Hành chính nhân sự là một vị trí quan trọng trong mọi tổ chức, doanh nghiệp. Vậy hành chính nhân sự là gì? Công việc hành chính nhân sự là gì? Trong bài viết này mời các bạn cùng đi tìm hiểm lời giải thích cho những câu hỏi trên nhé!
1. Công việc hành chính nhân sự là gì?
Như mình đã bật mí trong bản mô tả công việc hành chính người nhân viên, nếu bạn đang quan tâm tới hoạt động này thì nên bớt chút thời gian tham khảo nhé!
Ngoài những thông tin kể trên, dưới đây sẽ là một vài người thông tin ảnh hưởng có rất có ích với bạn!
Quản lý hồ sơ, giấy tờ
- Tiếp nhân đơn thư, giấy tờ, các văn bản, tài liệu được gửi đến đơn vị và xử lý chúng trong thẩm quyền của mình và cuối cùng là lưu trữ trong dữ kiệu của đơn vị.
- Tiếp nhận và lưu trữ giấy tờ của cấp dưới, giấy xin nghỉ phép…
- Quản lý giấy tờ ảnh hưởng tới lương và chế độ thưởng cho nhân viên.
Công tác lễ tân
Công việc thường nhật của cấp dưới hành chính nhân sự là gì? Nó yêu cầu họ phải đảm nhiệm các công việc trong công tác lễ tân, bao gồm:
- Tiếp nhận các giao dịch với người mua hàng chủ yếu bằng hai hình thức trực tiếp và trao đổi thông qua điện thoại.
- Đón khách mời trong các sự kiện nội bộ của công ty
- Tổ chức các sự kiện và công việc vui chơi nhằm duy trì văn hóa làm việc nội bộ trong doanh nghiệp.
Xử lý bảng lương
Quản lý bảng lương là hoạt động yêu cầu chuyên viên hành chính người nhân viên nào cũng cần phải thực hiện tốt. Quản lý các công việc ảnh hưởng tới bảng lương thông thường bao hàm việc chấm công hàng ngày, liệt kê lương, thưởng hàng tháng cho nhân viên và tri trả đúng hạn cho người làm công.
Lưu giữ cơ sở dữ liệu và hồ sơ lao động hiện tại
Đây là hoạt động ảnh hưởng đến “hồ sơ nhân sự”, ở vị trí chuyên viên hành chính, công việc này là lưu trữ, bảo mật thông tin và dữ liệu, các giấy tờ của cấp dưới trong tổ chức.
Công tác quản lý tài sản, thiết bị
- Thực hiện kê khai theo dõi các thiết bị tài sản, khai báo thiết bị hỏng hóc cần thay mới góp phần duy trì tiến độ làm việc cho các cán bộ, nhân viên.
- Kê khai các ấn phẩm văn phòng hàng, cung cấp vật dụng cần thiết cho các bộ phận hàng tháng.
2. Nhiệm vụ của phòng hành chính nhân sự
1. Hành chính nhân sự thực hiện công tác tuyển mộ và đào tạo
Nhân viên bộ phận hành chính người nhân viên sẽ đảm nhận tìm hiểu, quan sát về nhu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp, sau đó lập kế hoạch và triển khai thực hiện kế hoạch tuyển dụng người nhân viên về thực hiện công việc cho doanh nghiệp. Bởi vậy, tuyển mộ là chức năng chính của phòng ban hành chính người nhân viên trong một tổ chức.
Với các người nhân viên tại công ty, hành chính nhân sự sẽ đảm nhận việc đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên mới làm quen hoạt động hoặc tổ chức các khóa training để nâng cao tay nghề, bồi dưỡng nghiệp cho các nhân sự đã thực hiện công việc được một thời gian.
2. Hành chính người nhân viên thực hiện nhận xét đạt kết quả tốt công việc của cấp dưới
Hành chính người nhân viên là phòng ban gánh chịu hậu quả việc thiết lập, vận hành, quản lý các tiêu chuẩn nhận xét hiệu quả công việc của cấp dưới. Và công tác nhận xét này sẽ được bộ phận hành chính nhân sự thực hiện định kỳ hàng tháng, hàng quý, hàng năm để đúng lúc khen thưởng, khích lệ tinh thần làm việc của nhân viên tốt hơn.
3. Hành chính người nhân viên giúp duy trì không khí làm việc tốt
Môi trường làm việc tốt giúp tăng năng suất làm việc của người lao động và vai trò của hành chính người nhân viên lúc này chính là tìm hiểu điều kiện, lấy ý kiến về điều kiện thực hiện công việc từ nhân viên các phòng ban, sau đó đề xuất các giải pháp nhằm đem lại môi trường thực hiện công việc tốt, thoải mái cho nhân viên phát huy hết khả năng của mình.
