Không như phòng bán hàng, trong các doanh nghiệp, phòng nhân sự không phải là bộ phận trực tiếp mang về doanh thu cho đơn vị. mặc dù vậy, không thể bởi vậy mà phủ nhận vai trò quan trọng của phòng nhân sự trong việc duy trì và phát triển của doanh nghiệp.
Các bạn hãy cùng chúng tôi khám phá những công việc của phòng nhân sự để hiểu rõ hơn tầm trọng yếu của bộ phận này trong công ty nhé!
1. Các loại công việc của phòng nhân sự
Có nhiều hoạt động không giống nhau có thể là một phần của phòng ban người nhân viên. Những nhiệm vụ này bao hàm từ công việc chung đến nhiệm vụ lãnh đạo hoặc quản lý, và có thể bao gồm:
– Trợ lý nhân sự
– Quản lý nguồn nhân lực
– Giám đốc người nhân viên
– Phó giám đốc nhân sự,…
Ngoài những điều ấy ra, phòng nhân sự trong các tổ chức lớn hơn có nhân viên được tổ chức xung quanh việc cung cấp một phần rõ ràng của các dịch vụ nguồn nhân lực, giống như tăng trưởng hoặc an toàn tổ chức. Họ có các chức danh như quản lý đào tạo, cố vấn tăng trưởng tổ chức hoặc điều phối viên an toàn.
2. Nhóm công việc tuyển dụng của phòng nhân sự
Tuyển dụng là quá trình thu hút, sàng lọc, chọn lựa và chỉ định ứng viên phù hợp cho vị trí hoạt động đang cần tuyển của doanh nghiệp. Thành công của hoạt động tuyển mộ được đánh giá bằng số lượng vị trí trống được lấp đầy và thời gian thiết yếu để tuyển mộ. Đây là hoạt động chính giúp củng cố lực lượng lao động của doanh nghiệp.
Người làm công tuyển mộ trong phòng người nhân viên sẽ phải thực hiện các công việc:
• Lập sơ đồ và triển khai công tác tuyển mộ đáp ứng mong muốn công việc, tăng trưởng của doanh nghiệp.
• Đăng thông tin tuyển mộ trên các kênh, cung cấp đầy đủ thông tin cho ứng viên, tiếp cận với ứng viên tiềm năng
• Sàng lọc CV và lưu trữ hồ sơ ứng viên;
• Phân bổ lịch phỏng vấn cho ứng viên;
• Thực hiện sơ tuyển ứng viên trực tiếp hoặc qua điện thoại.
• Kiểm tra nhận xét năng lực của ứng viên;
• Tổ chức các sự kiện nhằm thu hút nhân sự;
• Tạo dựng mạng lưới ứng viên tiềm năng phục vụ mong muốn tuyển dụng;
• Soạn văn bản, các loại thư từ: thư xác nhận, thư từ chối, báo cáo tuyển dụng;
• Liên kết với các nguồn cung ứng nhân lực chất lượng: Trường Đại học, Cao đẳng, đơn vị đào tạo nghề… phù hợp với lĩnh vực bán hàng của công ty
• Xử lý các khó khăn liên quan tới pháp lý trong tuyển dụng.
3. Nhóm công việc hành chính của phòng nhân sự
Phòng ban hành chính nhân sự giám sát trải nghiệm tổng thể của cấp dưới tại nơi thực hiện công việc. Nhân viên làm việc khắn khít với các nhà lãnh đạo và nhân viên để xử lý các vấn đề của nhân viên, xem xét đánh giá hiệu suất, thực thi các chính sách và công thức của công ty, giám sát sự tăng trưởng của tổ chức và điều tra nội bộ khi cần thiết:
• Quản lý hợp đồng lao động cho nhân viên, hồ sơ người làm công, định biên nhân sự;
• Hướng dẫn người mới về hợp đồng lao động, làm rõ về mức lương, chính sách phúc lợi tại đơn vị.
• Theo dõi, thực hiện các chế độ nghỉ việc hay hết hạn hợp đồng theo quy định.
• Lập báo cáo theo định kỳ và thực hiện các hoạt động khác theo chỉ thị cấp trên.
• Thực hiện chuyển phát nhanh, giao nhận văn thư, hợp đồng, hóa đơn cho doanh nghiệp và các phòng ban;
• Quản lí hoạt động giấy tờ, thủ tục như hợp đồng lao động, bằng khen, thư từ , thủ tục nhận việc, bỏ việc, hay chấm dứt hợp đồng…
• Mua sắm, theo dõi kiểm kê tài sản đơn vị, văn phòng phẩm..
