Hành chính nhân sự là một vị trí trọng yếu trong mọi tổ chức, đơn vị. Vậy hành chính nhân sự là gì? Công việc của hành chính nhân sự là gì? Trong bài viết này mời các bạn cùng đi tìm hiểm lời giải thích cho những câu hỏi trên nhé!
1. Công việc của hành chính nhân sự
Chắc hẳn bạn đã từng thấy những bản mô tả hoạt động của cấp dưới hành chính người nhân viên ở đâu đó rồi phải không? Nếu có thời gian và quan tâm bạn cũng hiểu đôi chút về hoạt động của nghề này. Ngoài một vài người công việc kể trên thì thực tế nhân viên hành chính người nhân viên làm gì? Phía dưới là những thông tin có ích để trả lời câu hỏi này.
1. Quản lý hồ sơ, giấy tờ
Dưới đây chính là bản lên danh sách các đầu việc cần thực hiện trong việc quản lý hồ sơ, giấy tờ của vị trí hành chính nhân sự:
- Thực hiện các hoạt động tiếp nhận công văn, đơn thư – giấy tờ đề nghị, các loại văn bản, tài liệu được chuyển đến doanh nghiệp và có quyền giải quyết chúng trong thẩm quyền được chỉ rõ, sau đó cần lưu trữ các dữ liệu trong kho dữ liệu của công ty.
- Tiếp nhận các loại giấy tờ chứa thông tin liên quan tới người làm công, chúng có thể là giấy báo ốm, giấy báo xin nghỉ để tổ chức tiệc cưới…
- Theo dõi tình hình thực hiện các hoạt động ảnh hưởng tới duy trì văn hóa doanh nghiệp
- Quản lý các loại giấy tờ liên quan tới tiền lương và chế độ phúc lợi của cấp dưới.
2. Công tác lễ tân
Công việc thường nhật của nhân viên hành chính người nhân viên yêu cầu họ phải đảm nhiệm các hoạt động trong công tác lễ tân, bao gồm:
- Tiếp nhận các giao dịch với khách hàng bằng hai hình thức trực tiếp và trao đổi thông qua điện thoại.
- Thực hiện tiếp đón khách mời mỗi khi doanh nghiệp có sự kiện hay công việc nội bộ.
- Tham gia tổ chức các sự kiện của đơn vị và công việc vui chơi cho người làm công nhằm duy trì và tăng trưởng văn hóa nội bộ đơn vị.
3. Xử lý bảng lương
Quản lý bảng lương là hoạt động mà bất kỳ người làm nghề hành chính nhân sự nào cũng cần thực hiện tốt. Các công việc liên quan tới bảng lương thông thường sẽ bao gồm việc chấm công hàng ngày cho các nhân viên của công ty; liệt kê lương, thưởng mỗi tháng cho người làm công và thực hiện việc chi trả cũng như thanh toán tiền lương đúng hạn.
4. Lưu giữ cơ sở dữ liệu và hồ sơ lao động hiện tại
Công việc này sẽ được gọi chung là công việc quản lý hồ sơ người nhân viên. Công việc quan trọng của nhân viên hành chính nhân sự trong vấn đề này bao gồm thực hiện các hoạt động lưu giữ thông tin và cơ sở dữ liệu của cấp dưới và cũng là thực hiện nhiệm vụ bảo mật các thông tin đó.
5. Công tác quản lý tài sản, thiết bị
Các hoạt động liên quan tới sẽ bao gồm:
- Thực hiện theo dõi máy móc, thiết bị liên quan tới tài sản của công ty và cũng là tiếp nhận các thông tin ảnh hưởng tới vấn đề máy móc của nhân viên khác báo lại như máy hỏng, không hoạt động được hoặc máy quá cũ cần thay mới hoặc bảo trì. Từ đó có sơ đồ cần thiết để bảo dưỡng nhằm duy trì tiến độ làm việc thông thường cho nhân viên ở phòng ban sản xuất.
- Kê khai các ấn phẩm văn phòng hàng tháng và thực hiện công việc mua cung cấp cho các phòng ban trong tổ chức.
2. Chức năng của phòng hành chính nhân sự
Trong các doanh nghiệp, chức năng của phòng hành chính nhân sự chính là tham mưu và hỗ trợ cho Ban giám đốc toàn bộ các công tác liên quan đến việc tổ chức và quản trị con người, quản lý nghiệp vụ hành chính, cũng như các khó khăn pháp chế, công việc truyền thông và quan hệ công chúng. Phòng hành chính nhân sự chịu trách nhiệm về các công việc đã thực hiện trong phạm vi nhiệm vụ và thẩm quyền được giao.
