khai và đo lường hiệu quả thực hiện chiến lược. KPI giúp nhà điều hành luôn được cập nhật tình trạng của doanh nghiệp.
- Đo lường hiệu suất của doanh nghiệp, bộ phận và cá nhân so với mục tiêu đề ra
- Hỗ trợ cấp quản lý đưa ra chế độ lương thưởng theo kết quả hợp lý. Từ đó, có thể tạo động lực cho nhân viên làm việc tốt hơn.
- Giúp nhân viên có cái nhìn tổng thể về mục tiêu công việc. Hiểu rõ các công việc quan trọng, ưu tiên làm trước để đạt mục tiêu.
- Định hình và phát triển chiến lược của doanh nghiệp theo mục tiêu sâu sát của từng cá nhân.
Phân loại chỉ số KPI
Có nhiều cách chia loại KPI. tuy nhiên, một trong những cách phổ biến được nhiều cơ quan sử dụng là KPI kế hoạch và KPI chiến thuật.
KPI chiến lược
KPI kế hoạch là các chỉ tiêu KPI được gắn với các mục tiêu chiến lược như lợi nhuận, doanh thu, thị phần, thương hiệu. Những chỉ tiêu này tác động trực tiếp đến sự sống còn và giúp đỡ thực hiện kế hoạch của doanh nghiệp.
Ví dụ:
- Chỉ tiêu KPI chiến lược – Doanh thu với số chiến lược (mục tiêu) = 100 tỷ/năm.
- KPI chiến lược đảm bảo doanh nghiệp có doanh thu để có lợi nhuận và thị phần tốt. nếu không đạt được chỉ tiêu này, công ty không đảm bảo được lợi nhuận, có thể mất thị phần vào tay đối thủ khác và bền lâu sẽ không đạt được mục tiêu trở thành công ty top 10 của thị trường.
KPI chiến thuật
KPI chiến thuật là các chỉ tiêu gắn với các mục tiêu mang tính chiến thuật, tức là những hoạt động cụ thể nhằm đạt đến kết quả trước mắt kế hoạch.
Ví dụ:
- Để có được doanh thu 100 tỷ/năm, công ty cần có 500 khách hàng ký hợp đồng với thành quả hợp đồng trung bình 200 triệu/năm. Để có 500 người mua hàng ký hợp đồng, doanh nghiệp cần có khoảng 10.000 người mua hàng tiếp cận. Như vậy, Phòng truyền thông cần đảm bảo làm ra 10.000 người mua hàng tiếp xúc qua các kênh Web, fanpage.
- KPI chiến thuật – Số lượng người mua hàng tiếp xúc với số chiến lược (mục tiêu) = 10.000 khách hàng/năm. Chỉ tiêu này được giao cho Phòng marketing.
- Chỉ tiêu này có khả năng lại được tách nhỏ hơn thành những chỉ tiêu cụ thể để giao cho các thành viên phụ trách chức năng/công việc tương ứng. ví dụ, 6000 người mua hàng tiếp xúc qua Web, 4000 khách hàng tiếp cận qua trang cá nhân.
Từ đấy, KPI kế hoạch có khả năng coi là các chỉ tiêu ở cấp doanh nghiệp, và sẽ được sắp xếp cho các thành viên Ban giám đốc hoặc xuống các bộ phận. Các trưởng phòng, ban sẽ phân tích các chỉ tiêu này thành các chỉ tiêu cụ thể hơn ở cấp chiến thuật – hay cấp bộ phận và giao cho các thành viên có trách nhiệm tương ứng.
Nguồn: Tổng hợp