• Hỗ trợ tổ chức các sự kiện du lịch, teambuilding, teambonding trong công ty; tạo ra văn hóa công ty
• Theo dõi nội quy, nề nếp, văn hóa công ty;
4. Nhiệm vụ của phòng nhân sự
Trong doanh nghiệp vai trò của phòng người nhân viên là tuyển mộ, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực để đảm bảo hoạt động của công ty luôn diễn ra liên tục, đạt kết quả tốt. Đồng thời phòng người nhân viên còn phụ trách việc chăm lo cho đời sống của tất cả người làm công trong tổ chức. Đại diện doanh nghiệp xử lý các tranh chấp xảy ra tại công sở. Tạo dựng và quản lý các chế độ phúc lợi, đãi ngộ đối với đội ngũ người nhân viên trong tổ chức. Nói chung, phòng nhân sự có vai trò quản lý tất cả các khó khăn liên quan đến tạo ra, quản lý và phát triển nguồn nhân lực chất lượng và lâu dài nhằm đảm bảo cho doanh nghiệp ngày càng tăng trưởng.
Công việc của phòng nhân sự
5. Vai trò của phòng nhân sự
Phòng người nhân viên có các chức năng chính sau đây:
1. Công dụng tuyển dụng
Tuyển dụng là quá trình chọn lựa ra và lựa chọn nhân sự phù hợp để thực hiện các kết quả trước mắt bán hàng của công ty. Một doanh nghiệp muốn đạt được thành công cần biết cách tận dụng tối đa đạt kết quả tốt từ các nguồn lực, trong đó quan trọng nhất là nguồn lực người nhân viên.
Trách nhiệm của phòng người nhân viên là đảm bảo đủ số lượng nhân sự cần thiết cho doanh nghiệp hoạt động. Hơn nữa còn phải đảm bảo chất lượng của đội ngũ nhân sự, vì điều này sẽ đảm bảo lợi thế cạnh tranh của công ty trên thị trường.
Tại thời điểm này thị trường luôn biến động không ngừng, cách duy nhất giúp đơn vị duy trì vị thế của mình là luôn có các chiến lược bán hàng xuất sắc, mà điều này lại phụ thuộc phần lớn vào đội ngũ nhân sự. Chính bởi vậy, phòng người nhân viên cần thực hiện tốt công dụng tuyển dụng để có một đội ngũ người nhân viên chất lượng, đáp ứng được các yêu cầu và mục tiêu chiến lược của đơn vị.
2. Công dụng đào tạo
Ngoài việc hướng dẫn, hỗ trợ người làm công hòa nhập với môi trường thực hiện công việc của công ty, phòng người nhân viên còn tổ chức các chương trình đào tạo ngắn hạn cho người làm công nhằm nâng cao nghiệp vụ, kỹ năng cần thiết phục vụ cho hoạt động.
Tùy thuộc vào yêu cầu và quy định về hoạt động đào tạo của doanh nghiệp mà phòng nhân sự sẽ xác định nhu cầu, tạo ra và quyết định chương trình đào tạo rõ ràng. Đó có thể là chương trình đào tạo cho người mới, giúp họ làm quen với công việc hoặc là chương trình đào tạo dành cho các nhân viên đang làm việc tại doanh nghiệp để nâng cao khả năng và trình độ của họ.
Công việc của phòng nhân sự
3. Chức năng quản lý
Phòng nhân sự sẽ tạo ra một hệ thống các quy định và tiêu chuẩn để quản lý công việc của tất cả người nhân viên trong công ty. Định kỳ tiến hành nhận xét hiệu quả thực hiện công việc của nhân viên doanh nghiệp, nói ra các quyết định khen thưởng để thúc đẩy tinh thần thực hiện công việc của họ.
Đồng thời tạo dựng và duy trì một không gian thực hiện công việc tốt để đẩy mạnh hiệu suất làm việc của đội ngũ người làm công. Bên cạnh đó còn nói ra các cách thức làm hiệu quả để xử lý các mâu thuẫn phát sinh giữa đội ngũ người làm công với nhau và giữa nhân viên với Ban lãnh đạo doanh nghiệp.
4. Chức năng truyền thông
Phòng nhân sự cần nắm bắt các thông tin, quy định về nhân sự trong đơn vị và kịp thời truyền tải các thông tin đó đến toàn thể nhân viên của doanh nghiệp. Các thông tin này có thể là thông tin về luật lao động, các văn bản pháp luật, quy định về lao động của nhà nước hay các quy định, thông cáo trong nội bộ công ty.
Công việc của phòng nhân sự
Tổng kết
Như vậy, công việc của phòng nhân sự trong đơn vị là rất trọng yếu. Chính bởi vậy mà người làm hành chính người nhân viên nên cần được đào tạo thường xuyên để thay đối công thức quản trị nhân sự sao cho phù hợp với xu hướng chung của các đơn vị khác, giữ chân nhân tài ở thời điểm hiện tại.
Nguồn: Tổng hợp