4. Hành chính người nhân viên giúp xử lý các mâu thuẫn
Trong một doanh nghiệp với rất nhiều chúng ta thì việc xuất hiện các mâu thuẫn là không thể tránh khỏi. Lúc này, bộ phận hành chính nhân sự sẽ đóng nhiệm vụ hòa giải và giải quyết các mâu thuẫn đó. Để thực hiện tốt nhiệm vụ này, hành chính người nhân viên phải là phòng ban trung lập, lắng nghe ý kiến từ nhiều phía, tìm hiểu kỹ nguyên nhân, tình hình và có hành động xử lý kịp thời trước khi sự việc trở nên nghiêm trọng hơn.
5. Hành chính nhân sự đảm nhiệm vai trò quan hệ công chúng
Trong nhiều doanh nghiệp, hành chính nhân sự sẽ hỗ trợ các phòng ban kinh doanh và marketing trong việc quan hệ công chúng. Bộ phận hành chính người nhân viên sẽ gánh chịu hậu quả tổ chức các cuộc gặp gỡ với đối tác, buổi họp, hội thảo, họp báo,…, chuẩn bị sao cho kỹ càng, chu đáo để các sự kiện gặp gỡ diễn ra thành công.
3. Quy trình công việc hành chính nhân sự là gì?
Bình thường nhân viên hành chính người nhân viên sẽ làm việc theo một công thức nhất định và theo các đầu mục hoạt động cụ thể như dưới đây:
- Thực hiện công việc phân bổ, quản lý hoạt động làm việc cho các người làm công trong văn phòng.
- Thực hiện có quy trình tuyển mộ và training để nuôi dưỡng nguồn nhân lực mạnh cho tổ chức.
- Thực hiện giám sát, biên soạn và lưu trữ giấy tờ cho công ty.
- Tìm hiểu các khó khăn của cấp dưới ảnh hưởng tới tiến độ thực hiện công việc và nguyên nhân khi thực hiện các hoạt động kém đạt kết quả tốt để đúng lúc có sơ đồ khích lệ thích hợp.
4. Tố chất cần có của công việc hành chính nhân sự
Vào thời điểm hiện tại các thông tin tuyển nhân viên hành chính nhân sự tại Hà Nội thường thu hút giới trẻ hơn cả do đây chính là thành phố lớn, dân cư đông đúc và cũng là khi thực hiện công việc ở Hà Nội nhu cầu thăng tiến trong công việc cao hơn. Vậy câu hỏi đặt ra ở đây chính là để biến mình thành chuyên gia trong lĩnh vực này thì cần hội tụ những khả năng nào?
Nếu chỉ trở thành một người làm hành chính người nhân viên bình thường thì không có quá nhiều yêu cầu khắt khe nhưng để trở thành một người có chuyên môn bạn cần hội tụ nhiều tố chất không giống nhau. Bạn phải là người nhanh nhẹn, khéo léo, năng lực ăn nói tốt. Công việc đặc trưng của vị trí hành chính nhân sự là thực hiện công việc trực tiếp với con người chứ không phải máy móc hay sản phẩm nên bạn cần phải mềm mỏng và nhanh nhạy trong phản ứng và xử lý các vấn đề. Bên cạnh đó bạn phải là người tỉ mẩn, chăm chỉ và chịu áp lực thực hiện công việc cao.
Bạn sẽ không thể tưởng tượng nổi nếu chưa thực sự làm việc thực tế, mỗi khi chậm lương thì người làm công trong đơn vị sẽ phản ứng và liên tục hỏi bạn những câu hỏi này và câu hỏi khác như thế nào đâu. Vậy nên hãy chuẩn bị sẵn tinh thần để ứng phó với các trường hợp xuất hiện như này. Bên cạnh đó do cần thực hiện công việc ảnh hưởng tới nhiều loại giấy tờ nên yêu cầu luôn phải có khả năng nhanh nhạy trong việc phân loại chúng và đọc hiểu tốt vì chỉ cần một sai sót nhỏ trong thông tin cũng yêu cầu phải làm lại hoặc gây ảnh hưởng đến sau này.
5. Cơ hội việc làm công việc hành chính nhân sự
Hành chính người nhân viên cũng được xem là một trong những công việc nhẹ lương cao, đây cũng là hoạt động đòi hỏi các kỹ năng và kinh nghiệm cao nên mức lương bình thường của một nhân viên dao động từ 7 – 10 Triệu tùy vào kinh nghiệm và thời gian thực hiện công việc. Ở vị trí trưởng phòng nhân sự mức lương thâm chí lên tới 15 – 25 triệu. Đây là hoạt động và mức lương đáng mơ ước.
Tổng kết
Trên đây chính là câu trả lời cho câu hỏi công việc hành chính nhân sự là gì? Và mô tả công việc của chuyên viên hành chính. Kỳ vọng qua bài viết bạn đã có thêm định hướng để không thể bỏ lỡ cơ hội trở thành một chuyên gia trong lĩnh vực hành chính này.
Nguồn: Tổng hợp