Công việc của hành chính nhân sự
3. Quy trình làm việc của phòng hành chính nhân sự
Bình thường công thức thực hiện công việc của chuyên viên hành chính thường bắt đầu bằng những công việc rõ ràng như sau:
- Thực hiện việc phân bổ, quản lý thực hiện công việc cho các nhân viên trong văn phòng.
- Có quy trình tuyển dụng và training nguồn nhân lực mạnh mẽ mới cho doanh nghiệp
- Thực hiện việc giám sát, soạn thảo và lưu trữ giấy tờ cho đơn vị.
- Sắp xếp, bàn giao công thức hoạt động cho nhân viên
- Tiếp nhận, lưu trữ hồ sơ người làm công trong công ty.
- Quản lý, phân bổ thời gian họp, ghi nhận các ý kiến và chỉ thị của ban giám đốc trong các cuộc họp.
- Giám sát các vấn đề của cấp dưới ảnh hưởng tới hiệu quả của hoạt động động viên và khích lệ tinh thần người làm công.
- Quản lý phúc lợi, chế độ bảo hiểm, quy chế của công ty và tri trả đúng hạn cho người làm công.
4. Tố chất cần có của nhân viên hành chính nhân sự
Ngày nay nhu cầu tuyển người làm công hành chính người nhân viên tại Hà Nội và Tphcm rất cao vì phẩm chất công việc và cũng là nhu cầu thăng tiến mà việc làm này thu hút rất nhiều các bạn trẻ, vậy để trở thành chuyên gia trong lĩnh vực này bạn cần những kỹ năng gì?
- Kỹ năng xử lý tình huống, nhanh nhẹn và ăn nói tốt
- Là chuyên gia trong lĩnh vực
- Đạo đức của người làm người nhân viên
- Kỹ năng tổ chức
- Thành thạo tin học văn phòng
- Dù có nhu cầu tuyển dụng cao nhưng
Để biến mình thành nhân viên hành chính nhân sự không mong muốn yêu cầu quá khắt khe, mặc dù vậy bạn phải cải thiện đầy đủ các tố chất: Nhanh nhẹn, khéo léo, ăn nói tốt, giải quyết vấn đề, tỉ mỉ , chăm chỉ và chịu được áp lực công việc…
5. Kỹ năng cần có khi làm hành chính nhân sự
Kỹ năng giải quyết vấn đề phát sinh ảnh hưởng tới lao động, giúp ban lãnh đạo giải quyết những trường hợp phát sinh về người nhân viên về việc: cho nghỉ việc, lao động đình công, khen thưởng, kỷ luật, giải quyết phát sinh người nhân viên, kiện tụng tranh chấp nếu có .
Trên đây là một số việc người làm công hành chính nhân sự cần làm được trong đơn vị để có khả năng thăng tiến và được công nhận bạn cần biết nhiều kỹ năng tổng hợp của các nghề kế toán: năng lực kiểm soát logics tính toán hợp lý, Nghề tư vấn: kiểm soát tâm lý người làm công giải quyết vấn đề theo hướng hiêu quả nhất không phát sinh tranh chấp – nghề luật sư: nắm rõ kiến thức về luật lao động, đơn vị để thực hiện đúng và đủ hạn chế sai phạm cho đơn vị – Nghề tổ chức sự kiện: người nhân viên giỏi ngoài những kỹ năng trên nên có tư duy tổ chức sự kiện, kỹ năng điều phối chương trình, MC, dự tính kinh phí.
Để thực hiện được hoạt động này ngoài những tố chức nên có mình đã nếu bạn cần cải thiện tốt kỹ năng tin học văn phòng đây là điều tối kỵ khi làm công tác hành chính văn phòng và chắc chắn sử dụng thành thạo các thiết bị văn phòng tại đơn vị.
Người nhân viên giỏi không bao giờ thất nghiệp, nhân sự giỏi luôn được trọng dụng và không bao giờ la vị trí không tên vô hình trong đơn vị, nếu có phong phú kiến thức bạn sẽ trân trọng hoạt động mình đang làm và có lý do để học tập trau dồi kiến thức thêm cho nghề người nhân viên.
Tổng kết
Như vậy bài viết này đã trao cho các bạn nhiều thông tin hấp dẫn không thể bỏ lỡ về công việc của hành chính nhân sự. Bạn đã có thêm nhiều chỉ dẫn hay để không thể bỏ lỡ cơ hội biến mình thành một chuyên gia trong ngành này.
Nguồn: Tổng hợp